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[기절초풍 비즈니스 일본어: 업무편]은 일본회사나 일본계열 회사에서 근무할 때 필요한 사내문서와 사외문서, 사교문서의 작성법과 그것과 관련된 문장 및 표현으로 구성을 하였다. 서류작성에 앞서, 비즈니스에서 사용하는 특유의 문구와, 기본적으로 알아야 할 존경표현과 겸양표현, 정중한 표현에 대해서 공부함으로서, 문서작성의 기본을 이해할 수 있도록 하였다.

교재구성 및 특징

일본회사나 일본계열 회사에서 근무할 때 필요한 사내문서와 사외문서, 사교문서의 작성법과 그것과 관련된 문장 및 표현으로 구성을 하였다.

서류작성에 앞서, 비즈니스에서 사용하는 특유의 문구와, 기본적으로 알아야 할 존경표현과 겸양표현, 정중한 표현에 대해서 공부함으로서, 문서작성의 기
본을 이해할 수 있도록 하였다. 한국어를 그대로 직역하여 서류를 작성하면, 많은 오류를 범할 수 있다. 그래서, 최소한의 오류나, 무결점문서를 작성하기
위해서는, 디테일한 부분까지 정확하게 알아둘 필요가 있다.

사내문서는 어떤 종류가 있는가를 파악하도록 하였다. 모든 상황에서 문서를 작성할 필요는 없다. 따라서 어떤 상황에서, 어떠한 포맷의 서류가 필요한 지를 구분하여, 비즈니스 맨이, 반드시 문서로서 내용을 나타내어야 하는 상황을 이해할 수 있도록 하였다.

사내문서를 작성할 때 반드시 알아야 할 포인트를 그 종류 별로 기재함으로서, 문서작성에 따른 어려움을 극복하도록 하였다. 모든 보고서나 문서는 반드시 기재를 해야하는 것과 필요 없는 문구가 있다. 이러한 것들을 정확하게 구분함으로서, 사내에서는 상사나 동료들이, 사외에서는 거래처 사람들이, 문서를 작성한 사람이 무엇을 말하고자 하는지를 일목요연하게 알 수 있도록 하였다.

각각의 본문에 들어가기 전에, 그 문서 별로 반드시 알아두어야 할 어휘와 예문을 기재하였다. 비즈니스 문서에서 기본적인 표현들을 숙지하지 않으면, 문서를 쓸 때마다 어떤 내용을 어떻게 기재를 하고, 본문의 구성을 어떤 식으로 풀어 나가야 하는지 어려움이 많을 것이다. 그러한 것을 미연에 방지하기 위해서, 각각의 파트에서 반드시 알아야 할 어휘나 예문을 기재한 것이다.
예문은, 단순히 그 어휘의 쓰임만을 언급한 것이 아니고, 실제 비즈니스 문서에서 사용하는 문장을 다루었으므로, 언제든지 응용을 할 수 있도록 하였다.

본문은 전체적으로 3개를 기본으로 구성하였다. 모든 상황을 교재에 다룰 수 는 없지만, 비즈니스 상에서, 가장 자주 발생하는 상황을 염두에 두고 만들었
다. 이것은 저자가 일본회사에서 일한 경험과, 현재 일본계열회사에서 근무하고 있는 분들의 의견을 전격적으로 수렴하였기 때문이다.

본문은, 단순히 일반적으로 사용하는 문서를 나열한 것이 아니고, 현재 일본 에서 가장 많이 사용하고 있는 문서패턴을 바탕으로 구성하였다.
이것은, 철저한 현지 회사의 조사와, 한국에 진출해 있는 일본계열 회사에서 다루고 있는 문서를 직접 입수하여 분석한 결과물이다.
따라서, 일본회사나 일본계열 회사에서 근무하는 한국비즈니스 맨들은, 본 교재에 있는 본문의 내용을 바탕으로 사내문서 및 사외문서를 작성해도 전혀
어색하지 않고, 세련된 서류나 문서를 만들 수 있을 것이다.

사내문서에 대해서

사내문서라고 하는 것은, 의례적인 표현을 필요로 하지 않기 때문에 어렵지 않다 라고 생각하기 쉽습니다만, 그렇기 때문에, 더더욱 문서를 정리하는 힘이라는 것이 필요하게 되는 것입니다. 회사에 따라서는, 사내문서의 형식을 통일하고 있는 곳도 있기 때문에, 방침이 있는 경우라면 그것에 맞추어야만 합니다.
사내의 사람들과 주고 받는 문서라고 하는 것은, 최소한의 예의를 지키고 있다면 문제는 없습니다. 계절 인사 등의 前文(전문)을 쓸 필요가 없다는 점에서는 편리합니다만, 내용을 정리하는 힘이라는 것이 중요해집니다. 상대방이 효율적으로 문서의 내용을 이해할 수 있도록, 요점이 바로 전해지는 표현방법으로 문서를 작성해야만 합니다. 또 문서작성이랑 제출의 타이밍이라는 것도 생각해야만 합니다. 상대방의 일에 지장이 생기지 않도록, 너무 빠르지 않게, 너무 늦지 않게, 최고의 타이밍을 잡아야 하는 것입니다.
사내의 사람이 읽는 문서이기 때문에, 과도한 경어를 사용할 필요는 없습니다. 「です·ます(입니다-정중한 표현)」의 문제라면, 아무런 문제도 없습니다. 상사에게 제출하는 문서라면, 과도한 경어를 사용해도 되지 않는가 라고 생각할지도 모릅니다만, 그것은 적절한 표현방법이라고는 할 수 없습니다. 사내문서를 쓸 때, 시작말이랑 계절인사, 안부확인, 맺음말은 기본적으로는 사용하지 않습니다.
사내문서의 경우, 경어는 읽는 사람의 입장이거나, 문서의 내용에 따라서, 임기응변으로 사용하도록 합시다. 시말서나 진퇴신청서 등과 같은, 회사에서의 자신의 입장을 말하는 문서의 경우는, 반성의 뜻이 전해지도록 최상급의 정중한 표현을 사용하도록 해 주십시요. 전화의 전언이나 메모 등의 일상적으로 행하는 업무의 문서작성의 경우, 지나치게 정중한 표현은 부자연스러워 집니다. 상대방을 존경하는 마음을 가질 필요도 있기 때문에, 최저한의 경어는 필요합니다만, 내용을 똑바로 상대방에게 전하는 것을 최우선적으로 생각해야만 합니다.

사내문서의 종류
·지시나 명령을 행하는 것을 목적으로 한 문서
···지시서, 통달문, 임면장 등
·보고나 신고를 행하는 것을 목적으로 한 문서
···보고서, 기획서, 품의서, 신청서 등
·사내의 연대나 조정을 행하는 것을 목적으로 한 문서
···전언,, 메모, 회람문, 안내문 등
·기록이나 보존을 행하는 것을 목적으로 한 문서
···의사록
사내문서를 작성할 때의 포인트
사내문서라고 하는 것은, 문장의 양이 많아지는 경향이 있습니다. 긴 문장이라도 상대방에게 말하고 싶은 것은 전하기 위해서, 결론을 먼저 서술해 두고, 나중에 그 이유를 객관적으로 쓰도록 합시다.
사실을 간결하게, 그리고 명확하고 이해하기 쉬운 표현을 사용하는 것은, 매우 중요한 것입니다. 5장 이상의 문서가 되는 경우는, 처음에 조목별로 요약을 해 두면, 상대방에 대한 배려가 전해지고, 상대방도 문서를 이해하기 쉽게 됩니다.
간결하고 이해하기 쉬운 문서를 썼다고 해도, 기한을 지나쳐 버리면 아무런 의미도 없습니다. 문서를 작성할 때에 기한 내인지 아닌지를 먼저 생각하도록 합시다.
다음 페이지에 회사에 소속되어 있으면 볼 가능서이 높은 사내문서를 소개해 두겠습니다. 작성 시의 포인트로 설명해 둘 테니 참고해 주시기 바랍니다.

보고서
조목별로 전해야만 하는 항목을 기입합니다. 데이터 등을 사용해서 설명이 필요한 경우는, 별지로 자료를 정리하도록 해 주세요. 결론은 누구라도 알 수 있는 표현으로 단적으로 서술하고, 결론을 이끌어내기 위한 이유를 논리적으로 서술해 갑니다. 결정사항에 관해서는, 개인적은 의견은 넣지 말고, 객관적으로 설명하도록 합시다.

게시문
언뜻 본 것만으로도 그 내용을 알 수 있도록, 간결하게 정리할 필요가 있습니다. 일시나 장소 등의 구체적인 항목은 조목별로 해서 보기 편하도록 하는 것이 포인트입니다.

품의서
회사 안에서도 상층부에 있는 분들이 보는 문서이기 때문에, 사내문서 중에서도 정중한 표현을 사용해야 한다는 것을 명심합시다. 품의서에 기재했던 내용을 인정받을 수 있도록, 회사에 대한 이익이나 플러스가 되는 효과를 확실히 호소하도록 합니다. 구입하고 싶은 것의 효용을 간결하게 서술하고, 품명이랑 가격 등 중요한 부분은 조목별로 쓰도록 합시다. 구체적인 내용이면 결재가 한결 쉬워집니다.

전말서·이유서
전말서아 이유서는, 문제가 발생했을 때에 문제의 경위를 설명하는 문서입니다. 사실을 객관적으로 서술하고, 앞으로의 대응책을 확실히 나타낼 필요가 있습니다. 문제의 경위는, 문제가 발생했을 때부터 시간적 경과에 따라 그 내용을 써는 것이 중요합니다.
문서의 시작으로서는, 6하원칙 중에서도, 「いつ:언제」「どこで:어디서」「何が:무엇이」의 내용을 간결하게 서술하는 것부터 시작해 주세요. 간결하게 설명을 행하기 위해서, 조목별로 기입하는 것이 베스트입니다. 어느 정도의 손익이랑 피해가 나오는지를, 구체적으로 수치로 나타내도록 명심합시다. 문제의 내용뿐만 아니라 현재 어떠한 대응을 행하고 있는지, 앞으로의 대응책에 관해서도 기입을 해야만 합니다.

시말서
시말서라는 것은, 회사에 제출하는 반성문을 말합니다. 문제를 일으킨 것에
대해서, 반성의 사죄가 담긴 마음, 재발방지를 향한 결의를 회사 측에 나타
내기 위한 문서입니다. 누가 보아도 알 수 있도록, 내가 일으킨 문제의 내용
을 간결하게 설명하도록 합시다. 그 때에, 변명이나 구차한 설명 등은 일절
기입해서는 안 됩니다. 자신의 과실과 부주의를 명확하게 하는 것입니다.
손해가 발생했을 경우는, 특별히 제대로 된 형식으로 문서를 작성하도록 합
시다. 전말서를 첨부해서 문제의 구체적인 내용을 설명하는 방법도 있습니다.
문제를 일으킨 것에 대한 반성의 마음과 앞으로의 결의를 확실히 서술하여,
회사에 처분을 위임하도록 합니다.

진퇴문의서
진퇴문의서라고 하는 것은, 문제를 일으켰을 때에, 관리하는 입장에 있는 사람이 제출하는 문의서를 말하는 것입니다. 문제의 내용을 전하는 것보다도, 사죄의 뜻을 나타내는 것이 강한 문서로, 정형적인 문서의 내용이 되는 것이
대부분입니다. 관리자로서, 자신의 감독이 충분히 미치지 못한 것을 사죄하고, 책임은 자신에게 있다는 것을 전할 필요가 있습니다. 진퇴문의서를 작성할 때는, 자신을 「小職:소관:」이라고 아주 낮춘 표현으로 쓰는 것이 많습니다. 예기하지 못한 사고나 막을 수가 없었던 사고하도, 관리자로서의 책임을 진다는 마음을 서술해야만 합니다.
진퇴를 회사에 위임하기 위해, 사표를 동봉할 필요가 있습니다.

교재의 구성 및 특징
사내문서에 대해서
사내문서의 종류

1. 비즈니스 특유의 문구
비즈니스 특유의 문구

2. 존경어/겸양어/정중한 표현
존경어/겸양어/정중한 표현

3. 팩스 작성법
작성목차
팩스 송신장의 예

4. 사내 문서(사과)
사과에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

5. 사내 문서(안내)
안내에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

6. 사내 문서(의뢰)
의뢰에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

7. 사내 문서(기획)
기획에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

8. 사내 문서 (시말서)
시말서에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

9. 사내 문서 (보고)
보고에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

10. 사내 문서 (이유서)
이유서에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

11. 사교 문서 (초대)
초대문서에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

12. 사내 문서 (신청서)
초대에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

13. 사내 문서 (전말서)
전말서에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

14. 사내 문서 (진퇴신청서)
진퇴신청서에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

15. 사내 문서(통지/연락)
통지/연락에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

16. 사내 문서(품의서)
품의서서에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예
17. 사외 문서(조회/문의)
조회/문의에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

18. 사외 문서(교섭)
교섭에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

19. 사외 문서(취소)
취소에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예

20. 사외 문서(거절)
거절에서 정해진 표현
현장에서 바로 써 먹는 문서의 예