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[기절초풍 비즈니스 일본어: 이메일편]은 일본회사와의 거래에서 필요한 E메일의 작성법과 그것과 관련된 문장 및 표현으로 구성을 하였다. 먼저, 메일문서를 쓰기 전의 주의점을 통해서, E메일의 기본개념을 이해한다. 위험한 연락에는 메일을 사용하지 않는 것을 비롯하여, 송수신자 명의 설정, 메일용의 서명작성에 대해서 학습할 수가 있다. 단순히 한국과 비교하여 큰 차이점이 없는 것처럼 보일 수도 있으나, 미묘한 차이가 상대방에 오해를 부를 수 있으므로, 반드시 체크를 해야 하는 부분이다.

메일문서를 쓸 때의 주의점을 통해서 일본회사의 비즈니스의 문화와 습성, 특징 등을 알 수 있다. 그리고 메일을 쓸 때의 정형적인 형식을 학습함으로서, 일본회사와의 거래에 필요한 비즈니스 메일의 기본을 이해할 수 있을 것이다. 정형적인 형식에 따라 메일을 쓸 때, 알아야 할 문장의 구성이나 문형 등을 이해하기 쉽게 예를 들어서 설명을 하였고, 나쁜 예와 좋은 예를 비교해서, 그 이유를 충분히 설명하였으므로, 학습자가 충분히 자기주도로 일본으로의 메일을 쓸 수 있는 팁과 스킬을 제공하였다.

교재구성 및 특징

일본회사와의 거래에서 필요한 E메일의 작성법과 그것과 관련된 문장 및 표현으로 구성을 하였다.

먼저, 메일문서를 쓰기 전의 주의점을 통해서, E메일의 기본개념을 이해한다. 위험한 연락에는 메일을 사용하지 않는 것을 비롯하여, 송수신자 명의 설정, 메일용의 서명작성에 대해서 학습할 수가 있다. 단순히 한국과 비교하여 큰 차이점이 없는 것처럼 보일 수도 있으나, 미묘한 차이가 상대방에 오해를 부를 수 있으므로, 반드시 체크를 해야 하는 부분이다.

메일문서를 쓸 때의 주의점을 통해서 일본회사의 비즈니스의 문화와 습성, 특징 등을 알 수 있다. 그리고 메일을 쓸 때의 정형적인 형식을 학습함으로서, 일본회사와의 거래에 필요한 비즈니스 메일의 기본을 이해할 수 있을 것이다.

정형적인 형식에 따라 메일을 쓸 때, 알아야 할 문장의 구성이나 문형 등을 이해하기 쉽게 예를 들어서 설명을 하였고, 나쁜 예와 좋은 예를 비교해서, 그 이유를 충분히 설명하였으므로, 학습자가 충분히 자기주도로 일본으로의 메일을 쓸 수 있는 팁과 스킬을 제공하였다.

본문에서는, 각각의 상황에 맞는 메일의 형식을 총 20파트로 나누어 놓았다. 따라서 일본회사와의 거래에서 일어날 수 있는 모든 상황을 구성함으로서, 비즈니스 맨들은 본문에서 다루어진 메일의 예문만으로도 다양한 표현으로 일본회사에 메일을 보낼 수 있을 것이다.

메일을 쓰기 전에 각각의 파트에서 알아야 할, 메일에서 정해진 표현을 먼저 공부함으로서 기본적인 어휘나 문장, 문형을 이해할 수 있다. 단순히, 문장의 나열이 아닌, 그 문장을 어떻게 사용해야 할 것인가를 구체적인 예문으로 나타내었으므로, 학습자가 메일에서 사용하는 문장을 이해하는데 상당히 도움이 될 것이다.
그리고, 정해진 표현을 공부하고 나면, 구체적인 메일의 예를 각각의 파트에 3개 씩 구성해 놓았다. 따라서 이 부분만 정확하게 이해를 하고 학습을 하여도, 다른 사람의 도움이 필요 없이, 충분히 혼자서 메일을 작성할 수 있을 것이다.

단언컨데, 일본회사와의 비즈니스 관계는 어학실력도 중요하지만, 그들의 문화를 이해하지 않으면 100% 실패할 확률이 높다는 것을 명심해 두자.

메일문서를 쓰기 전의 주의점

1. 메일의 특성을 이해한다.

메일은 간편하고 편리한 전달수단이고, 비즈니스에서는 뺄 수 없는 커뮤니케이션의 도구이다. 그러나, 메일은 만능의 도구는 아니다.
메일의 장점과 단점을 알아보자.

메일의 장점

● 컴퓨터나 스마트 폰만 있으면 간편하게 송수신할 수 있다.
● 송신에서 수신까지의 시차가 거의 없다. (바로 도달된다)
● 수신한 메일을 필요할 때에 읽을 수 있다.
● 엑셀이나 워드 등의 데이터를 송신할 수가 있다.
● 송수신의 이력이 남기 때문에 이력을 추적할 수가 있다.
● 동시에 많은 사람에게 송신할 수가 있다.
● 많은 메일 속에서 내가 찾고자 하는 메일을 빠르게 검색할 수 있다.
● 메일을 쓰고 읽는데 있어서, 장소에 구애받지 않는다.
● 상대방의 시간을 구속하지 않는다.

메일의 단점

● 상대방의 반응을 알 수 없다.
● 미묘한 뉘앙스를 알 수 없다.
● 컴퓨터나 스마트 폰이 없으면 이용할 수 없다.
● 커뮤니케이션이 간결해져서 상대방의 정확한 마음을 알 수 없다.
● 수신자가 수신의 행위를 하지 않으면 메일이 도달되지 않는다. (수신거부 설정 등)
● 내용을 다른 사람이 훔쳐 읽을 가능성이 있다. (보안 상의 문제)

2. 위험한 연락에는 메일을 사용하지 않는다

메일을 일상적으로 사용하고 있으면, 뭐든지 메일로 끝내버리려고 하는 차각에 빠질 수가 있다. 그러나, 그것은 위험한 생각이고, 비즈니스 관계에서 동떨어져 있는 사고방식이다.
메일만으로 끝내서는 안 되는 것은 다음의 것이 있다.

자신에게 큰 실수가 있는 경우

자신에게 큰 실수가 있음에도 불구하고, 메일만으로 사죄를 끝내버리는 것은 부적절하다. 사죄할 때는 상대와 직접 이야기를 해서, 겸손하게 머리를 숙이며 용서를 구하는 것이 필요하다.

절박한 부탁이 있는 경우

거절당하면 곤란한 절박한 부탁이나 상대에게 큰 부담을 주는 의뢰(예를 들면, 신원보증., 연대보증인의 의뢰, 돈을 빌리는 것 등)는 대면해서 사정을 상세하게 설명하고 나서 상대방을 납득시킬 필요가 있다.

긴급한 경우

메일은 송신인과 수신인 사이에 직접적인 관계가 생기지 않는다, 메일을 보냈다고 해서 수신자가 메일을 읽지 않는 한, 의미가 없다. 긴급을 요하는 경우는 전화 등을 사용하여, 지금 즉시 연락을 취할 필요가 있다.

3. 송수신자 명을 설정한다

메일을 착신하면, 일반적으로 수신자에게는 「송신자 이름」,「건 명」,「일시」가 표시된다. 송신자 명은, 비즈니스 스타일에 맞는 명칭을 설정하도록 하자.
송신자 이름에는, 한국한자읽기와 일본어한자읽기가 다르기 때문에 반드시 「영어로 표기」하거나, 한자 위에 「フリガナ」를 표기하도록 하자. 만일, 한글이름이나 한국한자 그대로 보낼 경우는, 스팸메일로 착각될 가능성이 있다. 또 무엇보다, 메일을 보고 바로 누구인지 알 수 있도록 하는 것이 바람직하다.
이상적인 송신자 이름은, 「회사명+성명」「성명+회사명」이다.

4. 메일용의 서명을 작성한다

메일에는 서명이라고 불리는 발신자의 성명과 메일주소가 들어간 것을 메일 문장의 제일 마지막에 넣는 것이 일반적이다.
서명의 행수는 지나치게 많은 것보다, 4에서 6행 정도가 적당하다.

사외 서명의 예

사외 서명은 정해져 있는 것이 아니지만, 최저한, 다음의 항목은 반드시 넣도록 하자.

● 회사명과 부서명
● 성명(영문이나 한국식 한자읽기의 「フリガナ」)
● 메일주소
● 우편번호와 주소
● 전화번호와 팩스번호
● 홈페이지주소

アイナビ(株)　 海外?業部 　
?(オム)　在完(ジェワン)
E.jae_um@thinkware.com
?○○○-○○○○　韓?ソウル市江南?アイナビビル2-356
TEL：02-589-9000(直通) FAX：02-589-9003
www.inavi.com

사내 서명의 예

사내 용의 메일에는 회사주소나 전화번호를 써도 의미가 없다. 상대방이 연락하기 쉽도록, 내선번호 등을 써야만 한다.

?業部 ?(オム)　在完(ジェワン)
(?? 0806)
E.jae_um@thinkware.com

메일문서를 쓸 때의 주의점

1. 건 명(메일 제목)은 간결하게 이해하기 쉽게 쓴다.

메일을 받은 상대는 우선 건 명(제목)을 확인한다.
많은 메일을 처리해야 하는 비즈니스 맨은, 건 명이 명확하지 않은 매일을 수신하면 읽지 않고 휴지통에 버릴 우려가 있다. 또 메일의 수신자는 수신자리스트에 있는 건 명과 수신자의 이름을 바탕으로, 먼저 메일을 여는 경향이 있다. 그렇기 때문에 상대방이 메일을 열지 않더라도 알 수 있도록, 건 명은 본문의 내용을 간결하게 이해하기 쉽도록 써야만 한다.

건 명은 짧고 구체적으로 쓴다

건 명이 지나치게 길면, 수신리스트에 표시될 때 거의 마지막 부분에 나타나서, 중요한 메일이 전해지질 않은 우려가 있다. 건 명의 문자의 길이는 대략 20자까지로 하자. 꼬 간단하고 명료하게 해서 이해가 용의하도록 명심해야 한다.
만일 건 명을 뭐라고 쓸지 곤란할 때는, 우선 본문을 다 쓰고 나서 문장전체를 바라보면, 저절로 메일의 요점이 보일 것이다. 그 요점을 짧게 정리하여, 건 명으로 사용하도록 하자.

나쁜 예 좋은 예 포인트
打(う)ち合(あ)わせの件(けん)
협의의 건 4/10(土(ど))午(ご)前(ぜん)10時(じ)の打(う)ち合(あ)わせの件(けん)
4/10(토)오전 10시의 협의 건 날짜가
불명확하다
杉本(すぎもと)さんへ
스기모토 씨에게 「～のご連絡(れんらく)」等(など)
「～의 연락」등 용건을 쓴다
ご報告(ほうこく)
보고 納(のう)期(き)??(か)格決定(かくけってい)のご報告(ほうこく)
납기, 가격결정의 보고 내용이
불명확하다
システムアップ作(さ)業(ぎょう)のため、社?(しゃない)メ?ルは8月1日は使(つか)えません
시스템 업데이터 작업 때문에 사내메일을 8월 1일부터는
사용할 수 없습니다 8/1日は社?(しゃない)メ?ルが使(つか)えません
8/1일은 사내메일을 사용할 수 없습니다 타이틀이 너무 길다. 용건을 단적으로 전할 필요가 있다.

● 「무슨」용건인지를 쓴다
「○○회의」, 「○○안건」, 「○○신제품 안내」등 처럼, 무엇에 대한 용건인지를 상상할 수 있는 듯한 말을 넣자. 그렇게 하는 것으로 메일을 받은 사람이 행동을 하기 쉬워진다.
● 「언제의」용건인지를 쓴다
「제3회」, 「No. 5」, 「8월 6일」, 「2/1」등 처럼, 기일이랑 회수, 기호 등을 넣는 것으로, 언제 것인지 특정하기 쉬워진다.
● 「어떻게 된 것인가(개요)」를 쓴다
「∼의 부탁」, 「∼의 연락」, 「∼의 보고」, 「∼의 제안」등 처럼, 메일을 송신하는 것으
로 무엇을 전하고 싶은 것인가? 상대방에 대해서 어떻게 하고 싶은 것인가를 명기한
다. 그렇게 하는 것은, 메일을 받는 상대방은, 메일의 개요를 대략적으로 이해하고 나
서, 메일을 읽을 수가 있다.

건 명에 Re : 을 여러 번 사용하지 않도록 한다

몇 번이나 메일을 주고 받으면 Re: Re: Re:???라고 몇 개나 Re가 겹쳐진다. 상대방에 대해서도 실례일뿐만 아니라 메일을 대충 하고 있다고 생각될지모 모른다.
Re:가 겹쳐지지 않도록, 3번 이상의 메일의 주고 받을 때는 새로 메일을 쓰도록 하자.

【중요】, 【긴급】, 【정보】 등의 키워드를 넣는다

건 명의 앞부분에 【중요】, 【긴급】, 【정보】 등의 키워드를 넣는 것으로, 바쁜 와중에도 적극적으로 상대방에게 메일을 보게끔 할 수 있다. 그러나 빈번하게 사용하면 정말로 급할 때는 시뢰감을 잃을 수가 있으니, 【중요】, 【긴급】, 【정보】 등의 활용은 적당히 하도록 해야 한다.

교재의 구성 및 특징
메일문서를 쓰기 전의 주의점
매일문서를 쓸 때의 주의점

1. 감사
감사의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

2. 사과
사과의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

3. 인사
인사의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

4. 의뢰
의뢰의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

5. 통지
통지의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

6. 안내
안내의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

7. 보고
보고의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

8. 연락
연락의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

9. 상담
상담의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

10. 지시
지시의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

11. 제안
제안의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

12. 재촉
재촉의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

13. 주의
주의의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

14. 클레임
클레임의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

15. 축하
축하의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

16. 위로(치하)
위로(치하)의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

17. 조회(문의)
조회(문의)의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

18. 확인
확인의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

19. 항의
항의의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문

20. 문안
문안의 메일에서 정해진 표현
현장에서의 사용 예문