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업무를 파워풀하게 만드는 A4 솔루션!
창의적 업무능력을 키워 과로와 업무 스트레스에서 벗어나자!

이 책은 프로 직장인이 되는 12가지 노하우를 전수한다. A4 솔루션이라는 새로운 업무혁신 방법을 제안한다. 저자는 일본을 포함한 아시아와 구미의 대기업 경영자와 IT 기업 창업자들로부터 직접 들은 이야기, 여기에 뛰어난 발상을 조합해 '적극적 문제해결과 발상전환의 핵심 전략'을 이끌어냈다. 이를 'A4 솔루션'이라 명명하였다.

A4 솔루션은 A4 용지를 활용, 체계적이고 과학적인 프로세스에 의해 일을 진행하는 것이다. 시각화된 정보를 통한 아웃풋의 극대화, 목적과 확신을 통한 업무 뇌기능의 활성화, 망각을 통한 다음날 업무의 효율화, 리얼옵션 원리를 통한 기회의 다각화 등 12가지 원리를 가지고 있다.

각 원리는 시각이나 기억, 목적과 확신, 숫자를 활용하여 최적화된 프로세스를 산출한다. 자신의 습관을 고치고 업무를 위한 선순환 구조를 만들어준다. 이 12개의 솔루션은 하나씩 독립적으로 존재하지만 전체가 상호 보완하는 시스템으로 구성되어 있다. 세부적인 솔루션 시트는 저자가 실제로 직면한 상황에 맞춰 작성한 것이다.

구조조정, 감원, 실직 … ‘살아남은 자의 슬픔’, 폭증하는 업무량

최근 공기업들이 ‘희망퇴직’이라는 이름으로 구조조정의 신호탄을 올림에 따라 국내 민간기업에서도 본격적인 인력감축이 시작될 것으로 예상되고 있다. 10년전 대량해고와 실업 사태를 겪은 직장인들은 다시 ‘IMF의 악몽’을 떠올릴 수 밖에 없다. 하지만 지금의 세계적인 금융위기의 상황에서는 ‘피할 수 없는 길’이라고 할 수 있다.

떠나가는 사람들도 절망감을 느끼겠지만 남아있는 이들도 결코 편안하지는 않다. 떠나간 사람의 빈 자리를 채우려니 업무량은 늘어나고 책임감은 더욱 높아졌으며 ‘까닥하면 나도 어떻게 될지 모른다’는 불안감을 느낄 수 밖에 없기 때문이다. 말 그대로 ‘살아남은 자의 슬픔’이라고 할 수 있다. 산적한 업무, 골치아픈 문제들이 산적해 있을 때 이를 해결하는 방법은 없을까.

늘어난 업무를 해결하기 위해 ‘야근’만으로 충분한가?

결국 방법은 자신의 업무 능력을 파워풀하게 만들어 내는 것 밖에는 없다. 짧은 시간내에 효율적으로 프로젝트를 관리하고 이를 통해 최적의 결과물을 내야 하는 것이다.

『프로들의 업무 파워- A4 솔루션』(전나무숲)은 우리 시대의 직장인에게 ‘업무의 달인’이 되는 12가지 노하우를 전해주고 있다. 늘어난 업무를 해결하기 위해 야근만 밥먹듯이 할 것이 아니라 업무의 성격 파악에서부터 아이디어 도출, 회의, 일의 진행, 목표 성취 등 각 분야에 있어 빠른 해결 능력을 길러주는 솔루션을 제시하고 있는 것이다. 이를 통해 직장인들은 과로와 업무 스트레스에서 벗어날 수 있고, 창의적 업무 능력을 인정받음으로써 직장내에서 더욱 확고한 위치를 차지할 수 있다.

日 소프트뱅크 사장실에서 사용하는 문제해결 & 발상전환의 기술

저자인 미키 다케노부(三木雄信)는 일본의 최고의 대학인 도쿄대 경제학부 경영학과를 졸업한 후 1998년 소프트뱅크에 입사, 약관의 나이인27세에 회장실 실장에 취임한 인물이다. 패기와 열정, 기발한 아이디어 발상으로 뛰어난 실력을 발휘한 그는 또래들은 상상할 수도 없는 초고속 승진을 했던 것. 그 후 그는 ‘나스닥 재팬 창설’, ‘아오조라 은행 매수 프로젝트’, ‘야후BB 프로젝트’ 등 거대한 프로젝트를 연속으로 맡아 성공을 거뒀다. 소프트뱅크의 수장인 손정의 회장으로부터 돈독한 신임을 받았던 것은 두말 할 필요도 없다. 심지어 지금도 소프트뱅크 사장실의 기획자들은 ‘오늘날 소프트뱅크 사장실은 미키 다케노부의 토대 위에 세워져 있다’고 말할 정도다.

하지만 물론 그 역시 일을 맡을 때마다 마음속으로는 많은 부담을 느낄 수 밖에 없었다. 그는 이러한 과정을 거치면서 바로 자신만의 특별한 업무 노하우를 만들어 갔다. 그것이 바로 그가 사용했던 적극적 문제 해결과 발상전환 방법인 ‘A4 솔루션’이라고 하는 것이다.

과학과 최신 현대 이론에 근거 … 일당백의 업무 파워

A4 솔루션은 과학적인 방법과 최신 현대 이론에 의거하고 있다는 점에서 새로운 업무 혁신의 방법을 제시하고 있다. 이 방법이 ‘A4 솔루션’이라고 불리는 것은 A4 용지를 활용, 체계적이고 과학적인 프로세스에 의해서 일을 진행시키다 보면 어느덧 자신도 모르게 업무의 목표가 빠르게 성취되기 ？？문이다. 특히 A4 사이즈는 인간이 한 번에 인풋과 아웃풋을 할 수 있는 최적의 사이즈라는 점에서 가장 효율적인 수단이 되고 있다.

업무를 파워풀하게 만드는 A4 솔루션은 총 12가지의 원리를 가지고 있다. 이는 각각 시각이나 기억, 목적과 확신, 숫자를 활용하여 최적화된 프로세스를 산출할 뿐만 아니라, 자신의 습관을 고치고 심지어 망각까지 활용하면서 업무를 위한 선순환 구조를 만들어 내고 있다. 또한 자신에게 주어진 기회를 잡는 ‘리얼옵션의 원리’, 전진과 후퇴를 결정하는 ‘프리 스케일 원리’, 업무를 강인하게 밀어붙일 수 있게 하는 ‘히치하이크의 원리’까지 적용되면서 업무 효율은 극대화된다.

의지만 가지고는 작심삼일, 일상의 습관화 유도
예를 들면 숫자의 활용은 단계별 목표에 대한 완성정도를 명확하게 수치화함으로써 성과를 한눈에 보게 하는 기법이다. 단순히 마음속으로 다짐하거나 의지를 가다듬는 것으로는 실천을 이끌어내기가 쉽지 않다. 말 그대로 ‘작심 삼일’로 머물 가능성이 높다고 할 수 있다. 하지만 ‘몇월 몇일까지 일의80%를 끝낸다’, ‘내일까지 총 2건의 제안서를 100% 끝낸다’ 등의 구체적이고 명확한 수치를 계속해서 적어나가면 일에 대한 모티베이션이 유지되는 추진력을 얻을 수 있다. 일을 처리해 나가는 습관이 정착되지 않은 경우에는 ‘정지마찰을 해소하는 습관 포맷’을 사용하면 좋다. ‘오후 3시까지’, ‘오후 4시까지’, ‘오후 5시까지’ 등 매 시간 단위로 하지 않으면 안될 일을 적어놓고 ‘오늘 하루만 달성하자’고 생각하다보면 어느 덧 매일 매일 자신의 습관이 바뀌게 되고 과거보다 훨씬 많은 업무량을 소화할 수 있다.

『프로들의 업무 파워- A4 솔루션』은 경기 침체 속 ‘살아남은 자의 슬픔’을 지니고 있는 지금의 직장인들에게 무엇보다 필요한 생존키트(Survival Kit)이자 자신의 업무능력을 창의적인 강화하는 임파워먼트 툴(Empowerment Tool)이 될 것이다.

Prologue : 성공과 실패는 종이 한 장 차이
? 성공하는 사람 VS 실패하는 사람
? 프로젝트 관리가 업무 진행의 핵심이다
? 커뮤니케이션 관리는 프로젝트 성공의 열쇠
? A4 솔루션, 문제해결과 발상 전환의 핵심전략
? A4 솔루션의 효과를 높이는 독서법

A4 솔루션 1 _ 시각화된 정보를 통한 아웃풋의 극대화
? 프리드리히 2세의 실험
? 꼬리에 꼬리를 무는 인풋과 아웃풋
? A4 한 장, 가장 효과적인 정보 입 ?출력 도구
? SOLUTION SHEET - 아이디어 조합
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 2 _ 목적과 확신을 통한 업무 뇌기능의 활성화
? 정보의 트리거
? 가치 판단에 대한 브레인의 선택
? 소망과 성취의 관계
? SOLUTION SHEET - 3분할 독서
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 3 _ 숫자를 통한 업무 목표의 명료화
? 모든 것이 수치화되는 세상
? 모티베이션의 유지
? SOLUTION SHEET - 인생 년 ?월간 계획
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 4 _ 포맷을 통한 업무 습관의 적극적 변화
? 읽는 사람 VS 읽고 실천하는 사람
? 포맷화, 쉽게 시작하고 계속하게 하는 힘
? 포맷화를 위한 3가지 포인트
? SOLUTION SHEET - 습관정착
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 5 _ 망각을 통한 다음날 업무의 효율화
? 세로토닌을 활용한 선순환 불러오기
? 망각을 위한 프로세스
? SOLUTION SHEET - 편안한 잠을 위한 2분할
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 6 _ 콘텍스트 관리를 통한 업무의 신속화
? 브레인은 그리드 컴퓨팅을 할 수 있을까
? 컨텍스트의 3가지 결정 요인
? SOLUTION SHEET - 회의소집 ?속성의사록 ?브레인스토밍
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 7 _ 리얼옵션 원리를 통한 기회의 다각화
? 기회가 만들어 지는 본질적인 원리
? 상자의 선택 ?비용 ?노력
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 8 _ 히치하이크 원리를 통한 업무 협동 원활화
? 그는 도대체 어떻게 히치하이크를 하는가
? 히치하이크의 원리
? 적극적 공세의 유용성
? 호랑이의 등, 커뮤니티
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 9 _ 6단계 분리를 통한 업무 인맥의 다양화
? ‘나를 도와주는 인맥’에 대한 의외의 결과
? 6단계 분리에 대한 밀그램의 이론과 실험
? SOLUTION SHEET - 인간관계 맵
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 10 _ 교두보의 활용을 통한 목표달성의 신속화
? 교두보, 더 큰 성공으로 가는 우회로
? 집중, 공격, 보급을 가능케 하는 교두보의 역할
? SOLUTION SHEET - 경쟁자와 진출분야 파악
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 11 _ 우선 선택의 원리를 통한 입지의 강화
? 도전하기 전에 먼저 생각해야할 것들
? 상대를 이길 수 없을지를 결정하는 방법
? 사례연구 & FAQ

A4 솔루션 12 _ 뉴럴 네트워크, 업무 ?학습 능력의 최대화
? 신경세포와 뉴럴 네트워크
? 밤, 그리고 기억의 인덱스
? SOLUTION SHEET - 피시본
? 사례연구 & FAQ

Epilogue 열린 커뮤니케이션네트워크의 힘

▣ 손정의 사장은 구두로 하는 설명인 경우, 반드시 결론부터 말할 것을 요구한다. “결론부터 말해, 결론부터”라는 말을 손정의 사장에게서 들어 본 적이 있는 사람은 사내외에 셀 수 없을 만큼 많을 것이다. 또한 손정의 사장은 한눈에 자료를 망라했는지 아닌지를 간파한다. 그러므로 첫마디와 A4 한 장의 자료로, 먼저 안건으로서의 긴급도와 우선순위가 높다는 점도 포함해 전체 내용을 한순간에 파악할 수 있는 인상을 주는 것이 매우 중요하다. 이렇게 처음의 짧은 순간에 전체 정보의 인풋을 손정의 사장에게 매끄럽게 할 수만 있다면, 손정의 사장으로부터 바로 적절한 대답이 돌아온다. 대개의 경우, 내가 설명하는 시간은 10초 정도다. 이렇게 해서 손정의 사장은 단시간에 수많은 안건들을 처리해, 설립 27년 만에 매출 약 3조 엔의 종합통신사업체를 일구어 냈던 것이다.
- 〈A4 용지와 뇌의 ‘일람적 파악의 한계’〉 중에서

▣ 이렇게 매주 ? 매일의 스케줄이 정해졌다면, 그 뒤로는 묵묵히 그 스케줄을 반복한다. 처음에는 힘들고 어려운 점도 있을지 모른다. 하지만 오늘 하루의 스케줄만 소화하면 된다고 생각한다. 매일매일 앞으로도 오랫동안 이 스케줄을 반복해야 한다는 사실은 일단 머릿속에서 지워 버린다. 오늘 하루라면 힘든 스케줄도 지킬 수 있다. 그리고 하루하루 그렇게 반복하는 동안 스케줄을 소화하는 일이 점점 수월해진다. 이렇게 매주 ?매일의 스케줄이 습관화된다. 이렇듯 습관화된 하루하루를 보내는 것만으로 커다란 목표를 향해 나아갈 수 있다.
- 〈포맷화를 위한 3가지 포인트〉 중에서

▣ 내 친구 중 IT 기업으로 직장을 옮긴 이가 있었다. 그는 원래 실력이 뛰어난 컨설턴트였기 때문에 새로 옮긴 IT 기업에서도 좋은 활약을 보여 줄 것이라고 기대하고 있었다. 그런데 이직하고 나서 한 달쯤 지난 후 근황을 묻기 위해 술 한 잔 하러 찾아갔더니, 웬일인지 기운이 없어 보였다…. 그래서 나는 ‘편안한 잠을 위한 2분할 시트’를 권했다. 그때 그는 가볍게 흘려듣는 듯 보였다. 하지만 반년이 흘러 다시 만났을 때 그는 완전히 생기를 되찾고 있었다. 이유를 물어보자 그는 다음과 같이 대답했다. “사실은 간단한 방법이라 효과가 있을 거라고 기대하지 않았네. 그래도 속는 셈치고 한 번 작성해 봤는데, 잠이 오더라고. 한 번 만들어 보니까, 그 뒤로는 머릿속으로만 만들었는데도 좋아지더군.”
- 〈망각을 위한 프로세스〉 중에서

▣ 인간관계 밀도 시트는 우선 자신을 원 중심에 적고, 그 주변에 만나는 빈도가 높은 사람부터 차례대로 이름을 적어 나간다. …? 메일의 송수신 이력을 새로운 것부터 차례대로 보는 것도 좋고, 자주 만나지 않는 사람의 경우에는 메일 주소를 활용하는 방법이 있다. 이렇게 적어 나가면, 동심원상에 사람 이름이 나열된다. 중심에서 가까운 곳에는 직장 동료나 친밀한 관계의 거래처 사람들의 이름이 적혀 있고, 그 바깥쪽으로는 이전 직장 사람들이나 거래처 사람들의 이름이, 그보다 더 바깥쪽에는 대학 동창 등의 이름이 적혀 있을지 모른다. 이렇게 만든 ‘인간관계 밀도 시트’에서는 3개월 이상 만나지 않은, 주변부에 이름이 적힌 사람들과 만나는 기회를 만들도록 권하고 있다.
- 〈상자의 선택, 비용, 노력〉 중에서