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“쉽고, 빠르고, 정확하게”
OK를 부르는 공문서 작성의 정석

대한민국의 공무원, 대학교 및 공공기관 직원이라면 퇴직하는 그날까지 누구나 업무를 위해 기본적으로 공문서 작성법을 알고 있어야 한다. 하지만 이제 막 입사한 신입 직원뿐 아니라 현업 경력이 오랫동안 쌓인 사람들도 표준화된 공문서 규정을 잘 모른 채 소속 기관의 관행에 따라 저마다의 방식대로 공문서를 작성하고 있는 실정이다.
16년 차 교육행정직 공무원인 이무하 저자는 실무자 입장에서 공문서를 쉽고 올바르게 작성하는 방법을 연구하였다. 그는 국립국어원의 어문 규범과 여기저기에 흩어져 있는 공문서 관련 자료들을 수년간 비교 검토하고 정리하면서 공문서 작성의 일정한 흐름과 정확한 작성 방법을 찾을 수 있었다.
《무조건 통과하는 공문서 작성법》은 전국 대학교와 공공기관, 시도교육청 연수원 등 전국의 수많은 기관을 대상으로 강의한 경험을 바탕으로 실무자들이 가장 많이 쓰고 반드시 알아야 하는 공문서 작성의 핵심 사항만을 한 권으로 정리한 책이다.
1부에서는 공문서에 관한 기본 개념을 설명하며 2부 기초편에서는 실무에 필요한 공문서 기초 지식을 소개한다. 3부 심화편에서는 실무자들이 가장 궁금해하는 내용을 중심으로 상황별로 해답을 제시한다. 부록에서는 중앙부처, 공공기관, 대학교 등의 실제 공문 작성 사례를 중심으로 공문 바로잡기 첨삭 사례 20선과, 신입 직원들도 쉽게 따라 쓸 수 있는 가장 많이 사용하는 공문서 대표 서식 20선을 제공한다.

현직 공무원이 한 권으로 정리한 공문서 바로 쓰기

“지금까지 이런 공문서 작성법 책은 없었다!”
이 책은 공문을 직접 기안하고 발송하는 현직 공무원으로 10여 년간 본청에 근무하면서, 세상의 실무자들에게 어떤 책이 꼭 필요한지 수년간 고민하고 노력한 결과물이다. 2007년 공무원으로 발령받고 2011년 본청으로 전입한 후 아무도 ‘공문서 작성’에 관심을 기울이지 않는 것이 궁금했던 저자는 자신이 쓰는 공문이 맞는지 틀리는지도 모르고 발송해야 한다는 사실을 깨닫고는 아무도 알려주지 않는 공문서 작성법을 스스로 정리해보기로 결심했다.
저자는 2013년부터 공문서와 관련된 자료가 발간될 때마다 검토하고 수집하면서 공문서 작성 순서에 따라 요약하고, 각종 지침에 나오지 않는 내용은 행정안전부와 국립국어원, 법제처에 질의하여 2020년, 24쪽 요약본을 국립국어원의 감수를 받아 자신의 블로그에 무료로 ‘공문서 작성의 정석’이라는 이름으로 공개하였다. 공무원뿐만 아니라 모든 국민이 자료를 참고하여 공문을 쉽고 올바르게 작성할 수 있도록 하자는 취지에서 시작된 이러한 생각은 감수를 완료한 후에도 “행정업무운영 편람”이 개정되거나 국립국어원에서 공문서 관련 지침서가 나올 때마다 내용들을 반영하여 계속해서 보완하였다. 이후 업그레이드된 60쪽 분량의 전자책 원고를 바탕으로 한 저자의 노력은 《무조건 통과하는 공문서 작성법》이라는 단행본으로 세상에 나오게 되었다.

공무서 작성법 1타 강사의 강연을 바탕으로 한
공무원, 공공기관 및 대학교 직원이 반드시 읽어야 할 책

“저의 목표는 우리나라의 공문서를 표준화하는 것입니다.”
이전까지 공공 교육기관에서는 공문서 실무 경험이 전혀 없는 민간 외부 강사를 통해서 "행정업무운영 편람"에서 언급하는 정도의 한정된 지식을 전달하는 것이 고작이었다. 이런 방식으로 공문서 작성법 강의가 진행되는 것을 의아하게 생각했던 저자는 공문서 작성법에 대해 초보자도 알기 쉽게 풀어서 글을 꾸준히 올리기 시작했다. 하루 평균 1,500명 이상의 사람들이 블로그를 방문(대국민 공개한 공문서 작성법 핵심 요약본은 2023년 5월 현재 10만 회 누적 조회 수 기록)하고 공문 작성에 대한 정보를 얻을 수 있었으며 이어지는 강연을 통해 현장의 목소리에도 귀를 기울였다.
2019년 교육청 연수원을 시작으로 공문서 작성법 강의 2년 만에 서울대학교 대학행정교육원, 한국사학진흥재단, 연세대학교 등 대학교 직원 연수기관에서 강연 활동을 이어 나가고 있는 저자는 전국 대학교, 공공기관, 시도교육청 연수원, 지방자지단체까지 전국 44개 기관에 출강하면서 최근 2년간 강의 만족도 평균은 96.53점(2,317명 응답 기준)을 기록하고 있다. 이 책은 저자의 풍부한 공문서 작성 강의 경험과 전국 연수생들의 궁금해했던 내용들을 정리하여 한 권으로 정리한 것이다.

주미영(대구광역시 남구청 주무관)
20년 전 처음 시작한 공무원 생활, 그중에서도 가장 힘든 점은 과장님께 공문(기안문)을 올리는 것이었다. 내용도 중요하지만 맞춤법이 맞는지, 띄어쓰기는 맞는지 항상 두근거리는 마음이었다. 선배들도 정확히 모르고 예전에 작성된 공문서를 보고 따라 하면 된다고 조언하는 것이 다였다. 그때 이 책이 있었다면 어땠을까? 답안지처럼 찾아보면서 자신 있고 당당하게 공문서를 작성했을 것이다. 책꽂이에 꽂아두고 수시로 펼쳐보면 공문서 작성의 달인이 될 수 있다.

김기태(한국사학진흥재단 주무행정관)
공문서 작성에 대한 원칙과 체계를 인지하지 못할 때 해당 강의를 만나게 되었다. 신입일 때 강의를 만났더라면 지금보다 나은 공문서를 작성할 수 있었을 것이다. 지금이라도 만나서 다행이다. 강의 내용을 담은 이 책이 더 많은 직장인에게 공문서 작성을 위한 참고서가 되기를 바란다.

이수용(연세대학교 인사팀(교육학 박사))
잘 쓴 공문서를 보면 기분이 좋다. 상대방이 요구하는 것이 무엇인지, 일하는 입장에서 어떠한 결과물을 만들어내야 하는지를 정확하게 파악할 수 있기 때문이다. 당연히 업무 효율성도 높아질 수밖에 없다. 또한 잘 쓴 공문서에서 그 사람의 면면을 느낄 수도 있다. 이무하 강사의 공문서 작성법 강의를 직접 들어보면 좋겠지만 여의치 않다면 이 책을 꼭 한 번 읽기를 권한다. 자신이 쓴 공문서를 보면서 기분이 좋아지는 것을 느낄 수 있을 것이다.

이란주(전라북도인재개발원 주무관)
지금까지 이런 강의는 없었다. 공직 생활 10년 동안 공문서를 올바르게 쓰고 있었나 하는 생각이 들 정도로 한순간도 놓칠 수 없는 강의였다. 그런데 그 내용을 한 권의 책으로 고스란히 옮겼다니 정말 반가운 소식이다. 공문서를 항상 작성해야 하는 공무원에게 이 책이야말로 필독서가 아닐까? 신규 공무원을 위한 개념편과 기초편부터 선배 공무원을 위한 심화편까지 공문서 작성을 한 번에 끝내고 싶다면 이 책을 주목하라!

진동규(도로교통공단 교육본부 차장)
기관마다 공문서 작성 원칙을 정해두고 있는 경우가 많다. 그런데 낡은 표현이거나, 일본식 표현, 어려운 한자어 등으로 어색하고 이해하기 어려운 내용이 많다. 이 책은 중요한 사항을 명확하게 작성하는 방법을 알려준다. 책뿐 아니라 재미와 감동이 함께하는 선생님의 강의도 강력 추천한다.

조성제(대구한의대학교 경찰행정학과 교수(법학 박사))
지금까지 ‘공문서 작성법’에 관한 책이 없었다는 사실이 놀랍다. 참고할 만한 책이 없어서 기관의 실무자들이 관행에 따라 공문서를 생산하고 있다. 원칙이 무엇인지도 모른 채 말이다. 이 책은 공문서를 처음 작성하는 사람은 물론 경력이 오래된 사람들에게도 공문서 작성의 기본과 원칙을 일깨워준다.

추천사
머리말

1부 개념편
1. 공공언어와 공문서
2. 공문서 작성의 원칙
3. 공문서 작성 시 적용하는 규정의 우선 순위
4. 공문서의 서식
5. 기본선과 한계선
6. 항목 기호와 특수 기호
7. 공문서의 작성 방법 개선 · 시행
8. 〈[개정] 한눈에 알아보는 공공언어 바로 쓰기〉 활용법

2부 기초편
1. 항목 표시의 원칙
2. 첫째 항목 기호 ‘1.’의 위치
3. 둘째 항목 기호 ‘가.’의 위치
4. 항목이 두 줄 이상일 때 정렬 방법
5. 항목 기호와 항목 내용 사이 띄어쓰기
6. 항목이 하나만 있는 경우 항목 기호 표시
7. 항목과 항목 사이 띄어쓰기
8. 날짜 표기법
9. 연도를 생략할 때
10. 관련 근거에 ‘호’를 붙여야 하나요?
11. ‘위 호 관련’은 올바른 표기입니까?
12. ‘만전을 기하여 주시기 바랍니다’
13. ‘적극 협조해 주시기 바랍니다’
14. ‘다음과 같이’, ‘아래와 같이’
15. ‘산출 내역’, ‘예산 교부 내역’에서 ‘내역’은 어떻게 바꿔 써야 하나요?
16. 표에서 ‘이하 빈칸’은 언제 써야 하나요?
17. 금액 표기의 원칙
18. 시간 표기법
19. ‘붙임’과 ‘1부’를 정확하게 표기하는 방법
20. 표나 문장으로 끝났을 때 ‘끝’ 표시
21. ‘수신자’와 ‘쪽 번호’ 표시
22. 물결표(~)와 붙임표(-)
23. ‘2023. 3. 1.자’ 띄어쓰기가 맞나요?
24. ‘우리 기관’과 ‘우리나라, 우리말, 우리글’
25. ‘귀 기관’과 ‘귀사, 귀교, 귀댁’
26. ‘신청 건’과 ‘사업명’
27. ‘서울과 부산 간’과 ‘이틀간’
28. ‘계약 시’와 ‘기본계획상’의 띄어쓰기
29. ‘~중’의 띄어쓰기
30. 단위명사와 의존명사
31. 관형사와 접두사의 띄어쓰기
32. 보조용언 띄어쓰기
33. 구분하여 작성하기
34. 사용에 주의해야 할 표현
35. 차별적 표현 삼가기
36. 이해하기 쉬운 우리말 사용하기
37. 외래어, 외국어 표현 삼가기
38. 그 밖에 다듬어 써야 할 표현들

3부 심화편
1. 공문 제목 앞에 ‘긴급’, ‘제출’, ‘알림’ 등의 핵심 용어를 표시해야 하나요?
2. ‘계획’과 ‘계획(안)’의 차이가 무엇인가요?
3. ‘귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다’라는 인사말을 꼭 적어야 하나요?
4. ‘관련’과 ‘귀 기관의 무궁한 발전을 기원합니다’ 중 먼저 써야 하는 것은?
5. 관련 근거가 두 줄 이상인 경우 정렬 방법은?
6. 항목이 하나만 있는 경우 특수 기호‘-’를 쓰는 것이 올바른 표기인가요?
7. 공문 제목은 큰따옴표? 작은따옴표?
8. ‘1. 관련’과 ‘2. 위 호와 관련하여’는 중복된 표기인가요?
9. ‘실시하다’를 ‘하다’로 순화해서 써야 하나요?
10. ‘홈페이지에 탑재하다’가 올바른 표기인가요?
11. ‘~호 관련입니다’는 올바른 표기 방법인가요?
12. ‘하오니/하니’, ‘위하여/위해’, ‘하여야/해야’ 모두 사용할 수 있나요?
13. ‘개선방안’, ‘기대효과’, ‘행정사항’의 띄어쓰기는?
14. ‘제출 기한’ 뒤에 ‘까지’를 적으면 중복된 표기인가요?
15. ‘해당사항 없음을 제출합니다’는 올바른 표기 방법인가요?
16. 표 오른쪽 위에 단위를 표기하는 방법은?
17. 표의 양쪽 테두리 선은 없어야 하나요?
18. 본문에서 표의 정확한 위치는?
19. 표를 그리다가 중간에 끝났을 경우 ‘끝’ 표시는?
20. 표의 중간에서 기재 사항이 끝나는 경우 표기하는 ‘이하 빈칸’을 ‘아래 빈칸’으로 순화해서 작성해야 하나요?
21. 공문 제목에서 ‘2022년’을 ‘2022.’으로 마침표를 사용할 수 있나요?
22. ‘2022년도’, ‘2022년’, ‘2022’ 차이가 뭐죠?
23. ‘붙임 참조’가 맞나요,‘붙임 참고’가 맞나요?
24. 붙임으로 한글 문서 10개를 압축(ZIP) 파일 1개로 첨부했을 때 ‘1부’인가요, ‘10부’인가요?
25. ‘별도 송부’의 올바른 표기 방법은?
26. 붙임의 이름을 작성할 때 파일명 그대로 다 적어야 하나요?
27. 붙임 파일명이 길어져서 두 줄 이상인 경우 정렬 방법은?
28. 의견 조회 공문에서 본문이 참고표(※) 문장으로 끝났을 경우 ‘끝’ 표시는?
29. 참고표(※) 문장으로 시작할 때 참고표의 정렬 위치는?
30. 개인정보 관련 ‘유의 사항’이나 발송 기관 관련 ‘안내 문구’의 위치는?
31. 내부결재 문서에서 ‘예산 과목’ 또는 ‘지출 과목’을 표기할 때 쓰는 문장부호는?
32. 산출 내용을 작성할 때 사용하는 부호(·, ※, +, ｘ)의 띄어쓰기는?
33. 경력 사항이나 명칭 변경과 관련된 ‘구’, ‘전’, ‘현’ 등은 어떻게 표기해야 하나요?
34. 한계선에서 문장의 어절이 한 글자씩 어색하게 다음 줄로 나눠지는 경우는?
35. 법령문에서 ‘조, 항, 호, 목’ 번호의 띄어쓰기는?
36. 이름을 나열할 때 이름이 한 글자인 경우 띄어쓰기는?
37. 접속사 앞뒤에 쉼표를 찍는 것과 안 찍는 것
38. 소제목 정렬은 양쪽 배분해야 하나요?
39. 국립국어원 표준국어대사전 활용 방법

부록 1 공문 바로잡기 첨삭 사례 20
부록 2 가장 많이 사용하는 공문서 대표 서식 20
참고 사이트

「국어기본법」에서 모든 공문은 한글로 작성해야 한다고 되어 있습니다. 단, 뜻을 정확하게 전달하거나, 낯선 전문용어 및 신조어의 경우에는 한자나 외국 문자를 함께 쓸 수 있습니다. 〈행정업무운영 편람〉에서는 외국 문자를 표기해야 할 경우 ‘정보 기술(IT)’, ‘업무 협정(MOU)’처럼 괄호 안에 병기 하라고 안내하고 있습니다.

문서 작성의 일반원칙
첫째, 문서의 모든 처리 절차는 전자적으로 처리해야 합니다.
둘째, 「국어기본법」의 어문 규범을 준수해야 합니다.
셋째, 국민이 이해하기 쉬운 용어를 사용해야 합니다.

「국어기본법」 제14조(공문서 등의 작성·평가)
① 공공기관 등은 공문서를 일반 국민이 알기 쉬운 용어와 문장으로 써야 하며, 어문 규범에 맞추어 한글로 작성하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정한 경우에는 괄호 안에 한자 또는 다른 외국 글자와 쓸 수 있다.

1부 : 개념편,
2. 공문서 작성의 원칙, 20p

항목 기호는 1. → 가. → 1) → 가) → (1) → (가) → ① → ㉮ 순서대로 작성하고, 필요한 경우 □ ○ - · 등의 특수 기호로 표시할 수 있습니다.

1부 : 개념편
6. 항목 기호와 특수 기호, 30p

‘만전을 기하여’처럼 어렵고 상투적인 한자식 표현은 ‘허술함이 없도록 하여’라는 쉬운 표현으로 바꿔 씁니다. 하지만 실무자 입장에서는 ‘만전을 기하여’ 대신에 ‘허술함이 없도록 하여’란 표현을 쓸 용기가 나지 않는 것이 사실입니다.
‘허술함이 없도록 하여’란 표현이 언뜻 보면 너무나 허술해 보여서 왠지 이 표현 그대로 쓰면 상사에게 결재받지 못할 것 같은 느낌이 들기 때문입니다. 그런 분들은 ‘만전을 기하여’ 대신에 ‘최선을 다하여’, ‘철저히 대비해’ 등의 표현을 쓰면 됩니다.
2부 : 기초편
13. ‘적극 협조해 주시기 바랍니다‘ , 67p

~린이 ？(해당 분야) 초보(자)/입문자
최근 ‘어떤 것에 입문하였거나, 실력이 낮은’의 뜻으로 ‘어린이’의 ‘어’를 떼어내고, 그 자리를 일부 명사의 첫 글자 등으로 교체하여 주식 투자 초보자를 ‘주린이’, 요리 초보자를 ‘요린이’라고 하는 등 여러 분야에서 초보자를 ‘-린이’라고 표현하고 있습니다.
이처럼 아동에 대한 부정적인 고정관념이나 편견을 조장·강화할 수 있는 표현이므로 공문서 등을 작성할 때, ‘-린이’라는 표현 대신 ‘(해당 분야) 초보(자)/입문자’ 등으로 바꾸어 사용합니다.

2부: 기초편
35. 차별적 표현 삼가기, 119p

일반적으로 ‘~호와 관련됩니다’, ‘~호와 관련된 문서입니다’, ‘~호와 관련합니다’, ‘~호 관련입니다’와 같이 대표적인 표현 방법은 4가지입니다.
‘~호와 관련됩니다’, ‘~호와 관련된 문서입니다’, ‘~호와 관련합니다’는 올바른 표기 방법입니다. 다만, ‘~호 관련입니다’는 “어색한 표현이다”라는 의견과 “쓸 수 있는 표현이다”라는 의견 차가 있습니다.
위와 같은 표현을 쓰고자 한다면 행정안전부의 〈행정업무운영편람〉에서 예시문으로 명확하게 제시하고 있는 ‘~호와 관련됩니다’로 작성하면 절대 틀릴 일이 없습니다.
3부: 심화편
11. ‘~호 관련입니다’는 올바른 표기 방법인가요?, 143p

공문서에서 이름을 나열할 때 대상자 명단에 일반적인 세 글자가 아닌 ‘선’씨인 ‘우진’과 ‘남궁’씨인 ‘억’, ‘이’씨인 ‘정’이 포함되어 있다고 한다면 띄어쓰기를 어떻게 해야 할까요?
성과 이름은 아래와 같이 붙여쓰기가 원칙입니다.

참석 대상자: 홍길동, 이철수, 선우진, 남궁억, 이정(원칙)

다만, 이렇게 작성하면 ‘선-우진’인지 ‘선우-진’인지, ‘남-궁억’인지 ‘남궁-억’인지 혼동할 우려가 있으므로 한 글자 성이든 두 글자 성이든 성과 이름을 분명하게 밝힐 필요가 있을 때는 아래와 같이 띄어 쓸 수 있습니다.

참석 대상자: 홍길동, 이철수, 선∨우진, 남궁∨억, 이정(허용)

3부: 심화편
34. 이름을 나열할 때 이름이 한 글자인 경우 띄어쓰기는? 178p