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하고 싶은 말의 90%를 버려라!
말하기ㆍ쓰기 연구소장이 전수하는 3단계 요약의 기술

횡설수설에서 명쾌한 한마디로
자신감 없는 태도에서 확신에 찬 말하기로

말을 잘하는 사람과 못하는 사람의 결정적인 차이는 뭘까? 바로 핵심을 짚어 내는 ‘요약력’에 달렸다. 친구와 대화할 때, 상사에게 업무 성과를 보고할 때, 처음 본 사람에게 길을 설명할 때 의식의 흐름에 따라 이야기를 늘어놓지는 않는가? “그래서 결론이 뭐야?”, “더 구체적으로 말해 줄래?”라는 말을 자주 듣는다면 당신은 핵심을 놓친 것이다. 나의 말과 글이 상대방에게 잘 전달되려면 하고 싶은 말의 90%를 버리고 핵심만 남겨야 한다.

요약력이란 ‘죽어도 이것만큼은 말해야지!’ 하는 것을 찾아내는 힘이다. 정보가 넘쳐나고 일의 방식, 가치관, 라이프 스타일이 빠르게 변화하는 시대에서 하나부터 열까지 전부 설명하는 것은 상대방의 시간을 뺏는 이기적인 행위다. 게다가 알고 있는 것마저 제대로 전달하지 못한다면 좋은 기회가 찾아와도 매번 놓치기 쉽다. 반면 핵심만 말하는 법을 터득하면 의사소통이 원활해지고 업무 효율이 높아진다. 갑자기 질문을 받아도 정확한 답을 내놓을 수 있어 ‘뭘 해도 잘할 사람’으로 인정받고 어디에나 꼭 필요한 사람이 된다. 특히 오늘날 온라인 회의, 메일, 화상 채팅 등 비대면 소통이 필수가 되자 핵심만 말하는 능력은 더욱 중요해졌다. 핵심만 말할 수 있다면 당신 곁에는 자연스럽게 좋은 사람, 정보, 기회가 모인다. 요약력이 인생의 성공 도구가 되는 것이다.

말하기ㆍ쓰기 연구소장인 저자는 25년간 3,300건 이상의 취재 경험과 현재까지도 활발한 집필 활동으로 양질의 전달 노하우를 쌓았다. 《횡설수설하지 않고 핵심만 말하는 법》은 저자의 노하우가 고스란히 담긴 책이며 말과 글에서 핵심을 놓치지 않고 신속하고 정확한 커뮤니케이션으로 최대한의 성과를 얻는 ‘3단계 요약의 기술’을 안내한다. 1단계 ‘정보 수집’은 양질의 정보를 얻는 법을, 2단계 ‘정보 정리’는 정보를 분류하고 우선순위를 정하는 법을, 3단계 ‘정보 전달’은 상대방에게 간결하게 전달하는 법을 소개한다. 누구든 이 3단계만 거치면 정보의 핵심을 파악하고 자신의 주장을 효과적으로 전달할 수 있게 된다. 더 이상 횡설수설하고 싶지 않다면, 명확하고 빠른 의사소통 능력을 갖고 싶다면 핵심만 말하는 요약의 기술을 체득하라! 신속하고 간결한 대화를 몸에 익히면 당신은 일과 일상에서 호감을 얻고 기회를 잡는 사람으로 거듭날 것이다.

“대체 무슨 말이 하고 싶은 거야?”
횡설수설하는 사람 VS 핵심만 말하는 사람
상사가 업무 상황을 물어보면 두서없이 하루 일과를 늘어놓는 사람, 대화 도중 뜬금없이 자기만 아는 이야기를 하는 사람, 어떤 주제든 하나부터 열까지 전부 설명하는 사람에게는 공통점이 있다. 말에 ‘핵심이 없다’는 것이다. 이들은 애초에 질문의 의도를 파악하지 못했거나 머릿속의 정보를 효과적으로 정리하고 전달하는 법을 몰라서 횡설수설한다. 이런 전달 습관은 상대방에게 신뢰를 주지 못해 회사에서 ‘일을 못하는 사람’, 인간관계에서 ‘대화하기 싫은 사람’이라는 평판을 얻기 쉽다.
반면 핵심만 말하는 사람은 ‘함께 일하고 싶은 사람’, ‘대화하고 싶은 사람’이라는 긍정적인 평판을 얻는다. 이들은 정보를 간결하고 정확하게 전달한다. 만약 고객 센터의 상담원이 접수된 불만 사항을 정리하지 않고 그대로 수리 기사에게 전달하면 어떨까? 불필요한 이야기를 주고받느라 시간이 낭비될 것이다. 이처럼 상대방에게 필요한 정보만 전달할 수 있다면 업무 효율이 증가할 뿐만 아니라 일상생활의 모든 의사소통이 훨씬 매끄러워진다.

모으고, 골라내서, 중요한 것만 남기는
3단계 요약의 기술
한 번에 정확히 전달하고 싶다면 하고 싶은 말의 90퍼센트를 버려라! 핵심을 짚어 내는 습관은 ‘요약력’만 기른다면 누구나 후천적으로 단련할 수 있다. 요약력이란 ‘죽어도 이것만큼은 말해야지!’ 하는 것을 찾아내는 힘이다. 당신이 횡설수설하는 이유는 말주변이 없어서가 아니라 정보의 핵심을 짚어 내고 간결하게 전달하는 법을 모르기 때문이다. 화려한 언변이 없어도 요약의 기술을 갈고닦는다면 당신은 핵심만 말하는 유능한 사람으로 거듭날 수 있다.

■1단계 ‘정보 수집’
양질의 정보가 좋은 요약을 만든다. 회사 상사, 부하, 동료, 거래처 혹은 친구와 가족 등 타인과의 커뮤니케이션이 모두 정보 수집의 현장이다. 이때 어떤 정보를 얻느냐에 따라 요약의 질이 달라진다. 정보 수집 단계에서는 일상에서 양질의 정보를 모으는 구체적인 방법을 소개한다. ‘뇌에 정보 안테나 세우기’, ‘의심을 해소하는 질문법’, ‘편견을 막는 메타 인지력 높이기’ 등은 좋은 정보를 얻기 위해 실생활에서 쉽게 써먹을 수 있는 실용적인 방안들이다.

■2단계 ‘정보 정리’
우선순위를 모르니까 횡설수설 말한다. 정보 정리 단계에서는 1단계에서 얻은 정보를 그룹별로 분류하고 우선순위를 매기는 등 정보를 효과적으로 정리하는 방법을 소개한다. 정보에 이름표를 붙이고 그룹별로 나누는 연습, 중요한 순서대로 말하는 연습을 한다면 어떤 상황에서든 그때그때 최적의 정보를 꺼낼 수 있다. 상대방의 니즈를 충족하고 싶다면 반드시 정보 정리 과정을 거쳐야 한다.

■3단계 ‘정보 전달’
유능한 사람은 과부족 없이 말한다. 정보 전달 단계에서는 지금까지 모으고, 골라낸 정보를 ‘말하기’, ‘쓰기’의 형태로 바꾸는 법을 소개한다. 전달에서 가장 중요한 것은 ‘간결함’이다. 업무 보고, 길 안내, 설득 등 비즈니스 현장과 일상생활에서 자주 겪는 상황을 제시하고 핵심만 말하는 각종 대화법, 전달 노하우를 배운다. 나의 말하기 습관 중 전달을 방해하는 요소는 무엇인지 살펴보고 이를 개선한다면 당신의 소통 능력은 눈에 띄게 달라질 것이다.

자신감 없는 태도에서 확신에 찬 말하기로
내 삶에 필요한 것만 남기는 요약의 힘
핵심만 말할 수 있다면 일상이 훨씬 만족스러워진다. 상사에게 업무를 보고할 때, 중요한 회의 자리에서 상대방을 설득할 때, 일상에서 친구와 이야기를 주고받을 때 횡설수설하지 않고 자신감 있게 말한다면 호감은 물론이고 원하는 결과를 얻을 수 있을 것이다.
요약하는 능력을 갈고닦으면 당신은 핵심만 전달하게 된다. 핵심은 가장 먼저 말해야 할 1순위다. 일 잘하는 유능한 사람이 되고 싶은가? 신뢰와 호감을 얻는 말하기를 배우고 싶은가? 그렇다면 핵심을 놓치지 않는 ‘요약력’을 길러라. 그동안 “무슨 말이 하고 싶은 거야?”라는 말을 자주 들었다면, 많은 생각을 어떻게 표현해야 할지 고민이었다면, 보고할 때마다 머릿속이 하얘져 횡설수설했다면 ‘죽어도 꼭 전해야 할 말’을 떠올려 보자.
‘모으고, 골라내서, 중요한 것만 남기는’ 3단계 요약의 기술을 적극적으로 활용하면 삶에 꼭 필요한 것들만 남기는 힘이 생긴다. 이 능력으로 당신의 평판은 업그레이드되고 자연스럽게 돈, 사람, 정보 등의 자원이 따라올 것이다.

들어가는 말│ 요약력의 차이가 인생의 차이를 만든다

준비 단계: 누구에게, 무엇을, 어떻게 전달할 것인가?
요약을 잘해야 살아남는 시대가 왔다
횡설수설하는 사람 VS 핵심만 말하는 사람
죽어도 말하고 싶은 딱 한 가지가 있다면
핵심만 전달하는 3단계 요약의 기술
사람을 끌어당기는 말에는 목적이 있다
하고 싶은 말 대신 듣고 싶은 말로
반응은 추측하는 게 아니라 이끌어 내는 것이다
요약할 양을 확인하라
표정과 행동까지 요약해야 정확하다
핵심만 말하는 TIP! 3단계 요약의 기술 한눈에 보기

1단계: 정보 수집
양질의 정보를 모아라
정보의 질이 좋아야 좋은 요약을 한다
정보가 술술 들어오는 안테나 세우기
적극적으로 의심하고 질문하라
신뢰를 얻는 3가지 질문 ‘왜’, ‘어떻게’, ‘만약에’
확인은 닫힌 질문, 아이디어는 열린 질문
맹신하는 태도는 독이다
정보의 본질을 파악하라
사람의 성격을 정리하면 관계가 보인다
머릿속의 정보 네트워크를 강화하는 법
핵심만 말하는 TIP! 책은 어떻게 요약할까?

2단계: 정보 정리
정보를 그룹으로 나눠라
목표부터 시작해서 거꾸로 정리하라
정보에 이름표를 붙이는 ‘그룹화 사고’
죽어도 이 말만은 꼭! ‘우선순위 사고’
우선순위를 모르니까 횡설수설 말한다
핵심을 절대 놓치지 않는 정보 정리법
핵심만 말하는 TIP! 정보도 갱신이 필요하다

3단계: 정보 전달
상대방에게 간결하게 전달하라
유능한 사람일수록 과부족 없이 말한다
지루한 서론은 과감히 버려라
‘줄기→가지→잎’의 순서로 말하라
어떤 질문도 딱 한마디로 대답하는 법
만능 대화법 ‘용건+결론 우선형’
할 말이 많아도 문제없는 ‘열거형’
애매한 표현은 빼고 구체적인 키워드를 넣어라
상대방이 이해했는지를 꼭 확인하라
1초 만에 요점을 파악하는 2가지 조건
신문 기사는 어떻게 요약할까?
두 번 읽을 필요 없는 도표 정리법
듣자마자 이해되는 설명의 달인 되기
비슷한 것끼리 묶어서 ‘추상도’를 높여라
전달을 잘하는 사람은 비유도 잘한다
정보를 왜곡하는 말버릇을 찾아라
나의 말하기를 객관적으로 파악하는 법
SNS로 140자 글쓰기를 연습하라
핵심만 말하는 TIP! 전달할 때 ‘애정’과 ‘열정’을 담기

나가는 말│ 인생에 꼭 필요한 것만 남기기 위하여

요약력이란 정보의 핵심을 파악하고, 때와 장소에 맞게 간결하고 논리적으로 전달하는 능력입니다. 약 2시간짜리 영화에서 얻을 수 있는 정보의 양은 방대합니다. 핵심을 정리하지 않으면 이야기는 십중팔구 지루해집니다. 반면 방대한 정보 속에서 핵심을 꺼내는 사람은 상대방의 흥미를 이끌어 냅니다. 전자는 ‘요약을 못하는 사람’이고, 후자는 ‘요약을 잘하는 사람’입니다.
-8쪽 ‘요약력의 차이가 인생의 차이를 만든다’에서

지금 시대는 일의 흐름도, 시장의 트렌드도 10년 전에 비해 극적으로 빨라지고 있습니다. 뿐만 아니라 상식, 가치관, 일과 삶의 방식도 굉장한 속도로 변화하고 있습니다. 비즈니스 현장만 살펴봐도 업무와 회의 시간이 점차 단축되고 있습니다. 즉, 정보를 빠르고 정확하게 요약하는 능력이 점점 더 중요해지는 것입니다.
-22쪽 ‘요약을 잘해야 살아남는 시대가 왔다’에서

정보 전달 단계에서 가장 중요한 것은 ‘간결하게’ 전달하는 것입니다. 그러기 위해서 가장 이상적으로는 정보의 90퍼센트를 버려야 합니다. 전달은 ‘무엇을 전달할지’만큼이나 ‘무엇을 전달하지 않을지’를 정하는 것도 중요합니다. 정보 전달을 못하는 사람은 하나부터 열까지 다 말하거나 순서를 생각하지 않고 횡설수설합니다. 그 결과 상대방에게 부담을 주게 되죠.
-37쪽 ‘핵심만 전달하는 3단계 요약의 기술’에서

스포츠든, 게임이든, 여행이든 어떤 주제든지 당신이 지금 열중하고 있는 일이라면 1시간이든 2시간이든 편안하게 이야기할 수 있을 것입니다. 왜냐하면 당신에게는 많은 정보가 있기 때문입니다. 그러나 만약 지금 누군가가 “에티오피아의 경제 상황을 설명해 주세요”라고 요구한다면 당신은 잘 대답할 수 있을까요? 아마 편안하게 이야기할 수 없을 것입니다. 평소에 관심 있는 주제가 아니라면 당신에게 충분한 정보가 없기 때문입니다.
-61쪽 ‘정보의 질이 좋아야 좋은 요약을 한다’에서

본질을 파악하기 위해서는 ‘관찰력’과 ‘통찰력’이 필요합니다. 앞서 이야기했듯이 ‘관찰력’은 어떤 것의 상황이나 모습 등 ‘눈에 보이는 정보’를 주의 깊게 보는 힘을 말합니다. ‘통찰력’은 눈에 보이는 정보를 토대로 ‘눈에 보이지 않는 본질’을 꿰뚫는 힘을 말합니다. 나무에 비유하자면 줄기나 잎은 관찰력으로 볼 수 있고, 땅 아래의 뿌리는 통찰력으로 볼 수 있습니다.
-84쪽 ‘정보의 본질을 파악하라’에서

뇌에 저장된 정보는 늘 갱신할 수 있어야 합니다. 특히 빠르게 변화하는 현대 사회에서는 정보가 금방 옛것이 되고 유통 기한도 점점 짧아지기 때문입니다. 정보는 생물입니다. 시시각각 변화하며 진화를 거듭합니다. 유통 기한이 지난 정보를 전달하면 ‘시대착오적이다’, ‘근거가 부족하다’라고 여겨지기 쉽습니다.
-126쪽 ‘정보도 갱신이 필요하다’에서

갑자기 사건의 일부분이나 사소한 에피소드를 이야기하는 사람이 있습니다. 이들에게는 당장 전달하고 싶은 이야기겠지만 듣는 입장에서는 뜬금없는 말이라 이해하기 어렵습니다. 그 주제에 관한 기초 지식이 없다면 더더욱 이야기를 따라갈 수 없을 것입니다. 듣는 사람은 전체적인 이야기를 알고 싶어 합니다.
-137쪽 ‘‘줄기→가지→잎’의 순서로 말하라’에서

하고자 하는 말을 잘 전달하지 못하는 사람은 ‘자신이 알고 있는 것을 상대방도 알고 있을 것’이라고 착각합니다. 하지만 실무와 관련된 대화에서는 적극적으로 말을 보충하고 의식적으로 구체적인 숫자와 고유 명사를 사용해야 합니다. 아무리 요약을 잘해도 상대방이 이해하지 못하면 의미가 없습니다. 중요한 것은 상대의 능력(지식 수준, 이해력, 상상력 등)을 과신하지 않는 것입니다. 오히려 ‘조금 의심하며 접근하는 정도’가 ‘딱 좋은 정도’입니다.
-159쪽 ‘애매한 표현은 빼고 구체적인 키워드를 넣어라’에서

말끝마다 특유의 버릇이 있는 사람은 스스로를 되돌아볼 필요가 있습니다. 터무니없이 단정만 하는 사람은 관찰력이나 분석력이 부족할 수 있습니다. 이들은 단정하는 표현을 써서라도 ‘일을 잘하는 사람’으로 평가받고 싶은 걸지도 모릅니다.
반대로 완곡한 표현만 하는 사람에게는 ‘일을 책임지고 싶지 않다’는 마음이 숨어 있을지도 모릅니다. 말, 특히 어미에는 그 사람의 태도가 반영되기 쉽습니다. 어미를 적절하게 사용하기 위해서는 먼저 자신의 마음부터 정리해야 합니다.
-191쪽 ‘정보를 왜곡하는 말버릇을 찾아라’에서

중요한 것은 ‘요약하고 있는 상태’를 스스로 깨닫는 것입니다. 주위의 정보나 환경, 혹은 누군가의 노예가 돼서는 안 됩니다. 늘 주체적으로 정보와 마주하고 나에게 필요한 것만 골라내는 안목이 필요합니다. 결국 ‘요약력을 강화하자’는 말에는 ‘주체적으로 살자’는 뜻이 숨어 있습니다.
-203쪽 ‘내 삶에 꼭 필요한 것만 남기기 위하여’에서