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초보자의 신속·정확한 업무처리를 위한 총무업무서
ㆍ 회사에서 총무업무를 처음 접한 실무자
ㆍ 자산관리를 어떻게 해야 할지 모르는 실무자
ㆍ 문서관리를 어떻게 해야 할지 모르는 실무자
ㆍ 행사관리를 어떻게 해야 할지 모르는 실무자
ㆍ 비서업무를 어떻게 해야 할지 모르는 실무자
ㆍ 계약업무를 어떻게 해야 할지 모르는 실무자

본서에서는 회사에 입사해 총무가 해야 할 기본적인 핵심내용을 정리해 봄으로써‘아! 이런 일을 하는 부서가 총무이구나’하는 기본 개념에서부터 실제 업무를 하면서 부닥치는 부분과 실무테크닉을 제시해 주고자 다음의 내용으로 본서를 구성해 보았다.
ㆍ 총무가 회사에서 하는 구체적인 업무내용은 무엇인가?
ㆍ 사무실의 업무환경을 최적으로 관리하는 방법
ㆍ 건물, 비품, 자동차, 소프트웨어 등 회사의 자산을 관리하는 방법
ㆍ 문서의 작성과 보관 및 파일링시스템 의 운영방법 및 사규와 매뉴얼 관리방법
ㆍ 시무식, 종무식, 워크숍, 체육대회 등 행사의 운영과 관리방법
ㆍ 계약서와 인장 및 주주총회, 이사회의 운영방법
ㆍ 의전, 전화응대, 경조사, 출장준비, 골프예약 등 각종 비서업무
ㆍ 법인의 본점, 지점 등기에서부터 대표이사 주소변경, 임원의 취임, 중임, 퇴임 등기까지 법인의 필수 등기업무

제1장 총무는 무슨 일을 해야 하나?

01. 총무담당자가 갖추어야 할 능력
┖ 경영자의 업무 보좌 기능
┖ 부서 간 조정 기능
┖ 사내활동 지원 기능
┖ 대외절충 기능
┖ 자산관리 기능
02. 총무의 업무분장

제2장 사무환경관리

01. 사무와 사무관리
┖ 사무란 무엇을 말하는가?
[사례] “사무의 기능”
[사례] “사무의 특징”
사무관리
정의, 목적
사무관리 기능
사무관리 과정
┖ 사무표준화
정의
목적
대상
구비조건
효과
02. 사무실 환경관리
┖ 사무실의 위치와 건물선택
[사례] “사무실 임차 시 주의해야 할 법적 문제”
┖ 사무실의 배치
사무실 배치의 원칙
책상 배치 방식
┖ 사무기기의 구입과 관리
기기 구입
[사례] “기기구입 시 고려 사항”
[사례] “기기 유지 관리요령”
사무기기의 사용
┖ 사무환경
채광
[사례] “채광에서의 유의사항”
조명
열환경(온도, 습도)
음환경(소리)
공기환경
색채 환경
공간 환경
03. 사무실 환경개선
┖ 기존 사무실의 문제점
┖ 사무실 환경개선의 필요성
┖ 사무실 환경개선 단계
준비 단계
조사 분석 단계
계획 단계
실시설계 단계
설계완료
┖ 사무공간의 구분/환경계획
사무공간
면적 산출기준
사무환경 계획
04. 사무실 이전관리
┖ 사무실 선택 시 체크 포인트
┖ 사무실 계약 시 체크 포인트
┖ 사무실 이전 시 체크 포인트

제3장 자산관리

01. 자산관리의 단계별 절차
┖ 자산의 취득 및 등록절차
┖ 재물조사
재물조사의 목적
조사실시전 협조 및 준비사항
재물조사반 편성
재물조사실시 방법
재물조사 처리결과
재물조사 후 조치사항(총책임자)
┖ 자산 변동 및 손·망실
02. 차량관리
┖ 운전자관리
운전자와 교통사고
운전자 관리규정
차량운행관리
┖ 차량관리
현금구매, 리스, 렌터카의 비교
신규차량
구차량의 처리
┖ 차량운행내역의 기록
차량사용신청
차량사용일지의 기록
┖ 차량주유
┖ 차량주차
┖ 차량의 수리 및 정비
┖ 자가운전
[사례] 법인차량 이전 준비서류
03. 비품, 소프트웨어 등 물품의 구매
┖ 비품, 소모품, 상품 등의 구매관리
구매의 책임과 담당
구매방법
구매승인권한
구매계약
구매원칙
┖ 소프트웨어 관리
소프트웨어 관리대상
회사 소프트웨어의 관리실태
정품소프트웨어 라이센서의 확보
소프트웨어 관리
[사례] 소프트웨어 저작권 상식
[사례] 자산의 관리번호 부여 노하우
04. 건물 등 부동산 관리
┖ 사무실의 임대차
사무실 계약 시
[사례] "임대인 준비사항"
[사례] "임차인 준비사항"
[사례] "사무실 임대차계약 시 꼭 알아야할 용어 "
사무실 이전 시
┖ 사무실 냉난방 관리
난방관리
냉방관리
┖ 사무실 청소 관리
┖ 사택관리
임차사택
자가사택
입주순위
입주절차
입주자 의무
입주자의 금지사항
퇴거
[사례] 법인이 사택으로 아파트 등 주택 임차 시 유의사항

제4장 문서관리

01. 문서관리가 왜 필요한가?
[사례] “문서관리의 원칙”
┖ 용어정의
┖ 문서관리의 기능과 작성원칙
┖ 문서의 종류
┖ 문서관리의 표준화
┖ 문서의 성립 및 효력발생 요건
┖ 문서의 접수
02. 문서의 작성요령
┖ 문서의 구성
┖ 문서작성 요령 및 주의사항
┖ 문서의 기안
┖ 문서작성의 일반사항
용지의 규격
용지의 지질 및 중량
용지의 여백
문서의 용어
용지 및 글의 색채
문서의 수정
항목의 구분
문서의 “끝”표시
첨부물의 표시
금액의 표시
문서의 면표시
┖ 문서의 주요항목의 작성방법
03. 문서의 접수 및 발송 방법
┖ 문서의 접수 및 발송
┖ 문서의 배부 및 반송
04. 문서의 관리방법
┖ 용어의 정의
┖ 문서의 관리
┖ 전자문서의 보존방법
┖ 문서표지의 기표방법
┖ 문서의 통제
05. 파일링시스템
┖ 파일링시스템의 기본원칙
┖ 파일링시스템에 임하는 자세
┖ 파일링시스템 용어의 정의
┖ 파일링 도구
파일링 비품분류
파일링 용품분류
┖ 파일링시스템 단계별 실무기법
파일링시스템의 실시단계
분류
파일링 방법(문서편철)
비규격 문서의 파일링
보관
06. 문서분류체계
07. 전자문서의 관리/보안
┖ 시스템 접속(사용자 인증)에 따른 관리/보안방안
┖ 작성에 따른 관리/보안방안
┖ 전송에 따른 관리/보안방안
┖ 보관에 따른 관리/보안 방안
┖ 폐기에 따른 관리/보안 방안
08. 회사 사규의 관리
┖ 법적으로 규제된 회사사규
┖ 기타 임의규정
┖ 사규의 작성법
┖ 규정 개정 시 조, 항, 호 등의 표기방법
09. 매뉴얼의 관리
[사례] '나'를 혁신시키기 위한 10가지 지침

제5장 행사관리

01. 연간 행사계획과 행사준비, 진행요령
[사례] “연간행사 계획 시 유의점”
┖ 행사기획의 절차
┖ 특별행사매너
02. 시무식과 종무식 경영방침발표회
┖ 시무식과 종무식
시무식
종무식
┖ 경영방침발표회
03. 워크숍의 준비와 진행
┖ 워크숍의 목적
┖ 워크숍의 기대효과
┖ 워크숍의 구성
┖ 워크숍 기획과 진행절차
[사례] “워크숍 기획안에 들어가야 할 내용”
워크숍 후보지 선정
워크숍 내용과 일정계획
예상 소요비용
┖ 워크숍 진행형태
┖ 워크숍 토론 및 발표
[사례] “워크숍의 효과적인 진행을 위해 필요한 사항”
┖ 워크숍 결과보고 및 설문지 작성
04. 체육대회
┖ 체육대회 장소 섭외
┖ 체육대회 시나리오
05. 의전
┖ 의전이란?
┖ 기념일 지원
┖ 경호 및 수행지원
[사례] 피드백이 없으면 성공적인 변화는 없다

제6장 계약·법률관리

01. 인장관리
┖ 인장의 종류
[사례] “법인인감, 사용인감, 직인의 차이”
┖ 인장의 신조 및 개각
┖ 인장의 규격
┖ 인장의 등록
┖ 인감의 날인절차 및 관리방법
┖ 인장의 반납
02. 주주총회의 개최 및 준비
┖ 주주의 기본 권리
┖ 주주총회의 역할
┖ 주주총회의 개최
┖ 주주총회 관련 준비물
┖ 주주총회 준비 일정표
03. 이사회 개최 및 준비사항
┖ 상무회
┖ 이사회의 개최준비
┖ 회의소집
┖ 회의진행
┖ 이사회의 의사 결의
┖ 의사록 작성
┖ 사후관리
04. 법인등기가 필요한 경우
05. 본점 이전등기
┖ 주주총회/이사회 결의
┖ 등기소 접수
┖ 사업자등록 정정신고
06. 임원 취임 변경 중임등기
┖ 취임등기
┖ 중임등기
┖ 퇴임등기
┖ 임원 변경등기 방법
07. 대표이사 주소변경 등기
08. 지점설치 이전 폐지등기
┖ 이사회 결의
┖ 등록면허세 신고 및 납부
┖ 등기신청

제7장 비서업무관리

01. 비서와 비서의 자질
┖ 민첩성과 침착성
┖ 적응력
┖ 정확성
┖ 분별력
┖ 기획능력과 융통성
┖ 능동적인 태도
┖ 친절
┖ 책임감과 포용력
02. 일정과 시간관리
┖ 효율적인 시간관리 방법
┖ 시간일정표의 용도
┖ 비서의 시간관리 요령
┖ 상사의 일정 및 시간관리 유의사항
03. 사무환경 관리
┖ 비품관리
┖ 소모품관리
┖ 집무실 정리 체크리스트
04. 전화응대
┖ 전화응대의 기본 원칙
┖ 전화를 걸 때 유의사항
┖ 전화를 받을 때 유의사항
┖ 전화 연결 응대
┖ 상사 부재 시 전화응대
┖ 기타 유의 사항
05. 방문객응대
┖ 내방객 응대
┖ 소개 예절
┖ 여러 가지 경우의 응대
06. 회의준비 및 운영
┖ 회의 중 비서의 업무처리
┖ Conference call(전화회의)
┖ 사후 처리
07. 출장준비 및 사후관리
┖ 출장업무
┖ 예약업무
┖ 출장일정표 작성과 출장 후 사후처리
┖ 출장보좌업무
┖ 해외출장
08. 정보관리
┖ 상사의 지시에 따른 정보수집 및 보고 방법
┖ 수집된 정보의 보고 요령
┖ 비서의 기밀유지와 보안
┖ 정보감각을 키우는 방법 10
09. 경조사
┖ 경사의 종류
┖ 조사의 종류
┖ 조문 시 복장
┖ 병문안
┖ 상사의 조치사항
┖ 상활별 경조사 문구
┖ 상사가 화환 조치를 원할 경우
10. 골프 및 각종 예약
┖ 공연, 식당, 교통편의 예약
┖ 예약 후 비서가 해야 할 일
┖ 식당 예약 시 유의할 사항
┖ 공연 / 영화 등의 예매 시 유의할 사항
┖ 골프 부킹

1. 총무담당자가 갖추어야 할 능력
총무관리는 그 영역이 명료하지 않은 경우가 많다. 회사에서 겉으로 드러내지 않고 열심히 일하는 부서, 모든 고충을 처리하는 곳 또는 기타 잡무에 속하는 모든 일을 하는 부서라는 인식이 강하다.
총무부는 회사 내에서 핵심부서로 꼽힌다. 중요하지 않은 부서가 없겠지만 총무는 회사 전체의 살림살이를 맡고 있는 까닭에 그 기능을 결코 과소평가할 수 없다. 총무부에서 일을 제대로 처리하지 못하면 회사 전체가 비틀거릴 수 있다.
총무업무의 본질은 경영자와 다른 부서에 대한 서비스 제공이며, 총무의 역할은‘관리와 조정’이다. 여기서 관리란‘경영자원인 사람, 물건, 돈, 정보 등을 가장 효과적으로 활용해서 기업의 목적을 달성하는 것’을 뜻한다.
다양한 총무의 업무를 기능별로 크게 나누면 다음과 같이 다섯 가지 범위가 된다.

2. 사무실 이전계획
임대차 계약 해약통보(2∼3개월 전)
입주해있는 빌딩의 입주계약서를 확인한 후에 건물주에게 이전의사를 통보한다. 이전통보는 계약서에 근거해서 일찍 하는 것이 좋다

전화이전수속(2개월전)
현 소재지 관할 전화국에 이전주소를 통보하면 되고, 전화 철거는 원하는 날짜에 해주므로 2∼3일전에 예약을 해두는 것이 좋다.

이전안내문 발송
새로 이사한 사무실에서의 기업활동이 원할해지기 위해서는 이전안내, 보고문에 만전을 기해야 한다. 안내장에는 필히 새 전화번호와 약도를 삽입한다.

우체국에 주소변경 연락
이전 후에도 이전 전의 주소로 편지나 서류 등이 발송되어 오곤 한다. 이전 전에 관할 우체국에 "주소 이전 신고용 엽서"를 이용해서 주소이전 신고를 해두면 된다.

3. 차량관리
자동차의 취득은 갑작스레 구입하지 말고 우선 어느 방법에 의한 이용이 좋은 지를 비교 ㆍ 검토해 보는 것이 좋다. 직접구매를 할 것인가? 리스(Lease)를 이용할 것인가? 렌터카를 이용할 것인가?
자동차의 취득에 수반되는 요구목적, 사용목적, 사용전망 상황 등에 종합적으로 판단해서 구입한다. 이는 고정자산의 경우와 마찬가지로서 사전정보 입수의 정확성, 매매교섭 절차와 계약방법의 적절성 등이 특히 중요성을 갖는다.
자동차의 보관 ㆍ 보수와 관련해서는 우선 주차장이 문제가 된다. 자사 구내에 여유가 충분한 주차장을 확보한 기업체는 별도로 치고, 좁은 주차장이라든가 임차 주차장 등의 경우는 치밀한 운영 ㆍ 관리가 필요하다. 차량의 보수는 자동차마다 보수 책임자를 정해놓고 책임 있게 관리시킬 필요가 있다.
자동차의 취득에 준하는 것으로서 이용취급과 직종, 자동차의 종류에 따라 차량검사료, 보험료 등의 비용 부담방법과 정도가 달라진다. 한편, 가솔린, 오일 등의 주입은 회사가 거래하는 지정 주유소에서 주입하는 것이 좋다.

4. 사택관리 중
회사는 필요한 경우 주택을 임차해서 직원에게 사택으로 제공할 수 있다.
임차사택은 전용면적기준 일정한 면적 범위 내에서 입주자의 부양가족의 수, 직급 등에 따라 규모를 조정할 수 있다.
입주자는 임차사택을 자기의 책임 하에 회사의 재산에 준해서 관리해야 한다.
임차보증금 또는 전세금에 대한 회수책임은 보증금(또는 전세금)지급부서가 부담한다.
입주자는 사택관리대장, 사택현황표의 변동사항을 작성해서 유지하고, 사택관리자인 총무부장에게 통보해야 한다.
입주자가 입주자격 상실, 퇴사의 사유로 임차사택을 퇴거할 경우에는 총무부장에게 통보해야 한다.
회사는 임차사택의 유지에 있어 다음 각 호의 비용을 부담하며, 이외의 비용은 입주자가 부담한다.
1. 회사부담
가. 임차보증금(또는 전세금) 및 채권보전비용
나. 업무 관련 전화가설 및 기기설치
다. 회사에서 인정하는 집기 및 비품
2. 입주자 부담
가. 전기료, 수도료, 오물수거료
나. 관리비
다. 기타 통상경비
임차사택에 대한 임차보증금 또는 전세금의 미회수 또는 입주자의 고의·과실로 인해 회사 재산이 감소하거나 회사가 비용을 부담한 경우에는 입주자는 회사의 손해를 배상해야 한다.

5. 문서관리 중
이메일은 기업/기관을 비롯한 일반 개인들이 사용하는 가장 보편화 된 업무 커뮤니케이션 도구이며, 문서의 전송수단이다. 따라서 회사 보안상의 문제가 발생할 수 있으므로 그룹웨어를 통해 통합적으로 관리하는 것이 좋다. 다만, 일정규모 이하의 기업은 그룹웨어가 없으므로 포털사이트 등에서 특정 이메일을 생성해 공용으로 사용하는 방법도 있다.
전자문서의 보안상 관리를 위해서는 이메일로 주고받는 문서의 시스템에 접속하고자 하는 사용자에 대해서는 반드시 인증과정을 거치도록 해야 한다.
또한 보관 된 이메일 내역에 대한 접근, 수정, 삭제, 열람에 대한 권한 통제와 관리가 필요하며, 폐기 시에는 해당 메일작성자 또는 관련부서에게 필요성 여부를 확인하는 승인절차가 필요하다.

6. 행사관리 중
행사를 준비할 때는 일시, 참가자, 장소, 행사내용, 행사목적 등 육하원칙과 비용을 감안해서 계획을 세운다.
위의 조건에 따른 행사기획의 줄거리가 잡히면 구체적으로 상세계획표를 작성한다. 먼저 전체 스케줄표를 작성한다.
장소, 행사 준비물품, 차량수단, 출연자 등을 구하기 위해 정신없이 뛰어야 하는 경우가 많으므로 여유 있게 전체 스케줄표를 작성 한 후 미리 준비해 둔다. 예를 들어 연말 호텔에서 송년회를 할 예정인 경우 몇 개월 전에 미리 예약을 해두지 않으면 안 된다.
행사 개최 일정, 장소 등이 결정된 다음에는 포스터, 사보 등으로 미리 고지한다. 그리고 꼭 참석했으면 하는 손님에게는 초대장을 보내 일정을 알리고 참석 여부를 미리 체크한다.
초대장 명단을 미리 작성해서 각 부서의 책임자에게 회람시킴으로써 누락되는 인사가 없도록 해야 한다. 또한 중요한 초대손님에 대해서는 사전에 접대할 담당자를 정해둔다.

7. 비서업무 중 전화응대
비서로서 전화응대 업무를 수행하기 위해서는 기본적으로 상사의 기호파악이 필요하다. 다음의 사항들을 미리 점검해 둔다면 효과적인 전화응대와 시간관리에 성공할 수 있다.
ㆍ 내 상사는 본인에게 온 전화를 모두 받는가? 그렇지 않다면 피하는 전화가 있는가?
ㆍ 상사와 자주 통화하는 사람은 누구인가?
ㆍ 통화를 원하지 않는 사람은 비서가 어떻게 응대하기를 원하는가?
ㆍ 용건을 여쭈지 않고 연결해도 되는 사람은 누구인가?
(인수인계를 통해 상사의 기호를 파악할 수 있다. 하지만 그러지 못했을 경우 상사께 여쭤보아야 한다.)