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“정리 한번 했을 뿐인데 연봉이 달라졌습니다!”

1,200만 독자의 삶을 바꾼 정리 컨설턴트 곤도 마리에와
미국 500대 기업의 생산성 멘토 스콧 소넨샤인이 들려주는
일 잘하는 사람의 7가지 정리 습관

★ 아마존이 선정한 ‘2020년 기대되는 비즈니스 도서’ ★
★ 『그릿』 앤절라 더크워스, 『오리지널스』 애덤 그랜트 강력 추천 ★

같은 일도 유난히 쉽게 해치우는 사람들이 있다. 방대한 업무량, 동시에 처리할 수 없는 여러 범주의 일, 촉박한 일정 등 남들과 똑같은 상황에서도 이들은 별다른 어려움 없이 맡은 일을 해낸다. 뿐만 아니라 쉽게 지치거나 ‘번아웃’ 되는 일도 없이, 필요한 순간에는 무섭게 몰입하고 휴식이 필요할 때는 편안히 즐긴다. 이렇게 할 수 있는 비결은 무엇일까?

1,200만 독자의 삶을 변화시키며 전 세계에 정리 열풍을 불러일으킨 곤도 마리에와 오랫동안 일과 삶의 균형을 연구해온 생산성 전문가 스콧 소넨샤인은 그 답으로 ‘정리’ 습관을 꼽는다. 여기서 정리란, 단순히 물건을 치우는 행동이 아닌, 일에서 최고의 성과를 내는 하나의 ‘루틴’을 의미한다. 눈에 보이는 어수선한 사무실 책상은 물론, 눈에 보이지 않는 시간과 결정, 관계, 회의, 팀 등 업무와 관련된 모든 영역에서 군더더기를 제거하고 꼭 필요한 것만 남기는 것이다.

이 책은 ‘일’의 영역을 디지털 데이터·시간·결정·인간관계·회의·팀 등 7가지로 나누고 업무를 효율적으로 관리하는 솔루션을 들려준다. 저자가 직접 컨설팅한 생생한 사례들도 다양하게 펼쳐진다.

너무 많은 업무가 놓여 있어 무엇부터 처리해야 할지 막막한가? 처음 일을 시작할 때의 열정은 어디론가 사라지고 그저 놓아버리고 싶은 마음뿐인가? 자신의 일이나 경력에 회의감이 든다면 지금이야말로 정리를 시작하기 딱 좋은 시기다. 얼어붙은 열정의 불씨를 되살리고 커리어에 놀라운 변화를 가져다줄 7가지 정리 습관을 지금 시작해보자.

“지금 당신의 일에는 ‘정리’가 필요합니다”
과부하 걸린 직장인을 위한 쉽고 빠른 심폐소생술,
일의 결과를 바꾸는 7가지 정리 습관

대부분의 직장인은 일터에서 적게는 8시간, 길게는 하루의 절반을 보낸다. 문제는 그 시간 동안 쉬지 않고 일하는데도, 처리할 것들은 계속해서 쌓여만 가고 시간은 부족하다는 사실이다. 하루하루 도장 깨기 하듯 눈앞의 일들을 해치우는 데 급급하다 보니 열정을 불태우기는커녕, 올바른 결정을 내리고 장기적인 계획을 세우기조차 쉽지 않다. 어느새 뒤죽박죽 엉켜버린 일과 삶의 질서를 되찾을 수는 없을까? 짧은 시간에 맡은 일을 완벽하게 처리하고 진정한 의미의 ‘워라밸’을 인생에 데려올 방법은 없는 걸까?

1,200만 독자의 삶을 바꿔온 세계 최고의 정리 컨설턴트 곤도 마리에와 글로벌 기업들의 생산성 코치 스콧 소넨샤인은 과부하 걸린 직장 생활에 대한 해결책으로 ‘정리’를 제안한다. 여기서 정리란 단순히 물건을 치우는 행동이 아닌, 최고의 성과를 낼 수 있는 가장 효율적인 일처리 방식을 의미한다. 너저분한 책상은 물론, 낭비하는 시간이나 쓸데없는 회의처럼 귀중한 시간과 에너지를 앗아가는 모든 군더더기를 걷어내고 본질에 집중하는 루틴이자 습관이다.

실제로 곤도 마리에는 정리를 시도한 사람들이 더 성공적으로 직장 생활을 해나가는 것을 목격해왔다. 정리를 통해 판매 실적이 20% 향상된 사람, 자신이 원하는 직장 생활을 깨닫고 더 나은 곳으로 이직한 사람, 서류를 정리하다 사업상의 문제를 발견하고 대담한 변화를 꾀한 사람 등 이들이 뭔가 남다른 점이 있어서 그러한 변화를 이뤄낸 것은 아니었다. 그저 눈앞에 있는 것을 살펴보며 불필요한 것은 걷어내고, 가장 중요한 것을 찾다 보니 그렇게 됐을 뿐이다.

일은 우리 삶의 많은 부분을 차지한다. 일하지 않고 살아갈 수 없다면 최소한 일하는 시간이 불행하다고 느끼지는 않아야 한다. 지금보다 훨씬 적은 시간과 에너지를 투입하고 최대의 성과를 얻고 싶은가? 그렇다면 이 책이 들려주는 7가지 정리 습관을 주목하자. 막막하고 답답했던 직장 생활은 물론, 인생의 극적인 변화를 경험하게 될 것이다.

창의성은 정돈된 환경일수록 빛을 발한다!
반짝이는 아이디어와 최고의 집중력을 부르는
효과적인 업무 공간 정리법

깔끔하게 정돈된 환경보다는 다소 어수선한 분위기에서 영감이 떠오를 거라고 생각하는 사람들이 많다. 하지만 지저분한 업무 공간은 우리 생각보다 훨씬 더 생산성을 떨어뜨린다. 과학자들은 다양한 연구를 통해, 잡동사니가 가득한 환경에서는 뇌가 주변에 널린 것들을 인지하고 처리하기에 바빠 당장 해야 할 일에 집중하지 못한다는 사실을 발견했다. 게다가 물건과 정보가 넘쳐나 감당 못할 지경이 되면 통제력을 잃고 제대로 된 결정을 내리기도 어려워진다.

그렇다면 어디서부터 어떻게 업무를 정리할 수 있을까? 세계 최고의 정리 컨설턴트인 곤도 마리에는 가장 자주 눈에 띄는 곳부터 정리할 것을 권한다. 바로 사무실 책상과 서랍이다. 대부분은 서류 파일과 문구류, 컵과 텀블러 등으로 책상이 너저분한 상태인 경우가 많다. 여기에 서랍을 열면 오래된 명함, 군것질거리와 건강식품, 일회용 수저 등 온갖 물건이 뒤죽박죽 섞여 있다. 가장 좋은 방법은 모든 물건을 꺼내어 카테고리별로 분류한 뒤 ‘한 번에 완벽하게 빠르게’ 정리하는 것이다. ‘오늘은 책상, 내일은 첫 번째 서랍’ 같은 식으로 시간 날 때마다 해서는 절대로 정리를 끝낼 수 없다.

이 책은 책상, 서랍, 캐비닛 등 각종 업무 공간을 차지하는 물건을 책·서류·명함·소품·추억의 물건처럼 몇 가지 범주로 나누고, 반드시 남겨야 할 것과 버려야 할 것을 똑똑하게 구분하는 법을 들려준다. 또 각 물건의 쓰임새와 특성에 맞게 수납하는 노하우는 물론, 정리 후 공간이 다시 지저분해지는 ‘정리 리바운드’ 상태에 빠지지 않는 팁도 자세히 소개한다. 정돈된 책상은 당신의 기분을 좋게 만들 뿐 아니라, 놀랍도록 생산성을 끌어올려줄 것이다.

가치 있는 것만 남기고 모두 던져버려라!
군더더기 업무부터 소모적인 결정과 의미 없는 관계까지,
나를 방해하는 모든 것을 끊어내고
필요한 순간에 영리하게 일하는 법

여기서 반드시 기억해야 할 것이 있다. 책상이나 서랍만 정리한다고 업무 정리가 끝나는 것이 아니라는 사실이다. 기술의 발달로 이메일과 파일, 온라인 계정 같은 디지털 잡동사니가 빠른 속도로 쌓인다. 거기에 참석해야 할 많은 회의와 잡다한 업무도 기다리고 있다. 그다지 중요하지도 않은 문제를 고민하느라 머리를 쓰고, 결국에는 일을 제때 끝마치지 못했다는 자괴감과 잔업만이 남는다. 이런 상황에서 필요한 것은, 당신을 둘러싼 그 많은 업무가 반드시 해야만 하는 일인지, 아니면 과감히 치워도 되는 일인지를 구분하고 가치 있는 것만 남기는 것이다.

이런 관점에서 이 책은 업무에 영향을 주는 요소를 ‘디지털 데이터·시간·결정·관계·회의·팀’으로 분류하고, 각 영역에서 꼭 필요한 일만 남길 수 있는 정리법을 공유한다. 넘쳐나는 디지털 데이터를 말끔하게 분류하고, 하루를 망치는 잡동사니 활동과 군더더기를 제거하며, 복잡한 삶에서 선택지를 최소화할 수 있게 하는 실용적인 솔루션들이다.

예를 들어, 결정해야 할 사항이 너무 많아 주의가 분산되고 정작 할 일은 못하고 있다면 다음과 같은 방법을 활용할 수 있다. 결정해야 할 것들을 중요도에 따라 나누자. 어느 브랜드 복사용지를 사용할지, 어떤 폰트로 보고서를 작성할지 등의 소소한 사항은 고민하는 대신 자동화 매뉴얼을 만든다. 매일 똑같은 터틀넥 셔츠를 입은 스티브 잡스나, 매일 아침 동일한 메뉴를 먹는 작가 팀 페리스처럼 말이다. 그런 다음에는 중간급 결정과 중대 결정을 한데 모아 다시 한 번 세세하게 분류한다. 얼마나 자주 내려야 하는 결정인지, 다른 누군가에게 위임할 수 있는 결정인지, 이 결정을 내리는 데 누가 가장 적합한 정보와 판단력을 갖추었는지 등을 파악해 버릴 것과 남길 것을 구분하는 것이다. 이렇게 하면 정말로 의미 있고 가치 있는 활동에 귀중한 시간과 에너지를 투여할 수 있다.

일이 달라지면 인생이 달라진다!
정말 중요한 것에 집중하는 삶을 위하여

정리의 목적은 ‘자신과 대화를 시작하는 것’이다. 정리를 통해 지금 자신이 왜 이 일을 하고 있으며, 어떤 방식으로 일하고 싶은지 고민하면서 스스로에게 가장 의미 있는 것을 찾아낼 수 있다. 어렵지 않다. 자신이 원하는 직장 생활을 그려보고, 버려야 할 것과 반드시 간직해야 할 것을 명확히 구분하며, 남긴 것에 더 많은 시간과 에너지를 쏟으면 된다.

직장에서 일어나는 모든 일에 만족하고 즐거울 수는 없다. 회사에는 따라야 할 규칙이 있고, 내 의지와 무관하게 결정을 내리는 상사가 있으며, 협력해야 할 동료들이 있기 때문이다. 그럼에도 불구하고 일을 정리하면 효율성과 자신감, 그리고 기대 이상의 성과를 얻을 수 있다. 이제 당신의 ‘일’을 둘러싼 모든 것을 말끔히 정리해보자. 그렇게 매일의 일처리가 달라지면 어느새 당신의 삶도 놀랍도록 변화되어 있을 것이다.

앤절라 더크워스(『그릿』 저자)
“일과 정리에 대한 새로운 관점, 그리고 실제 업무에서 활용할 수 있는 조언이 가득하다. 굉장하다!”

애덤 그랜트(『오리지널스』 저자)
“놀랍도록 실용적인 저자들의 통찰 덕분에 일 정리 습관이 부담스러운 업무가 아닌, 즐거운 놀이처럼 느껴진다.”

다니엘 핑크(『언제 할 것인가』 저자)
“시의 적절한 이 책은 당신의 책상에 쌓여있는 잡동사니와 숨 막히는 일정, 그리고 당신을 방해하는 인간관계를 없앨 수 있는 도구와 마음가짐을 선사한다.

1장 | 지금 당신에게는 ‘정리’가 필요합니다
책상 한번 정리했을 뿐인데 직장 생활이 달라졌다
잠재력을 끌어올리는 정리의 힘
지저분할수록 더 창의적이라는 편견
‘비물리적’ 공간 정리를 아십니까
정리는 한 사람의 인생을 바꾼다

2장 | 누구나 할 수 있다, 한 번에 완벽하게 빠르게
당신이 꿈꾸는 직장 생활은 무엇입니까
지저분함의 악순환에서 탈출하는 법
무엇을 버리고 무엇을 남길 것인가
최고로 몰입할 수 있는 환경 만들기
ㆍ축제의 정리’를 시작하라

3장 | 성과를 끌어올리는 가장 간단한 기술_ 업무 공간 정리하기
책 정리 : 나만의 가치를 발견하는 과정
서류 정리 : 전부 버린다는 각오로 살펴보기
명함 정리 : 반드시 간직해야 하는 것만 남기기
소품 정리 : 여섯 가지 카테고리로 분류하기
책상 정리 : 상자를 활용해 똑똑하게 수납하기
미후유의 삶에 나타난 놀라운 변화
물리적 업무 공간 정리를 끝냈다면

4장 | 나를 산만하게 하는 것들을 끊어내는 법_ 디지털 데이터 정리하기
어쨌거나 ‘체계화’는 중요하다
보기만 해도 의욕이 솟는 바탕화면 만들기
하루를 발목 잡는 이메일을 효과적으로 통제하는 법
스마트폰에 집중력을 도둑맞고 있다면

5장 | 잡동사니 활동이 하루를 망치고 있다면_ 시간 정리하기
불필요한 활동이 하루를 망친다
가치 없는 일에 너무 많은 노력을 기울일 때 : 과잉 노력의 함정
가장 급한 일은 가장 중요한 일이 아니다 : 긴급 작업의 함정
인간이 한 번에 할 수 있는 일은 정해져 있다 : 멀티태스킹의 함정
모든 업무를 한데 모아 진짜 업무 찾아내기
바쁠수록 일하는 방식을 바꿔야 한다
죄책감 따위는 날려버려라
가치 있는 일에 더 많은 시간 쏟기
때로는 일상에 빈 공간이 필요하다

6장 | 그럭저럭 괜찮으면 꽤 괜찮은 결정이다_ 결정 정리하기
결정을 정리하는 3단계 법칙
9% 삭제와 40% 위임으로 달라진 것들
삶이 복잡할수록 ‘선택지 정리’가 필요하다
그럭저럭 괜찮으면 꽤 괜찮은 결정이다

7장 | 양보다 ‘질’이 필요한 순간_ 관계 정리하기
막강한 인맥에 숨은 함정
필요 없는 관계는 과감히 끊어내라
관계의 질을 평가하는 세 가지 질문
딱 필요한 만큼 의미 있는 관계를 위하여

8장 | 잘 굴러가는 회의는 모두를 춤추게 한다_ 회의 정리하기
성과를 높이는 회의 정리 3단계
참석하는 회의가 많을수록 중요한 사람이라는 착각
누구나 회의에 의미를 더할 수 있다
생산성 넘치는 회의를 끌어내는 기술

9장 | 최고의 팀으로 거듭나는 가장 간단한 비결_ 팀 정리하기
손발이 척척 맞는 팀을 낳는 정리법
아무것도 기여하지 못하는 사람은 없다
팀을 정돈하는 최고의 비결
브레인스토밍 대신 ‘브레인라이팅’
개인적 충돌을 확실하게 해소하라
팀워크를 살리는 ‘피자 두 판의 법칙’

10장 | 정리의 즐거움을 전염시켜라_ 정리의 마법 공유하기
강요할 순 없지만 일깨워줄 순 있다
정리는 일하는 공간에 대한 모두의 ‘배려’다
직장에서 정리만큼 의미 있는 한 가지

11장 | 정말 중요한 것에 집중하는 삶을 위하여
생산성을 높이는 ‘파워 스폿’의 힘
나만의 플러스 아이템 찾기
새로운 단계로 나아갈 때는 가진 것을 놓아주어야 한다
인간은 일하면서 성장한다
“지금도 당신을 싫어하는 사람이 많아요”
실패에서 빠르게 헤어 나오는 법
지쳐버리지 않기 위해 반드시 필요한 것
지금의 모습은 당신이 선택한 것이다
늘 하던 방식을 바꿔야 할 시점이 온다
‘워라밸’이 필요한 순간의 일 정리법
정리하는 습관이 강력한 에너지를 만든다

마리에가 전하는 감사의 말
스콧이 전하는 감사의 말

주석

대학교를 졸업한 후, 나는 한 채용업체에서 사회생활을 시작했다. 그런데 취직했다는 기쁨은 오래가지 않았다. 모든 것을 처음 경험하는 신입 사원이니 힘든 게 당연하지만, 실적은 호전될 기미가 아예 없는 것 같았다. 같은 해 입사한 직원 15명 중 내 실적은 언제나 뒤에서 3등이었다.
아침 일찍 사무실에 도착해 고객들과 약속을 잡으려고 몇 시간 동안 통화를 했고, 간신히 잡은 약속을 지키는 틈틈이 잠재 고객 명단을 계속 늘려나갔다. 저녁에는 회사 건물에 있는 식당에서 국수 한 그릇을 후루룩 먹고 사무실로 돌아가 자료를 준비했다. 쉬지 않고 일하는 것 같았지만 결과가 나오지 않았다.
그러던 어느 날이었다. 그날도 진 빠지는 홍보 전화를 돌리고 난 후였다. 깊은 한숨을 내뱉으며 전화기를 내려놓자 고개가 절로 푹 떨어졌다. 맥없이 아래를 내려다보다가 난장판이 된 책상을 보고 깜짝 놀랐다. 오래된 상품 판매 목록, 손으로 쓴 계약서, 마시다 만 커피가 담긴 종이컵, 쪼그라든 티백, 꺼내놓은 지 일주일은 지난 물병, 동료들에게 얻은 조언을 마구잡이로 휘갈겨놓은 종이쪽지, 누군가한테 추천받았지만 읽지 못한 책, 뚜껑이 날아가 버린 펜, 서류를 철해두려고 꺼내놓은 스테이플러가 키보드 주변에 나뒹굴고 있었다.
_ ‘책상 한번 정리했을 뿐인데 직장 생활이 달라졌다’ 중에서

서류는 대체로 모두 버리길 권한다. 이렇게 말하면 고객들은 항상 놀란 표정을 지우지 못한다. 물론 한 장도 남겨두지 않고 몽땅 버려야 한다는 말이 아니다. 다만 그 정도로 강하게 각오를 다져야 반드시 필요한 것만 남기고 나머지를 버릴 수 있다는 뜻이다. 업무 공간에서 자기도 모르는 사이에 쌓이는 서류보다 더 성가신 것은 없다. 서류는 아주 얇아서 아무 생각 없이 자꾸 쌓아두게 된다. 그런데 서류를 정리할 때는 내용을 일일이 확인해야 하기 때문에 시간이 많이 걸린다. 엎친 데 덮친 격으로 서류가 쌓이면 쌓일수록 특정 서류나 보고서를 찾기도, 이를 정리하기도 훨씬 더 힘들어진다. 그렇기 때문에 서류를 정리할 날짜를 따로 정해 달력에 표시해두는 것이 좋다.
_ ‘서류 정리 : 전부 버린다는 각오로 살펴보기’ 중에서

그 결과 크리스티나는 녹초가 되고 말았다. 가족이나 친구와 지내는 시간이 거의 없다 보니 그녀의 사생활은 전무하다시피 했다. 자신의 건강을 돌보지 않고 데이트도 하지 않아 침울해지는 것 같았다. 크리스티나는 시간을 어떻게 조직할지 몰라 일정에 휘둘렸다. 크리스티나는 그러한 인생에서 탈피하려고 제일 먼저 그녀가 꿈꾸는 이상적인 직장 생활을 그려보았다.
“즉흥적으로 무언가를 시도할 수 있는 여유를 갖고 싶어요. 기차가 연착하거나 걸음이 느린 작은아이 뒤를 따라가도 조바심내고 싶지 않아요. 늦었을지도 모른다고, 빡빡하게 짜놓은 하루가 통째로 날아가 버릴지도 모른다고 좌절하고 싶지 않아요. 화도 덜 내고 싶고요.”
이렇게 이상적인 직장 생활을 그려본 후에는 캘린더에 써둔 모든 일정을 스프레드시트로 내보냈다. 그러고는 각 활동에 투자하는 시간을 기록해 이상적인 시간 활용법과 비교했다. 각 활동의 설렘 지수도 평가했다. 그러자 크리스티나 자신도 믿기 어려운 결과가 나왔다. 자기 시간의 절반 이상을 아무런 감흥도 없고 가치도 없는 활동에 쏟아붓고 있었던 것이다. 그저 엉뚱한 일에 시간을 투자하고 있을 뿐이었다.
_ ‘잡동사니 활동이 하루를 망치고 있다면’ 중에서

먼저 소소한 결정부터 정리하자. 당신의 업무와 직급에 따라 소소한 결정이 달라진다. 회사 간부에게는 소소한 결정이, 막 경력을 쌓기 시작한 사회 초년생에게는 훨씬 더 중대한 결정이 될 수도 있다. 또 소소한 결정은 대부분 별생각 없이 자동적으로 처리되기 때문에 기억하지 못할 가능성이 높다. 그래도 괜찮다. 이런 결정은 자동으로 처리되게 놔두자. 당신이 의식하는 다음과 같은 결정 중 시간을 많이 투자할 가치가 있는 것은 거의 없다.
_ ‘결정을 정리하는 3단계 법칙’ 중에서

내게 조언을 구했던 한 사업가는 명함을 4,000장이나 가지고 있었다. 그는 정리를 시작하면서 소셜미디어에서 거의 모든 사람들과 연결되어 있기 때문에 굳이 명함이 필요 없다는 사실을 깨달았다. 연락을 주고받는 사람들의 이메일 주소는 이미 가지고 있었다. 그래서 정말 존경하는 사람들의 명함만 10개 정도 골라 간직했다.
나 역시 최근에 명함을 정리해서 딱 한 장만 남겨두었다. 바로 내 아버지의 명함이다. 아버지는 한 회사에서 30년 이상 일하셨다. 그 명함을 볼 때마다 오랜 세월 동안 성실히 가족을 부양한 아버지가 생생하게 떠오른다. 그 명함과는 도저히 이별할 수 없어 책상에 올려두었다. 불필요한 명함은 정리하되, 반드시 남겨야 할 이유가 있다면 주저하지 말고 자신 있게 간직하라.
_ ‘명함 정리 : 반드시 간직해야 하는 것만 남기기’ 중에서