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포춘 500대 기업에서 사용한 이메일 전략
“무엇이 그들을 프로페셔널하게 만드는가?”

많은 직장인들이 업무, 비즈니스 적으로 이메일을 자주 사용하는데 효율적이지 못한 이유는 뭘까? 바로 이메일에 대한 제대로 된 배움이 없어서다. 커뮤니케이션 도구로 모두가 이메일을 쓰지만, 이메일 전략은 학교에서나 회사에서 아무도 가르쳐주지 않는다.

성인 127명을 대상으로 생산성 향상에 도움이 되는 기술을 조사한 결과, ‘이메일’이 1위로 가장 많은 비율을 차지했다. 이메일을 제대로 사용하면 생산성을 높이는데 매우 효과적인 기술이지만, 기본적인 사용 원칙조차 모른다면 가장 스트레스 받는 대상이 될 것이다. 비즈니스 커뮤니케이션 전문가이자 베스트셀러 작가인 다이애나 부허는 이메일 사용에 대해 아주 기본적인 것부터 전문적인 수준의 내용까지 『이메일을 더 신속하게, 더 적게, 더 잘 쓰는 법』 책 한 권에 담았다. 이 책에서 알려주는 받은 메일함 정리, 이메일 제목 설정, 이메일 내용 작성, 회신 방법, 수신자 참조, 첨부 파일 폴더명 정리하는 법 등 7가지 이메일 전략만 익힌다면 당신도 신뢰 높은 커뮤니케이터로 자리매김할 수 있을 것이다.

성공하는 사람들의 7가지 전략
이메일 전략 하나 바꿨을 뿐인데 실력이 배로 뛴다!

여러분은 이메일을 얼마나 자주 사용하고 있나요? 이메일을 사용하는 직장인 중 업무용도로 쓰는 사용자는 87.8%이며, 주 1회 이상 사용자는 59.2%이다. 요즘은 SNSㆍ메신저ㆍ협업툴의 등장으로 이메일 쓰는 일이 많이 줄었지만, 직장인이나 비즈니스를 하는 사람이라면 ‘원활한 커뮤니케이션’의 용도로 이메일을 가장 많이 사용하고 있다. 그런데 대부분의 사용자들은 이메일 사용법에 대해 따로 배우지 않고, 단순히 동료직원의 정갈한 이메일을 따라 쓰거나, 주위의 지적이나 몇 번의 시행착오를 거쳐 실수를 반복하지 않는 수준의 이메일 사용법을 익히고 있을 것이다.
쏟아지는 업무 사이에서 이메일 업무에 시간을 많이 쓰는 것은 나만의 문제일까? 그 이메일이 원활한 커뮤니케이션과 생산성을 향상하는데 도움이 되고 있는 걸까? 만약 정확한 요구사항이 전달되지 않아 다시 전화해서 미팅일정을 확인해야 한다거나, 발송된 이메일에 답장이 올 때까지 무작정 기다려야 한다거나, 수신한 이메일을 확인만 하고 업무가 처리되지 않아 시간낭비 또는 비용손실의 경험이 있었다면 당신은 이메일에 대해 제대로 된 배움의 조치가 필요하다.

이메일 제목, 메일함 정리, 회신 방법까지
이메일로 미친 존재감 뽑는다!

포춘 500대 기업에서 사용하는 이메일 전략을 소개한 다이애나 부허는 여러분이 이메일을 어떻게 처리하는지가 당신의 경력 궤적을 좌우한다고 말한다. 결국 이메일 커뮤니케이션 전략이 가장 중요한 셈이다. 이 책에서 이메일 전략 7가지가 소개되어 있다.
제1장 〈받은 메일함〉에서는 메일함을 빨리 훑고 정리하는 기술을 알려줌으로써 시간을 절약하는 방법을 알려준다. 제2장 〈메일 수신자〉에서는 받는 사람이 누군지를 정확히 파악하여 전하고자 하는 메시지의 요점만 짧게 전달할 수 있는 방법을 알려준다. 제3장 〈이메일 시작〉에서는 앞ㆍ뒤 구두점 인사말과 전달할 메시지를 교정하는 MADE포맷 기술을 알려준다. 또한 이메일 제목만으로도 내용을 이해할 수 있는 제목 작성법도 함께 알려준다. 제4장 〈발송 이메일〉은 메일 보내기 전 문법, 문체 교정하여 메시지를 장황하지 않고 매끄럽게 정리하는 노하우를 담았다. 덧붙여 영어 이메일 사용할 시 수동태를 능동태로 바꾸어 이메일 문장의 길이를 짧게 만드는 방법도 알려준다.
제5장 〈첨부파일〉은 파일의 폴더명을 기능적으로 어떻게 작성해야 하는지 알려준다. 제6장 〈이메일 답장〉은 수신자가 회신할 때 참조 또는 숨은 참조 되어 있는 발신자의 이메일 주소를 확인함으로써 전체 답장을 피하고, 동시에 바이러스 첨부 파일을 피해서 나와 내 조직을 보호할 수 있는 내용을 담았다. 제7장 〈이메일 커뮤니케이션〉에서는 이메일 저작권, 소유권 및 노골적인 질문, 이메일 경고에 대한 무대응 등 법적 책임이 있음을 알려준다. 성공하는 사람들은 이메일 전략만으로 실력이 배로 뛴다. 당신도 이 책을 통해 아무도 가르쳐주지 않는 성공한 사람들의 7가지 이메일 전략을 배워보자.

당신을 패닉에 빠뜨리는 ‘이메일 스트레스’
7가지 전략만 알면 직장생활의 무기가 될 수 있다!

다이애나 부허는 우리의 이메일 습관이 정신적으로나 감정적으로 진을 빠지게 하고 그 결과, 조직은 생산성을 잃고 당신은 스트레스를 얻게 된다고 했다. 현대 사회에서 이메일 사용 없이 진행되는 업무는 얼마나 될까? 이메일은 커뮤니케이션을 위한 강력한 도구다. 때문에 이메일 사용 능력의 향상은 선택이 아닌 필수라 할 수 있다.
『이메일을 더 신속하게, 더 적게, 더 잘 쓰는 법』은 제목만 봐도 한 눈에 내용을 파악할 수 있듯이 이 책이 던지는 메시지는 간단하다. 이메일 전략만 바꿔도 메시지 전달력이 향상되며, 업무처리 능력과 신뢰도를 높이는 커뮤니케이터가 될 수 있다는 것이다. 이메일에 대한 스트레스 없이 커리어의 성공을 이끌어 낼 7가지 이메일 전략을 담았으니 당신의 능력 향상이 궁금하다면 이 책을 펼쳐 보자. 그것이 성공의 지름이다.

킴 캠벨 Kim Campbell(TXU 에너지의 고객 옹호 담당 선임 관리자)
이메일 감옥에서 탈출하는 방법을 7가지 전략으로 알려준다. 이 책의 전략만 익힌다면 이메일 시간을 절반으로 줄이고 커뮤니케이션 흐름을 개선할 수 있을 것이다.

버지니아 하니스치 Virginia Harnisch(SMBC 캐피털마켓의 최고 준법 감시 및 관리 책임자)
다이애나 부허는 이메일 공간에 빠진 사람들을 위해 반드시 읽어야 할 책을 썼다. 그녀는 오늘날의 디지털 세계에서 이메일을 마스터하기 위한 실질적인 조언과 팁을 제공한다.

브라이언 체이스 Brian Chase(벨 헬리콥터 Bell Helicopter 엔터프라이즈 얼라인먼트 담당 이사)
이메일은 우리의 전문적이고 개인적인 삶의 전지전능한 부분이 되어 버렸기 때문에 다루기 쉽다. 그래서 이 책은 이메일을 통한 당신의 생산성뿐만 아니라 전문적 평판, 심지어 당신의 보안과 회사에도 어떤 영향을 미치는지 잘 상기시켜주는 책이라고 할 수 있다. 다이애나 부허의 7가지 이메일 전략을 잘 실행하고 있다면 성공의 길을 한 발짝 다가갈 수 있다.

캐서린 블레이드 Catherine Blades(아프락 Aflac의 수석 부사장 겸 ESG 및 커뮤니케이션 책임자)
다이애나 부허는 본인만이 할 수 있는 방식으로 독특한 지혜와 놀라운 통찰력을 제공하면서 이메일 커뮤니케이션을 효과적인 방법들을 담아냈다.

랄프 D. 히스 Ralph D. Heath(록히드마틴의 전前 부사장)
이메일로부터 연중무휴의 커뮤니케이션이 주는 진정한 성과를 얻고 너무 자주 발생하는 생산성 구멍을 막기 위한 실용적인 전략과 팁을 알려준다. 이는 다이애나 부허가 선사하는 또 다른 히트작이라 할 수 있다.

짐 커지스 Jim Kouzes(라이스대학교 도어 인스티튜트 포 뉴 리더스 Doerr Institute for New Leaders 펠로)
다이애나 부허는 요점을 기억하기 쉽고, 효과적이면서 효율적으로 이해시켜주기 위한 자기 분야의 장인이자 커뮤니케이터이자 조언가다. 『이메일을 더 신속하게, 더 적게, 더 잘 쓰는 법』으로 그녀는 우리가 즉각적으로 활용할 수 있는 또 다른 성공작을 내놓았다.
- 베스트셀러 『리더십 도전』 공저

마샬 골드스미스 Marshall Goldsmith(뉴욕타임스 베스트셀러 1위 『행동의 방아쇠를 당기는 힘-트리거』, 『모조』저자)
이 책은 우리가 이메일 사용에 관한 새로운 방식에 눈을 뜰 수 있도록 해준다. 이메일의 목적, 구조, 부적절한 사용, 보안 위험, 그리고 생산성 전략까지 모두!
- 『일 잘하는 당신이 성공을 못 하는 20가지 비밀』 저자

브라이언 트레이시 Brian Tracey(『백만불짜리 습관』 저자)
이 책은 우리가 이메일 사용에 관한 새로운 방식에 눈을 뜰 수 있도록 해준다. 『이메일을 더 신속하게, 더 적게 더 잘 쓰는 법』이라는 제목만 봐도 한눈에 이 책을 파악할 수 있다. 이메일 양을 관리하고 끊임없는 압박감을 줄여주며 명료한 커뮤니케이션을 증진시켜주기 위한 실용적인 전략과 팁을 제시한다.

해롤드 R 로프틴 주니어 Harold R. Loftin. Jr(법률 사무국장 및 법률 고문)
만약 바쁜 경영진이라면 팀원들에게 이 책에 담겨 있는 7가지 이메일 전략을 읽고 실행하도록 해야 한다. 생산성이 향상되고 놀라울 결과를 보게 될 것이다.

윤선현(정리 컨설턴트,
베스트셀러 『하루 15분 정리의 힘』 저자, 유튜브 <윤선현의 정리학교>)
개인적·업무적 커뮤니케이션의 주요 도구를 이메일로 사용하고 있는 현대인에게 좋은 지침서다. 이메일 잘 쓰는 능력 향상은 선택이 아닌 필수라 할 수 있기에 『이메일을 더 신속하게, 더 적게, 더 잘 쓰는 법』에 소개된 ‘7가지 이메일 전략’을 배우고 익힌다면 메시지 전달력이 향상되고, 업무처리 능력과 신뢰도를 높일 수 있을 것이다.

추천사
감수자의 글
들어가며

제1장
받은 메일함, 잡동사니 쳐내는 기술부터 배우자
첫 번째 원칙: 다른 소프트웨어가 더 적절하게 처리할 수 있는 업무에 이메일을 사용하지 말자
두 번째 원칙: 받은 메일함을 창고로 쓰지 말자
세 번째 원칙: 팀원들에게 ‘전체 답장’을 하지 말도록 부탁하자
네 번째 원칙: 의미 없는 답장에 연연하며 쌓아두는 일을 멈추자
다섯 번째 원칙: 이메일 수신 확인을 해주고 여러분의 계획에 따라 대응하자
여섯 번째 원칙: 배포 목록을 추려내자
일곱 번째 원칙: 홍보 또는 압력의 수단으로 이메일에 참조됐을 때는 답장하지 말자
여덟 번째 원칙: 사람들이 소개를 한 후 뒤로 빠질 수 있게 해주자
아홉 번째 원칙: 농담이나 불평, 자선운동, 공지 등을 포워딩하는 일을 그만두자
열 번째 원칙: 더 이상 필요 없는 전자잡지는 구독 해지하자
열한 번째 원칙: 오랜 부재 후에는 어떤 이메일에 답장을 보낼지 다시 분류하자
열두 번째 원칙: 이메일 알람을 꺼놓거나 자동복원 기능을 비활성화하자

제2장
메일 수신자, 읽는 사람을 파악하고 전달 내용을 생각하자
누가 여러분의 이메일을 읽는가?
이메일을 읽는 사람들의 주요 관심사는 무엇인가?
수신자들은 여러분의 메시지에 어떻게 반응할 가능성이 높은가?
이메일을 위한 MADE 포맷™
요점과 행동이 묻혀 있는 ‘전前’ 이메일
요점과 행동이 묻혀 있는 ‘후後’ 이메일
사외 수신자에게 나쁜 소식을 전할 때 이유를 먼저 제시하라
‘이메일 하나에 메시지 하나’라는 원칙을 기억하자
참조CC와 숨은 참조BCC를 적절히 활용하자

제3장
이메일 시작, 내용 초안부터 작성하자
이메일이 막힘없이 흘러가도록 매끄러운 전환구를 활용해보자
제목은 구체적, 실용적, 그리고 간단하게!
메시지와 행동이 묻혀 있고 제대로 전환이 되지 않는 이메일
매끄러운 전환용 문장과 함께 MADE 포맷™으로 쓰인 이메일
적절한 인사말과 끝인사에 주의를 기울이자
가능하다면 맞춤형으로 쓰자
인사말과 끝인사의 구두점은 정확히 찍자
의미 없는 끝인사는 빼되, 지나치게 간결해지지 않도록 주의하자
이메일 서명이 여러분에게 도움이 되도록 만들자

제4장
발송 이메일, 보내기 전 문법, 문체 교정하자
명료하게 교정하고 눈길끌기에 유의하자
문장들이 장황해지지 않게 만들자
적절한 아이디어는 강조하자
긴 타래에서는 이메일 제목을 바꾸자
상대가 약어를 제대로 이해했는지 확인하자
간결해지게 교정하자
강한 느낌의 동사를 사용하고 수동태를 능동태로 바꾸자(영어 이메일)
소소한 말의 잡동사니는 빼고 불필요한 중복은 없애자
명료성으로 이어지도록 문법을 교정하자
동일한 아이디어들은 형태를 일치시키자
주어와 동사가 호응하도록 만들자
올바른 대명사를 선택하자
구두점은 명료성에 영향을 미친다
과한 느낌표는 생략하자

제5장
첨부 파일, 폴더명을 정리하고 발송하자
폴더와 파일을 간소화하고 기능적으로 이름 붙이자
완료된 파일을 옮길 아카이브 폴더를 만들자
일관성을 위해 ‘장르’ 개념을 도입하자

제6장
이메일 답장, 나와 내 조직을 보호하자
발신자의 이메일 주소를 더블 체크하라
바이러스 첨부파일을 조심하자
안티바이러스 및 안티 악성멀웨어 프로그램을 깔자
특이한 비밀번호를 설정하자
이메일은 영원히 ‘살아있음’을 기억하자

제7장
이메일 커뮤니케이션, 나의 직업적 평판을 지키자
적법한 질문과 진술에 대한 법적 책임을 의식하자
민감한 이메일은 냉각기를 가지자
저작권을 존중하고 이메일의 소유권이 회사에 있음을 이해하자
제목에 EOM과 FYI를 활용하자
평균적인 응답시간을 확인하자
개인적인 발언은 반드시 허락을 받고 포워딩하자
이모티콘의 득실을 따져보자
상대방의 채널에 맞추되 이를 전환하려 하지 말자
광범위한 청중들과 커뮤니케이션하기 위해서는 다양한 채널을 사용하자
선택권이 여러분에게 있다면 적합한 채널을 고르자

감사의 말

저는 지금까지 20년을 넘게 이메일을 사용했지만 제대로 배운 적은 없습니다. 이메일을 쓰면서 반복되는 실수를 스스로 습득하고 배우거나, 동료직원의 정갈한 이메일을 따라쓰기 위해 문장부호나 이모지에 신경을 쓰며 이메일 사용법을 익혔습니다. 요즘은 SNS·메신저·협업툴의 등장으로 이메일을 쓰는 일은 많이 줄었지만, 오래 전이나 지금이나 이메일의 사용 목적은 ‘원활한 커뮤니케이션’입니다. 업무 목적을 사용하는 경우라면 ‘생산성 향상’ 또한 중요합니다.
여러분들이 사용하는 이메일은 원활한 커뮤니케이션과 생산성을 향상하는데 도움이 되고 있나요? 정확한 요구사항이 전달되지 않아 다시 전화해서 미팅일정을 확인해야 한다거나, 발송된 이메일에 답장이 올 때까지 무한 대기를 해야 한다거나, 수신한 이메일을 확인만 하고 업무가 처리되지 않아 시간낭비 또는 비용손실이 되지는 않았나요? 만약 그렇다면 제대로 된 배움의 조치가 필요합니다. _PP. 8~9

마이크로소프트 아웃룩 이메일을 사용하는 사람이라면 그 이메일을 후속 작업에 적합한 날짜에 해당하는 작업 창으로 끌어다 놓으면 된다. 또는 자신의 업무에 아이템을 추가하기 위해서 아웃룩의 여러 단축키를 사용할 수도 있다. 다른 종류의 이메일 시스템을 사용하고 있는 사람이라면 언제 무슨 일을 할 것인지 손수 일정에 기록하도록 하자. 종이 달력 위에 메모를 남기는 것도 좋다. 그 후 적절한 연락처나 프로젝트와 함께 이메일을 따로 정리하여 보관하면 된다. 그 외에 저장된 잡동사니 이메일은 우유부단함이 초래한 결과다. 중요한 이메일들이 도착하면 우리는 여기에 관심을 기울이면서도 당황스러워한다. 어디에 보관하는 것이 가장 좋을지 모르기 때문이다. 그 이메일들은 며칠 동안이나 받은 메일함에 남아 있으면서, 우리가 이것들을 어디에 보관할지 결정하는 동안 잡동사니로 쌓여 버린다. 그렇게 되면 우리는 보류 중인 활동이나 세부사항 등을 기억해내기 위해 그 이메일들을 다시 읽으면서 또다시 시간을 낭비하게 된다. 이메일은 딱 한 번만 읽도록 하자. 그리고 읽은 순간 바로 생각하고, 결정하고, 행동하자. 그게 아니라면 지우거나, 답장하거나, 다른 사람들이 처리하도록 포워딩을 해주는 것이 맞다. 또는 나중에 처리할 수 있도록 일정을 정하고 이메일은 따로 정리해서 보관해놓자. _P. 32

여러분이 가진 모든 정보와 아이디어를 활자로 담아내기 위해 브레인 덤프(머릿속으로 생각하는 모든 것을 종이에 쓰는 것 - 옮긴이)를 하는 것은 생산적인 습관이라 하기 어렵다. 이러한 식으로 이메일 쓰기에 접근한다면 초안에 들어간 거의 모든 문장을 바꿔 써야만 할 것이다. 여러분의 생각들을 가장 논리적인 형식으로 재배열한다 해도 이메일은 적절하게 흘러가지 않을 것이고, 문장들은 여러분이 언급조차 한 적 없는 사람과 장소, 일자, 또는 이유 등을 들먹이고 있을 것이다. 문장을 쓰기 전에 구조에 대해 생각하자. 화면에 뭔가를 쓰기 위해 대강 브레인 덤프를 하는 것은 시간낭비다. 그와는 대조적으로, 텅 빈 화면에서 시작해 단번에 완벽한 이메일 초안을 쓰는 법을 알아내려는 것은 시간을 낭비하는 두 번째 요인이 된다. 이 극단적인 방식 두 가지는 잊어야 한다. 여러분의 독자, 여러분의 메시지, 그리고 상황을 분석하며, 쓰기 전에 생각하자. _PP. 53~54

주요 수신자(그리고 수신목록에 있는 다른 사람들)에게 이메일을 받는 사람들이 누군지 모두 알려주고 싶다면 참조기능을 사용하자. 이는 사람들이 서로 이메일을 포워딩하면서 벌어지는 중복을 줄여준다. 주요 수신자가 수신 목록상의 누군가에게 질문을 하거나 이메일과 관련해서 업무를 위임하고 싶다면, 이 주요 수신자는 동일한 세부사항을 모두 되풀이해서 설명할 필요가 없다. 그냥 처음의 이메일 위쪽에 의견이나 질문을 덧붙인 후 이를 포워딩할 수 있다. 숨은 참조BCC 기능은 좀 더 세심함을 보여줄 수 있다. 숨은 참조 기능을 사용했을 때 주요 수신자는 여러분이 숨은 참조로 누군가에게 이메일을 보냈다는 사실을 알 수 없다. 그러나 숨은 참조 기능을 사용하는 가장 흔한 경우는 여러분이 여러 사람에게 단체 메일을 보내면서 모든 사람의 이메일 주소가 노출되지 않기를 원할 때다. 여기에는 두 가지 이유가 있다. 프라이버시를 지켜주고 받은 메일함이 어지럽혀지는 것을 방지하기 위해서다. 수신목록에 있는 모든 사람의 이메일 주소가 노출되어 누군가가 ‘전체 답장’을 눌러버리는 일 없이 다른 사람들에게 이메일을 보내기 위해서는 이메일 수신자를 여러분 자신으로 설정하면 된다. 그 후 이메일을 읽어야 할 사람들을 숨은 참조 목록에 넣도록 하자. _PP. 87~88

구두법과 관련해 한 가지 더 주의해야 할 점이 있다. 느낌표가 과하게 붙지 않도록 잘 자제해야 한다는 점이다. 문장은 반드시 구두점 하나로 마무리하자. 한 개의 마침표, 물음표, 아니면 느낌표여야 하는 것이다. 그러나 SNS와 문자메시지를 보내던 습관이 캐주얼한 이메일의 영역까지 침범하고 있다. 캐주얼한 이메일을 쓰는 사람들은 감정을 흉내 내기 위해 점차 더 과하게, 느낌표를 마치 색종이 조각 흩뿌리듯 문장 끝에 덧붙인다. “총회가 여러분의 기대에 부응할 수 있길 바랍니다!!!”라는 식이다. 부정적인 감정을 표현할 때 과한 느낌표는 여러분이 마치 걷잡을 수 없이 화를 내는 것처럼 보이게 만든다. “저는 고객과 화요일에 하기로 한 회의에서 ‘감사’ 문제를 의제로 올리는 것은 현재의 초기 단계에서는 완전히 부적절하다고 생각합니다!!!!” 진지한 이메일에서는 느낌표 하나로 충분하다.
_PP. 147~148