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일을 쉽고, 빠르게, 게다가 잘하는 사람에겐
자신만의 ‘루틴’이 있습니다.
가장 중요하지만 아무도 가르쳐 주지 않았던 일의 정석

‘연차는 쌓이는데 왜 실력은 느는 것 같지 않을까?’ ‘일을 가르쳐줄 사수도, 배울 만한 사람도 없어서 답답하다.’ ‘열심히 하는 것 대신 잘하고 싶다!’ 이런 고민을 가지고 있다면 일하는 방법을 다시, 제대로 배워야 한다. 10개 프로젝트를 동시에 진행하면서, 100명의 담당자와 소통해도 스트레스 없이 최고의 성과를 내는 저자는 “세상의 모든 일은 같다”고 말한다. 무슨 일이든 반드시 마감이 있고, 그 시간 안에 해야 할 일의 본질은 어떤 일이든 거의 같기 때문이다. 그 본질이 바로 모든 일에 통하는 ‘루틴’이다.

무작정 일을 시작해서는 안 된다. 일을 시작하기 전 일의 목적을 파악하고, 기본 절차부터 세우자. 절차에 맞는 루틴을 적용하면 여유가 생기고 여유 시간에 더 좋은 아이디어를 궁리하면 성과가 나온다. 저자는 이 절차를 거쳐야 더 재미있게, 제대로 일할 수 있다고 말한다.

“당신은 일을 못하는 것이 아니라
일의 순서도를 잘못 설계했거나
좋은 루틴이 없었을 뿐입니다”

실행 전, ‘무엇이 진짜 이 일의 성공일까?’부터 생각하라
어느 날 저자는 구마모토현 지역 홍보 프로젝트에 필요한 로고 디자인을 의뢰받고 이런 의심을 한다. ‘로고 스티커를 여기저기 붙이면 홍보에 성공할 수 있을까?’ 이윽고 이런 아이디어가 떠오른다. ‘차라리 귀여운 마스코트를 내세우는 게 훨씬 효과적이지 않을까?’ 그래서 지역명과 비슷한 곰 캐릭터를 만들어 제안한다. 그렇게 탄생한 캐릭터가 엉뚱한 행동으로 인기를 모은 ‘쿠마몬’이다.
그는 일을 시작하기 전 주어진 일의 진짜 성공이란 무엇인지부터 생각했다. 일은 대개 “목적 정하기 → 목적을 달성하기 위한 로드맵 그리기 → 로드맵을 최단 시간에 정확히 실행하기”라는 3단계로 이루어진다. 하지만 대부분의 사람들은 내가 해야 할 일의 목적과 달성하기 위한 로드맵에 대한 의심 없이 우선 실행부터 한다. 그래서 엉뚱한 곳에 가 있거나 되돌아오는 일이 생긴다. 저자는 일이 힘든 이유가 여기에 있다고 말한다. 첫 단추부터 잘못 꿰었기 때문이다. 실행보다 더 중요한 것은 일의 목적을 눈에 보일 정도로 선명하게 만든 후 달성을 위해 필요한 방법을 구체화하는 것이다.

성과를 내야 한다는 조급함 대신 ‘루틴’부터 쌓아라
저자는 세상의 모든 일은 루틴, 즉 습관이라고 말한다. 일을 해결하는 과정의 기본적인 틀은 결국 같기 때문이다. 우리는 주어진 시간 안에, 가장 정확하게 빠른 방법을 활용해 결과물을 얻어야 한다. 따라서 매번 새로운 일을 하는 것처럼 길을 헤매다간 목표를 달성할 수 없다. 저자는 일의 절차를 파악하고, 절차를 루틴으로 만들고, 일의 특수성과 돌발상황을 일종의 패턴으로 만들어 파악하라고 조언한다. 그러면 마치 미리 만들어둔 액셀 양식에 빈칸을 채우듯 일을 척척 해내게 된다는 것이다.
하지만 빨리 큰 성과를 내 인정을 받아야 한다는 조급함과 초조함 때문에 일의 절차를 무시하는 경우도 많다. 저자는 ‘대단한 성과’를 내는 방법 또한 루틴을 탄탄하게 설계하고 익히는 것이라고 말한다. 가령 초보 셰프는 오믈렛을 만드는 데만 급급하다. 하지만 눈 감고도 오믈렛을 만들 수 있을 만큼 루틴을 충분히 익힌 베테랑 셰프는 달걀을 폭신폭신하게 지져내는 등 더 맛있게 만들 방법을 궁리할 여력이 생긴다. 저자는 자신의 업무 경험에서 찾아낸 루틴을 세세하게 알려주며 누구나 ‘베테랑 셰프’가 될 수 있도록 이끈다.

더 중요한 일에 집중하기 위해 일은 ‘상자’에 담고, ‘공’은 즉시 던져라
시간은 모든 사람이 오해하거나 예측할 필요 없이 이해할 수 있는 눈금이다. 저자는 이 눈금을 활용하는 습관으로 빠른 시간 안에 정확하게 일을 끝낸다. 그 방법 중 하나는 모든 일을 시간으로 계산해 ‘시간상자’에 담는 것이다. 일을 어려운 것, 쉬운 것으로 구분하는 대신 30분이 걸리는 일, 3시간이 걸리는 일로 계산해 상자에 차곡차곡 쌓는다. 대신 상자에는 내가 해야 하는 일만 채운다. 다른 사람에게 맡길 수 있는 일은 마치 공을 패스하듯 빠르게 넘긴다. 업무 요청은 즉시 하고, 회의 시간에는 생각난 아이디어를 모두 내놓으며 ‘나중’이 없도록 한다.
이처럼 저자는 최대한 일을 가지고 있지 않는 구조를 만들어 머릿속을 ‘백지상태’로 만든다. ‘이 일도 해야 하고 저 일도 해야 하는데’라며 머릿속을 복잡하게 만들면 새로운 아이디어가 떠오르지 않기 때문이다. 백지상태를 유지하면 얼마든지 더 생각할 수 있고 무엇이든 그릴 수 있다. 백지 위에 아이디어를 펼쳐내며 저자는 매번 놀라운 성과를 얻었다. 일의 목적을 파악하고, 루틴을 적용해 여유를 만들고, 아이디어를 궁리해 성과를 낸다. 저자는 이 절차를 거쳐 더 재미있게, 제대로 일하기를 당부한다.

시작하며│
무엇보다 중요한 일하는 방법을 알려주는 책이 없다

CHAPTER 1.
목적지부터 정하자
1 그 일을 하는 진짜 목적은 무엇인가
2 목적지를 눈에 보이게 공유하자
3 내가 한 일의 결과를 100년 후까지 상상한다는 것
4 타깃의 해상도를 최대한 높이는 방법

CHAPTER 2.
목적지까지 가는 지도 그리기
1 모든 일은 루틴, 즉 습관이다
2 루틴을 만들어야 여유가 생긴다
3 콘셉트는 프로젝트의 감독이다
4 먼저 아는 것에서부터 모든 것은 시작된다

CHAPTER 3.
최단 거리를 찾아 달려가자
1 모든 일에 있어서 시간은 왕이다
2 마감이 완성이다
3 일은 모두 시간상자에 담는다
4 힘든 일이냐 즐거운 일이냐는 생각하지 않는다
5 일정이 어긋나지 않으려면

CHAPTER 4.
더 중요한 일에 집중할 수 있도록 머릿속을 비운다
1 머릿속을 비우면 일이 제대로 된다
2 가급적 ‘공’을 갖고 있지 않도록 한다
3 생산성을 최대로 끌어올리는 방법

CHAPTER 5.
팀으로 움직일 때 비로소 완벽해진다
1 팀을 넘어 동료가 되자
2 모두 같은 방향을 바라보기 위해서
3 진심 어린 소통이 팀을 원활하게 한다
4 절차를 원활하게 만드는 리더의 소소한 궁리

마치며 |
당신의 일이 사람들을 행복하게 만든다

우리는 일의 목적을 정하고, 돌발상황까지 포함한 계획을 확실히 세워, 시간에 맞춰 결과물을 내놓아야 한다. 이 일련의 절차가 제대로 세워지지 않으면 머릿속이 정리되지 않아 정신없이 바쁘기만 하다. 게다가 끊임없이 발생하는 문제들은 자꾸 시간을 쓰게 만들고, 결국 일의 완성도를 떨어트린다. 이런 상황이 반복되면 프로젝트는 실 끊긴 연처럼 멀리 날아가 버릴지도 모른다. 007

나는 어떤 일이든 ‘모두 같다’고 생각한다.
“그건 아니죠. 문구 디자인과 의류 디자인은 전혀 다르지 않나요?”
“철도 회사를 브랜딩하는 것과 로고를 만드는 것은 확실히 다른 거잖아요!”
분명 내게 이런 말을 잔뜩 하고 싶을 것이다. 하지만 아무리 다른 프로젝트라고 해도 기본 토대는 거의 같다. 표면적으로는 다르게 보여도 일의 골격, 본질은 다르지 않다고 생각한다. 008

모든 행동을 루틴, 즉 일상적인 습관처럼 반복하면 매일이 평온하게 지나간다. 눈앞의 ‘해야 할 일’을 담담히 처리해 나가기만 하면 되니 일도 척척 진행된다. “일을 대충 처리한다는 말인가요?” 누군가 시큰둥하게 이런 반론을 제기할 것 같지만 그렇지 않다. 오히려 그 반대다. 매번 일을 습관처럼 진행하다 보면 시간에 여유가 생겨 보다 재미있는 아이디어, 더 나은 결과가 나올 수 있다. 008~009

나는 늘 나 자신을 의심한다. ‘정말 이게 맞을까?’, ‘더 좋은 방법은 없을까?’ 하고 의심하는 것이다. 그때 의심을 확인하는 가장 효과적인 방법은 바로 시각적이고 사실적으로 상상하는 일이다. 024

우리는 종종 일의 결과를 목표라고 착각하는 경향이 있다. (중략) 디자인을 어떻게 할 것인가나 포장을 어떻게 할 것인가 이전에 ‘어떻게 하면 성공이라고 할 수 있을까’를 제대로 파악해서 공유하는 것이 일을 진행하는 데 매우 중요하다. 036~037

업무 진행 절차가 서툴거나 애초에 절차를 정하지 않는 사람은 자신에게 맡겨지는 일이 매번 새로운 일의 연속이라고 인식하는 것 같다. 어떤 업무를 맡느냐에 따라 그 과정은 제각각이고 돌발상황도 예측할 수 없으니 일을 맡을 때마다 절차를 세운다는 건 피곤한 일이고, 그 자체로 무의미하다고 생각한다. 그렇다 보니 절차를 세우지 않게 되는데 그럴수록 오히려 시간이 더 걸리고 업무가 제대로 될 가능성도 낮아진다. 거듭 말하지만 일을 하는 데 있어 매일이 새로울 수는 없다. 069

모든 일에는 루틴, 즉 일상적이고 규칙적인 습관이 있게 마련이다. 궁리 끝에 탄생한 아이디어나 실행을 거쳐 완성된 결과물이 다를 뿐 과정은 같다. 070-071

창의성이 필요한 일일수록 오히려 ‘답이 있다’는 가정하에서 진행해야 한다. 그렇지 않으면 무한한 창의성의 늪에서 영원히 그 일을 해야 하는 상황에 빠지고 만다. 085-086

남들이 하지 않은 획기적인 일, 대단한 성과는 지향하는 것이 아니라 일의 목적을 이루었을 때 따라오는 것이다. 그러기 위해서는 확실하게 목표를 달성해야 한다. 또한, 목표 달성을 위해서는 일의 진행 절차를 갖춰야 한다. 092-093

내가 이 일을 하는 목적은 나를 돋보이게 하는 것이 아니라 ‘일을 잘 마무리하는 것’이다. 이 목적이 흔들리지 않도록 해야만 일을 진행하는 절차도 원활하게 이루어진다. 117

최우선으로 생각해야 할 것은 오직 시간이다. 일을 훌륭하게 해내야 하는 것은 당연하지만, 때로는 아무리 노력해도 안 되는 경우가 있다. 그래도 마감을 반드시 지키는 일은, 자연재해와 같은 불가항력이 있을 수는 있어도 절차라는 ‘노력’으로 99퍼센트는 보완할 수 있다. 136

유명한 그래픽 디자이너인 나카조 마사요시(仲條 正義) 씨가 해준 얘기로 내가 지금까지도 소중하게 여기는 말이 있다. 바로 ‘마감이 완성’이라는 말이다. “완성했으니 세상에 내놓는 것이 아니라, 마무리가 되었을 때 세상에 내놓아야 한다”는 것이다. 139

애매한 표현 대신 마감은 항상 날짜와 시간으로 확인해야 한다. 시간은 모든 사람이 오해나 예측 없이 이해할 수 있는 눈금이다. 이 눈금을 사용하는 습관을 들이자. 146

머릿속을 뭔가로 꽉 채우고 있으면 아이디어는 좀처럼 떠오르지 않는다. 머릿속은 비우되 한편으로는 항상 ‘이것은 어떠어떠한 일에 사용할 수 있는 것’이라며 머릿속에 틀을 만들거나 외부의 툴을 사용해 기억해 두는 것이 중요하다. 180

흔히 일(공)을 껴안고 ‘어쩌지?’ 하고 고민만 하는 사람이 있다. 나는 가능한 한 내 품에 공을 갖고 있지 않으려 한다. 공을 계속 가지고 있지 않기 위해 다른 사람에게 넘기거나 때로는 버리기도 한다. 이것이 머릿속을 비우고 일을 신속하게 처리하는 비결이다. 184

진정한 멀티태스킹이란 동시에 여러 가지 일을 해낸다는 의미가 아니라 하나의 일을 집중해서 처리한 후 다른 일을 시작할 수 있는 것이다. 188

나는 일이란, 아니 더 나아가 일체의 사물이나 현상은 무언가를 약속하고 그 약속을 완수해 가는 것이라고 생각한다. 그리고 ‘이것을 / 언제까지 / 완수한다’는 약속을 지키기 위한 최선의 길을 만드는 것이 바로 절차다. 즉, 절차는 사물이나 현상과 인간 사이에 있는 것이 아니라, 사람과 사람 사이에 존재하는 것이다. 이것을 대전제로 깔아두자. 214

팀 안에서 당신이 팀원의 입장이라면 혼자 일을 껴안지 말고 자꾸 논의를 하고 의견을 구하자. 만일 당신이 팀장의 입장 이라면 팀원은 일을 맡길 줄 아는 상사를 좋아한다는 등의 착각은 버리고 적극적으로 개입해 나가자. 팀장도 팀원도 모두 완벽하지 않은 사람들이다. 그래서 절차가 필요하다. 잊지 말자. 완벽하지 않은 사람들이 서로 힘을 합쳐서 한없이 완벽에 가까운 일을 해내기 위해 필요한 것이 바로 올바른 절차다. 229-230

한 사람의 힘이 주변에 영향을 미쳐 세계를 움직인다. 나비효과라는 말처럼 작은 나비 한 마리의 날갯짓으로 인해 연쇄적으로 그리고 파급을 일으키며 세계가 바뀌어 간다. 하물며 나비조차 영향을 미치는데, 인간이 뭔가를 한다면 세계가 바뀌어 갈 가능성은 한층 더 커지지 않겠는가. 237

일에서야말로 중요한 것은 이매진, 바로 상상이다. 지금 눈앞의 일을 꼼꼼하게 제대로 한다면 얼마나 많은 사람이 기뻐할까? 눈앞의 일에 약간의 궁리를 더한다면 얼마나 많은 사람이 행복해 할까? 상상하는 힘은 분명 멋진 일을 만들어낼 것이다. 237