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실무 핵심패턴100개만 익히면 영어이메일 문제없다!

“빛나는 토익 점수를 자랑하는 김○○씨는 왜 영어 이메일 쓰기가 두려울까?”
비즈니스에는 토익 만점 수준의 영어가 필요하지 않다. 업종과 직무에 따라 사용 어휘는 다를지라도, 영어로 의사소통을 가능하게 해주는 대표적인 문장들이 있다. 그리고 무엇보다 모든 비즈니스 영어 이메일은 유사한 뼈대를 가지고 있다. 이 책은 저자의 풍부한 해외영업 경험을 바탕으로, 실무에 곧바로 적용할 수 있는 현장감 넘치는 예문을 이용해, 영어 이메일로 소통해야 하는 50가지 상황과 핵심패턴 100개를 소개하였다. 그리고 각 상황별로 놓쳐서는 안 될 비즈니스 포인트를 마치 선배가 후배 직원에게 설명해주듯 상세히 알려준다. 문법도 정확하고 번역기까지 돌렸는데도 의사소통이 안 된다고 하소연을 하는 사람들이 종종 있는데, 이는 번역기가 실무를 모르기 때문에 벌어지는 현상이다. 번역기에 의존하지 말고 현업에 필요한 문장을 익히면 영어 이메일 쓰기, 문제없다!

요즘 직장인들은 다들 영어 실력이 뛰어난 편이다. 그런데도 영어 이메일 쓰기는 쉽지 않다. 어휘도 풍부하고 문법도 정확한데, 게다가 번역기까지 동원했건만 왠지 의사소통이 안 되는 건 무슨 이유일까? 심지어 만점에 가까운 토익 점수를 자랑하는 사람인데도 영어 이메일 쓰기를 부담스러워하는 이유는 무엇일까? 이런 일이 발생하는 것은 실무를 모르기 때문이다.
오랜 시간 해외영업을 해온 저자는 “외국과의 비즈니스에서 자주 쓰는 문장은 따로 있다.”라고 말한다. 원활한 의사소통이 가능하려면 어휘나 문법이 중요한 게 아니라 실무를 알아야 한다. 그러니 현업에서 즉시 써먹을 수 있는 영어를 공부해야 한다.

* 선배의 이메일을 베껴 쓰듯, 현장감 넘치는 예문을 베껴 쓰자!
모든 비즈니스 영어 이메일은 유사한 뼈대를 가지고 있다. 살에 해당하는 메시지 부분만 달라진다. 영어 이메일로 소통해야 하는 50가지 상황과 핵심패턴 100개를 소개하였다. 핵심패턴 100개면 충분하다! 필요할 때마다 이 책에 소개된 예문을 꺼내 쓰면 어떤 비즈니스 이메일도 문제없다.

* 어휘나 문법보다 중요한 건 실무다!
영어 이메일을 보내야 하는 각 상황별로 놓쳐서는 안 될 비즈니스 포인트를 선배가 후배에게 설명해주듯이 상세히 소개하였다.
“일에는 경중이 있고 우선순위가 있는 법이다. 모든 일이 중요하다고 습관적으로 ‘urgent (긴급한)’나 ‘attention (주의)’을 남발해서는 곤란하다. 그리고 ‘I emphasize.’(강조합니다.)나 ‘It’s important.’(중요합니다.) 같은 직설적인 표현 또한 조심하자. 틀린 표현은 아니지만 어색해 보인다. 그럼 절대 놓쳐서는 안 될 일을 강조하려면 어떻게 표현해야 자연스러울까?” - 110쪽

* 다양한 유형의 예문을 익히다 보면 저절로 실력 향상
‘패턴 연습’을 통해 패턴을 익힌 다음, ‘다른 표현’과 ‘관련 표현’을 함께 살펴봄으로써 사용 가능한 문장을 확장하고 패턴을 빠르게 익힐 수 있게 하였다. 그리고 우리나라 사람들이 흔히 쓰는 콩글리시 사례들을 소개해 어떤 부분이 잘못되었는지 원어민은 어떻게 사용하는지 알려줌으로써 정확도를 올릴 수 있게 하였다.
“재촉할 때는 어느 정도 강압적인 느낌이 들어야 하는데, 다음 표현들은 재촉하는 느낌이 들지 않으므로 권하지 않는다. Please forward the mail soon.(즉시 그 메일을 재전송해주세요.) Please forward the mail as soon as possible.(가능한 빨리 그 메일을 재전송해주세요.)” - 104쪽

* 다음과 같은 사람에게 적극 추천
- 영어 이메일을 쓰려고 하면 가슴이 쪼그라드는 사람
- 입사한 지 한참 지난 대리인데도 여전히 이메일 쓰기가 부담스러운 사람
- 내가 쓰는 영어가 혹시 콩글리시일까 봐, 틀린 문장일까 봐 두려운 사람

PART 1 모든 비즈니스 이메일의 형태는 동일하다
: 기본 포맷과 4가지 원칙

기본 포맷을 활용하자
- 국가와 문화를 초월해 통용되는 표준 양식
- 도입부나 맺음말을 과감하게 생략한 간략 양식
- 서명 기능으로 보다 빠르고 편리하게

원칙 1 _ 제목이 곧 내용이다
- 제목에 구체적인 메시지를 담아라
- 제목 앞에 머리말 붙이기

원칙 2 _ 도입부는 3줄 이내로 끝내자
- 도입부에서 가장 중요한 부분은 메일을 쓰는 목적이다
- 수신자를 호칭할 때는 Dear가 가장 무난하다
- 인사말은 Hello 하나면 충분하다

원칙 3 _ 본문은 명확하고 쉽게 작성하라
- 1메일 1메시지 원칙을 지키자
- 메시지를 효과적으로 전달하려면 불릿 기호와 표를 이용하라
- 중요한 부분은 굵은 글자와 밑줄로 강조하자

원칙４ _맺음말에도 격식을 갖추자
- 마무리 인사로는 Thank you도 무방하다
- 결구 사용에 주의하자
- 서명을 넣으면 완벽한 마무리가 된다

PART 2 번역기만 믿지 말고 상황에 맞는 예문을 익혀라
: 현장에서 자주 쓰는 100패턴 우려먹기

1 반드시 알아둬야 할 메일 사용 패턴 8가지
CASE 01 메일의 목적부터 밝히자
- PATTERN 001 ～하고자 메일을 드립니다 I am writing to
- PATTERN 002 ～와 관련하여 In regard to
CASE 02 용건부터 언급하려면
- PATTERN 003 우선(일단 먼저) ~하고 싶습니다 I would like to begin by
- PATTERN 004 이전에 말씀드렸듯이 as I mentioned earlier
CASE 03 메일 전달·참조 요청하기
- PATTERN 005 ～에게 전달합니다 forward
- PATTERN 006 ～를 참조(수신처)로 지정합니다 CC
CASE 04 메일 반송·착발신 오류 대처하기
- PATTERN 007 이메일이 반송되었습니다 The email came back.
- PATTERN 008 글자가 깨졌어요 Characters were broken.

2 첫인상을 좌우하는 소개 메일
CASE 05 자기소개하기
- PATTERN 009 ～를 담당합니다 be responsible for / in charge of
- PATTERN 010 ～의 경험(경력)이 있습니다 have an experience in
CASE 06 회사 소개하기
- PATTERN 011 ～를 전문으로 합니다 specialize in
- PATTERN 012 ～에 기반을 두고 있습니다 based in

3 의견을 주고받을 때는 팩트만 드러나게
CASE 07 의견 요청하고 확인하기
- PATTERN 013 알려주세요 let me know
- PATTERN 014 ～에 대해 더 구체적으로 more specific about
CASE 08 찬성하기
- PATTERN 015 나는 ～에 동의합니다 I agree with/to
- PATTERN 016 당신이 전적으로 옳습니다 You are absolutely right.
CASE 09 반대하기
- PATTERN 017 나는 ～에 동의할 수 없습니다 I can’t agree with
- PATTERN 018 ～미안하지만 (나는 ～라고 생각합니다) I am sorry, but
CASE 10 의견 제시·제안하기
- PATTERN 019 제 의견으로는 In my opinion,
- PATTERN 020 ～하면 어떻겠습니까? What if/How about if~?
CASE 11 확신과 우려 표현하기
- PATTERN 021 ～을 확신합니다 be certain of/be certain that
- PATTERN 022 ～을 우려합니다 be concerned about
CASE 12 회신 연기하기
- PATTERN 023 나중에/금방 회신하겠습니다 get back to you later/soon
- PATTERN 024 숙고하고 있습니다 think over

4 요청은 공손하게 지시는 명확하게
CASE 13 일반적인 요청 메시지 전하기
- PATTERN 025 ～해주시겠어요? Could you~?
- PATTERN 026 ～가 가능할까요? Would it be possible to~?
CASE 14 의사 결정 요청하기
- PATTERN 027 당신의 결정이 필요합니다 I need your decision on
- PATTERN 028 제가 어떻게 하기를 원하시나요? How you would like me to~?
CASE 15 확인 메시지 보내기
- PATTERN 029 혹시나 해서 (말씀드리지만) as a reminder,
- PATTERN 030 잊으셨는지 모르겠지만 in case you forgot
CASE 16 재촉 메시지 보내기
- PATTERN 031 가능한 빨리 as soon as possible
- PATTERN 032 아무리 늦어도 at the latest
CASE 17 업무 지시하기
- PATTERN 033 진행하세요 go ahead
- PATTERN 034 업무를 처리합니다 handle the job
CASE 18 강조하기
- PATTERN 035 반드시 ～하세요 make sure
- PATTERN 036 가장 중요한/최우선 top priority
CASE 19 일정 조율하기
- PATTERN 037 일정보다 일찍/일정대로/일정보다 늦게 ahead of/on/behind schedule
- PATTERN 038 기한을 맞추다 meet the deadline

5 알림과 공지 제대로 하기
CASE 20 일반적인 알림 메시지 전하기
- PATTERN 039 ～을 알아두세요 Please note (that)
- PATTERN 040 당신에게 ～을 알려드리려고 합니다 This is to inform you that
CASE 21 부드러운 표현으로 알리기
- PATTERN 041 ～하게 되어 기쁩니다 I’m pleased to
- PATTERN 042 ～하게 되어 유감입니다 we regret to
CASE 22 가격 인상·인하 공지하기
- PATTERN 043 가격을 인상합니다 raise the price
- PATTERN 044 가격을 인하합니다 lower the price
CASE 23 사내 방침 공고하기
- PATTERN 045 ～하기 위하여 제정되었습니다 be designed to
- PATTERN 046 ～(때)부터 시행됩니다 take effect on
CASE 24 부재·휴무 공지하기
- PATTERN 047 자리를 비웁니다 out of office
- PATTERN 048 회사는 휴무입니다 office will be closed
CASE 25 메일 대신 발송하기
- PATTERN 049 인수받습니다 take over
- PATTERN 050 ～를 대신하여 / ～를 대표하여 on behalf of

6 자료 및 물품 보내고 받기
CASE 26 자료 송부하기
- PATTERN 051 [본문으로 보내기] 다음과 같습니다 : They are as follows :
- PATTERN 052 [첨부로 보내기] 첨부는 ～관한 정보입니다 Attached is (the information)
CASE 27 우편·택배 발송하기
- PATTERN 053 ～로 보냅니다 ship ~ by (courier)
- PATTERN 054 당신에게 이메일을 보냅니다 email you
CASE 28 자료 요청 거절하기
- PATTERN 055 권한이 없습니다 not in the position
- PATTERN 056 금지되어 있습니다 be forbidden

7 약속과 초대는 최대한 구체적으로
CASE 29 약속 요청하기
- PATTERN 057 약속을 정합니다 set up an appointment
- PATTERN 058 직접 만납니다 see in person
CASE 30 약속 구체화하기
- PATTERN 059 시간과 장소를 명시하기 위한 전치사 in/at 장소 at 시각 on 요일/날짜
- PATTERN 060 당신이 편한 때 (나는 언제나 가능함) at your convenience
CASE 31 약속 변경·취소하기
- PATTERN 061 (일정) 당깁니다/미룹니다 push up/push back
- PATTERN 062 약속을 취소합니다 cancel the appointment
CASE 32 초대하기
- PATTERN 063 참석해주세요 join us for
- PATTERN 064 초대합니다 extend an invitation to
CASE 33 회의 소집하기
- PATTERN 065 언제 가능한지 when you are available
- PATTERN 066 목차·안건을 정합니다 have an agenda
CASE 34 해외 출장 준비하기
- PATTERN 067 예약합니다 Please book / reserve a flight
- PATTERN 068 제 일정은 다음과 같습니다 My itinerary is below.

8 효과적으로 주의 환기시키기
CASE 35 문제점 알리기
- PATTERN 069 문제가 생겼어요 have a problem
- PATTERN 070 이 시점에서의 장애물 obstacle at this point
CASE 36 오류 알리기
- PATTERN 071 큰/심각한 문제는 아니지만 It’s nothing major/serious
- PATTERN 072 착오가 있었던 것 같습니다 There might have been an oversight
CASE 37 재확인 요청하기
- PATTERN 073 확인해주세요 Let me make sure
- PATTERN 074 ~라는 뜻이 맞나요? Do you mean～?
CASE 38 정정하기
- PATTERN 075 저는 그렇게 말하지 않았습니다 That’s not what I said
- PATTERN 076 제 뜻은 ～입니다 what I meant was/what I mean is
CASE 39 불만 표현하기
- PATTERN 077 우리는 불편합니다 We are uncomfortable
- PATTERN 078 불만스럽습니다 I am dissatisfied with

9 배려심이 묻어나는 세련된 사과법
CASE 40 사과하기
- PATTERN 079 늦어서 죄송합니다 Sorry for the delay.
- PATTERN 080 불편을 끼쳐드린 점 사과드립니다 We apologize for your inconvenience.
CASE 41 진심 전하기
- PATTERN 081 변명의 여지가 없습니다 There is no excuse for
- PATTERN 082 지적에 감사드립니다 Thank you for your pointing out.
CASE 42 해명하기
- PATTERN 083 A 때문에 due to A / becaus of A
- PATTERN 084 A가 B를 야기했다 A caused B

10 사교 메일로 관계를 돈독하게
CASE 43 감사하기
- PATTERN 085 ～에 대해서 감사합니다 Thank you for
- PATTERN 086 ～를(에) 감사드립니다 I appreciate
CASE 44 축하하기
- PATTERN 087 ～를 축하합니다 Congratulations on
- PATTERN 088 ～을 듣게 되니 매우 기쁩니다 I’m so pleased to hear that
CASE 45 위로하기
- PATTERN 089 ～하다니 안타깝네요 / 유감입니다 I’m sorry to hear that
- PATTERN 090 심심한 조의를 표합니다 Please accept my deepest sympathy / condolences
CASE 46 격려하기
- PATTERN 091 빨리 회복하세요 Get well (better) soon
- PATTERN 092 우울해하지 마세요 / 힘내세요 Don’t let it get you down
11 주문과 견적은 정확 또 정확하게
CASE 47 견적 주고받기
- PATTERN 093 ～에 대한 견적 a quote for
- PATTERN 094 견적서는 PDF 형식으로 첨부되었습니다 Quote is attached in (PDF) format.
CASE 48 주문하기
- PATTERN 095 주문(발주)합니다 place an order
- PATTERN 096 주문을 확정합니다 confirm an order
CASE 49 주문 변경·취소하기
- PATTERN 097 (다음과 같이) 주문을 변경합니다 revise order (as follows)
- PATTERN 098 어쩔 수 없이 주문을 취소합니다 be forced to cancel order
CASE 50 협상하기
- PATTERN 099 ～에 관심(의향)이 있습니다 be interested in
- PATTERN 100 ～의 조건에서는 on the condition that

PART 3 영어 이메일 쓰기 내공을 올리자
: 신뢰를 높이는 스킬과 상식

실수하기 쉬운 영어 기초 표현
- 날짜
- 시간
- 화폐
- 숫자
- 문장부호

이메일 잘 쓰는 사람들의 6가지 스킬
- 스킬 1 용건만 간단히 눈에 들어오게 쓴다
- 스킬 2 정중함을 잃지 않는다
- 스킬 3 능동태가 효율적이다
- 스킬 4 병렬형 구조에서 나열되는 단어의 품사나 구의 형태를 맞춘다
- 스킬 5 수신자의 이해도를 고려한다
- 스킬 6 수신자가 추가되면 별도로 알려준다

꼭 알아둬야 할 비즈니스 어휘
- 직급과 직무의 영어 표현
- 대표적인 영어 약자

부록 | 자주 쓰는 무역 용어

나는 영어 공부를 못하는 (안 하는) 대신, 선배한테 받은 수백 통의 이메일을 뒤져서 필요할 때마다 꺼내 썼기 때문에 금방 업무를 따라갈 수 있었다. 메일을 통째로 인수인계할 수 있는 아웃룩은 이럴 때 좋다. 단순하게 모범 샘플을 돌려썼다기보다는 선배의 이메일들과 내가 받은 이메일들을 보면서 상황에 맞는 문장들을 찾아내고, 한 번 사용한 문장들을 기억했다가 동일한 상황에서 반복해서 사용했다. 괜찮다 싶은 문장이 있으면 따로 정리해두었다가 다음번에 써보기도 했다. 그렇게 자주 쓰는 상황별 패턴이 쌓이기 시작했다. 직장 생활한 지 11년 차가 되었고 해외 주재원으로 외국인들과 일하고 있는 지금도 자주 쓰는 문장은 정해져 있으니 샘플의 힘은 결코 가볍지 않다.
- p.4~p.5(머리말)

한 메일에서는 하나의 메시지만 전달해야 한다. 실제 업무를 해보면 알겠지만, 두 가지 메시지를 동시에 이야기하는 것은 대개 비효율적이다. 둘 중하나에 대한 답변이 길어질 수도 있고, 어떤 것의 시한이 먼저 종료될 수도 있다. 또 하나는 질문이고 다른 하나 통보여서, 메시지의 성격이 다를 수도 있다. 이럴 경우 두 가지 메시지 모두에 온전히 집중하기가 어려워진다.
게다가 이를 제삼자에게 재전송을 해야 할 경우 제삼자와 관련 없는 메시지가 섞여 들어가 전달력이 떨어지는 것은 물론이고, 전파되어서는 안 될 내용이 노출되는 위험도 존재한다.
- p.27(PART 1 모든 비즈니스 이메일의 형태는 동일하다)

PATTERN 025 ~해주시겠어요? Could you~?
요청하는 패턴의 기본은 could로 시작하는 의문문이다. can도 아닌 could다. can과 could 모두 ‘할 수 있겠냐?’는 질문의 의미로 생각할 수 있으나, 정중하게 요청하고 부탁할 때는 could를 사용한다. can은 주로 친한 관계에서 사용한다. 비즈니스 메일에서는 could를 기억해두자.
- p.92(PART 2 번역기만 믿지 말고 상황에 맞는 예문을 익혀라)

CASE 28 자료 요청 거절하기
상대의 요청에 응할 수 없는 경우, 현재 여유가 없다면 언제까지 하겠다는 일정 제시와 함께 기다려달라고 회신하면 된다. 하지만 자료가 없거나, 담당자 로서 책임을 져야 하는데 향후 곤란한 상황에 처할 수 있는 민감한 요청을 받으면 정중하게 거절하는 지혜가 필요하다.
이때 사용할 수 있는 팁으로 ‘권한 없음’을 추천한다. 내가 할 수 없기 때문에 못해주는 것이지 안 해준다는 게 아니라는 뜻이다. 단, 너무 자주 써먹으면 권한도 없고 No로 일관하는 무능력한 사람으로 보일 수 있으니 주의하자.
- p.154(PART 2 번역기만 믿지 말고 상황에 맞는 예문을 익혀라)

PATTERN 086 ～를(에) 감사드립니다I appreciate
‘감사하다’를 좀 더 격식 있게 표현하려면 ‘appreciate’를 쓰자. 비즈니스 상황에서 일상적으로 반복되는 일에 대한 친절한 인사가 아니라면 ‘appreciate’를 쓰는 게 더 예의에 맞다.
<패턴 연습>
On behalf of my company, I appreciate your visit to our factory in Jeju.
저희 회사를 대표하여, 제주에 있는 당사 공장을 방문해주신 것을 감사드립니다.
I’d like to appreciate the opportunity to demonstrate our new solution.
우리의 새 솔루션을 시연할 기회를 주셔서 감사합니다.
I greatly appreciate your invitation. It was quite a precious time.
귀하의 초대에 대단히 감사드립니다. 매우 유익한 시간이었습니다.
<다른 표현>
I would appreciate it if you could transfer all the materials to Kihyun.
모든 자료를 기현 씨에게 전달해주시면 감사하겠습니다.
* if(조건)가 필요한 표현의 경우 would appreciate it을 사용한다.
It was great pleasure having you visit us last week.
지난 주 당사를 방문해주셔서 기뻤습니다.
- p.92(PART 2 번역기만 믿지 말고 상황에 맞는 예문을 익혀라)