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직장인들을 위한 완벽한 보고서 지침서!

저자 마에다 가마리는 손정의 회장의 후계자 양성을 위해 설립한 소프트아카데미아 1기생으로 사업보고서가 1위를 차지하는 등 두각을 나타내어 소프트뱅크 보고 원칙의 기초를 닦았다. 특히 그가 작성한 프레젠테이션 자료는 손정의 회장이 각종 대외 프레젠테이션에 활용할 만큼 인정받았다. 이 책 『한 번에 OK나는 보고서』는 의사결정이 빠르고 칼 같기로 유명한 소프트뱅크 손정의 회장이 직접 활용하고 사내에 보급했을 만큼 인정받은 보고서의 기본원칙을 담은 책이다.

저자가 제안하는 원칙은 단 세 가지다. 무조건 심플할 것, 근거가 확실할 것, 한 번에 하나의 주제만 담을 것. 보고의 철칙과도 같은 이 원직은 누구를 대상으로 하든 완벽한 평가를 받을 수 있도록 설계되어 있는데, 결국 시선을 끌고, 단번에 통과되는 보고의 기술은 심플함과 논리라는 뜻으로 해석할 수 있다. 이처럼 심플하고 논리적인 보고서를 위해서는 4단계를 따라야 한다. 책에서는 각 단계에 필요한 각종 원칙을 제시하고, 사소해보이지만 큰 차이를 만드는 기본 원칙을 세세하게 전달하고 있다.

“자네의 보고서는 채택될 확률이 정말 높아!”
단번에 설득하는 강력하고 심플한 보고의 원칙

★★★ 일본 아마존 경제경영 베스트셀러 1위! ★★★
★★★ 소프트뱅크 손정의가 직접 활용한 보고서 작성법! ★★★

툭 하면 퇴짜 맞는 보고서 때문에 오늘도 직장인들은 스트레스에 시달린다. 한 설문조사 결과 직장인 96.2%가 보고서 쓰기가 어렵다고 답했을 정도이니 얼마나 긴장감을 불러 일으키는 일인지 알 수 있다. 보고서 때문에 야근하고, 보고서 때문에 자존감이 떨어지는 직장인들에게 그 울렁증을 한방에 해결해줄 비책을 담은 책이 출간되었다.
신간 《한 번에 OK나는 보고서》가 바로 그것. 이 책에는 의사결정이 빠르고 칼 같기로 유명한 소프트뱅크 손정의 회장이 직접 활용하고 사내에 보급했을 만큼 인정받은 보고의 기본 원칙이 담겼다. 이 책의 저자가 제안하는 원칙은 단 세 가지. ‘무조건 심플할 것, 근거가 확실할 것, 한 번에 하나의 주제만 담을 것’이다. 보고의 철칙과도 같은 이 원칙은 누구를 대상으로 하든 완벽한 평가를 받을 수 있도록 설계되어 있는데, 결국 시선을 끌고, 단번에 통과되는 보고의 기술은 ‘심플함과 논리’라는 뜻이다.
그렇다면 어떻게 심플하고도 논리적인 보고서를 만들 수 있을까? 이 책에서는 어떤 종류의 보고서에도 즉각 활용할 수 있는 보고서 슬라이드 작성법, 그래프를 한눈에 들어오게 하는 방법, 결재자의 이해를 돕는 슬라이드 비주얼 만들기 등 34가지의 보고 철칙을 안내하고, 누구라도 보고서를 업그레이드 할 수 있도록 해준다.

읽게 하지 말라!
3초 안에 핵심이 보이게 만들라!

이 책의 저자 마에다 가마리는 손정의 회장이 후계자 양성을 위해 설립한 소프트뱅크 아카데미아 1기생으로 사업보고서가 1위를 차지하는 등 두각을 나타내어 소프트뱅크 보고 원칙의 기초를 닦았다. 특히 그가 작성한 프레젠테이션 자료는 손정의 회장이 각종 대외 프레젠테이션에 활용할 만큼 인정받았으며, 이 원칙을 채택한 부서의 결재 속도가 1.5~2배 정도 빨라지는 효과를 거뒀다.
저자가 말하는 보고의 필살기는 다름 아닌 ‘한눈에 보이게 하라’라는 심플함의 전략이다. 즉 보고의 핵심이 한눈에 보이도록 만드는 데 모든 것을 걸어야 한다는 것이다. 저자는 우리가 흔히 보고라고 하면 ‘화술’을 떠올리지만 결재 여부는 90% 이상 보고서에 달렸다고 말한다. 그렇기에 보고서 업그레이드에 초점을 맞출 것을 주문한다. 이를 위해서 처음 확인해야 하는 것은 바로, 지금 작성해야 할 문서가 ‘사내 보고’를 위한 ‘보고서’라는 점을 인지하는 것이다. 다시 말해 스티브잡스나, TED와 같은 프레젠테이션처럼 청중의 감정에 호소하여 화술에 임팩트를 주거나 공감을 불러일으키는 것이 아니기 때문에 군더더기를 삭제하고 부록으로 첨부하는 등의 방식으로 내용을 더 임팩트 있게 보여줘야 한다는 것이다.

심플하고 논리적인 보고서의 4단계 법칙
심플하고 논리적인 보고서를 작성하기 위해서는 4단계를 따라야 하는데, 1단계 과제 : 어떤 과제가 있는가?, 2단계 원인: 이 과제가 생긴 원인은 무엇인가?, 3단계 해결책 : 그 원인을 해소하는 구체적 대안 제시, 4단계 효과 : 제안 내용을 실시할 경우의 효과 예측의 흐름에 따라 보고서를 작하는 것이다. 이 4단계를 기본으로 삼고, 시간이나 자리에 따라서 3, 4단계만 강조하여 보여주는 등의 방식으로 변형하면 어떤 상황에서건 상사의 결재를 받을 수 있다고 한다.
이 책에서는 각 단계에 필요한 각종 원칙을 제시하는데, 예를 들어 그래프를 보여줄 때는 왼쪽에서 오른쪽으로 전개되도록 하는 것, 키 메시지는 13자 이내로 작성해야 한다거나 키 메시지의 글자 크기를 어떻게 해야 가장 강력하게 의미가 전달되는지 등을 알려준다. 또한 서체의 색상에 따라 전달하려는 이미지가 변형되기도 한다는 것이다. 설문조사 내용이 막대그래프, 원그래프 중 어떤 것을 택해야 더 명확하게 전달되는지, 비주얼과 텍스트의 배치 등 사소해 보이지만 큰 차이를 만드는 기본 원칙을 매우 세세하게 전달한다.

비즈니스의 성패를 가르는
디테일의 힘

《한 번에 OK나는 보고서》는 기존의 프레젠테이션 서적들과는 명백하게 차이가 난다. 이는 기본적으로 비즈니스 현장에서는 누구나 겪게 되는 일상적인 업무를 위한 것이라는 출발점에서부터 다르다. 다시 말해 생생한 현장감이 살아 있다는 점이다. 이 책은 누구도 알려주지 않았지만 성패를 가르는 디테일을 알려준다. 예컨대 보고할 때 신경 써야 할 시선처리 같은 것이다. 우리는 흔히 질문을 받으면 질문을 받은 상대를 보고 답을 하고는 하는데, 결재를 앞둔 보고에서는 무조건 ‘결재자를 바라보고’ 답을 해야 한다는 것 등이다. 별것 아니어 보이지만 실제 현장에서는 결과에 영향을 미칠 수 있는 요소임에 분명하다. 또한 상사가 어떤 유형인지에 따라 달라지는 보고서 작성법의 예시 도 직접 활용할 수 있다. 무엇보다 사례를 정확하게 슬라이드 도판을 통해 보여줌으로써 필요에 따라서 변형만 하여 사용할 수 있도록 제시해줬다.
이 책에 소개된 내용을 보고서에 적용한다면 결재자의 OK 사인은 좀 더 쉽게 떨어질 것이고, 보고서로 인해 골머리를 앓는 일도 줄어들 것이다. 이 책은 똑같은 주제의 보고서라도 좀 더 다르게 쓰고 싶은 기획자, 완벽한 보고서로 영업력을 높이고 싶은 마케터, 보고서 때문에 수시로 야근하는 신입사원들에게 읽는 즉시 완벽한 보고서가 탄생될 수 있도록 도와주는 최고의 지침서가 될 것이다.

프롤로그 최고들의 보고는 무엇이 다른가

1장 한 번에 OK나는 보고서의 핵심
01 보고서는 5~9장으로 정리하라
02 보고서는 4개의 파트로 구성하라
03 설득력 있는 본문 슬라이드 만들기
04 심플한 논리의 구성 방식
05 논리정연한 보고서의 포인트
06 본문 슬라이드는 핵심 논리만 남겨라
07 2가지 방안을 제안하여 채택률을 높여라
08 필수적인 사전 점검 요소 3가지
09 보고서 작성은 브레인스토밍 후 시작하라

2장 보고서를 읽게 하지 마라
10 표지부터 쪽번호까지 보고서의 기본 형태 갖추기
11 키 메시지의 위치와 글꼴을 고민하라
12 키 메시지는 한눈에 볼 수 있게 하라
13 메시지에 부합하는 색상을 선택하라
14 통일된 양식을 미리 준비하라

3장 한눈에 들어오는 그래프가 이긴다
15 생각할 필요 없는 그래프를 만들어라
16 그래프와 메시지를 나란히 배치하지 마라
17 쓸데없는 숫자와 선은 모두 생략하라
18 막대그래프에서 이것만은 반드시 피해라
19 원그래프는 단색으로 인상을 남겨라
20 꺾은선그래프는 각도가 생명이다
21 설문조사 그래프는 간략하게 만들어라
22 데이터를 이미지화하라

4장 결재자의 이해를 돕는 비주얼 만들기
23 결재자의 이해를 돕는 사진을 활용하라
24 최대한 고해상도 사진을 찾아라
25 결재자의 시선을 확실하게 끌라

5장 설득력 100% 보고서 필살기
26 보고의 성패는 부록에서 갈린다
27 예상 FAQ 작성으로 부록을 완벽하게 정리하라
28 보고서는 3중 체크를 받아라
29 결재자의 특징에 맞추어 슬라이드를 수정하라
30 1분 버전도 미리미리 준비하라

6장 실전 보고 핵심 가이드
31 보고서를 완벽하게 숙지하고 보고하라
32 보고시 연출과 시선 처리를 주의하라
33 누가 질문하든 결재자를 향해 대답하라
34 결재 받지 못한 이유를 분명히 확인하라

에필로그 보고서 때문에 야근하는 직장인을 위하여

결재 권한을 가진 이들은 대부분 바쁘다. 더구나 한정된 시간 안에 차례차례 잇달아 의사결정을 해야 하기 때문에 이들은 요령 없이 질질 끄는 보고를 가장 싫어한다. 그렇기에 보고는 3분 만에 끝내는 것이 기본이다. 아무리 길어도 5분 이내에는 마쳐야 한다. (p.21)

보고서 슬라이드를 5~9장으로 요약하는 것은 단순히 보고 시간을 단축하는 효과만 있는 것이 아니다. 더불어 중요한 의미가 있는데 슬라이드의 장수가 5~9장을 넘는 순간 이해가 잘 안 가는 보고서로 분류된다는 점이다. 보고서 역시 마찬가지다. 슬라이드의 수가 7±2를 넘으면 결재자가 보고 내용을 이해하기 어려워진다. (p.24)

본문 슬라이드는 크게 현상 보고와 제안으로 나눌 수 있다. 현상 보고에서는 먼저 ‘어떠한 과제가 있는가?’를 명확하게 밝힌 다음 ‘이러한 과제가 발생한 원인은 무엇인가?’를 내놓는다. 그리고 이를 근거로 제안을 하면 되는데, ‘그 원인을 해소하는 해결책’을 제안하고 아울러 ‘그 해결책을 실시한 결과, 기대되는 효과’도 함께 보여주면 된다. (p.30)

심플하고 논리적인 보고서는 보고를 성공으로 이끄는 원칙이다. 심플한 자료를 만드는 데 중요한 포인트가 한 가지 더 있다. 바로 이것저것 다 설명하자는 생각을 버리는 것이다. 흔히 기획이나 사업 내용을 검토할 때에는 각종 데이터를 싹싹 긁어모으기 마련이다. 그리고 나서 근거를 확고하게 굳힌 후 보고서 작성에 착수한다. 이는 지극히 당연한 방식이다. 하지만 이런 방식이 바로 복잡한 보고서를 생산하는 원인이 된다. (p.50)

보고서의 결재률을 높이는 비장의 묘수가 있다. 바로 2가지 방안을 제안하는 것이다. 과제를 해결하고자 고심한 사람의 입장에서는 1가지 아이디어에 사활을 걸고 싶은 생각이 들 수도 있다. 그렇지만 경험상 A안과 B안, 즉 2가지 방안을 제시하는 것이 훨씬 효율적이다. (p.55)

키 메시지는 다름 아닌 해당 보고서에서 가장 전달하고자 하는 내용이다. 슬라이드 1장을 놓고 볼 때, 시각적으로 가장 강력하여 결재자에게 어필하는 부분이자 의사결정의 관건이 되는 중요한 정보이다. 그렇기에 키 메시지에 사용하는 글꼴은 ‘눈에 쉽게 들어오는 것’이어야 한다. (p.84)

키 메시지를 13글자 이내로 만드는 최후의 비법을 공개한다. 바로 스마트폰이나 휴대전화로 키 메시지를 작성해보는 방법이다. 컴퓨터는 자판이 있기 때문에 비교적 손쉽게 글자를 입력할 수 있어 나도 모르게 그만 문장이 길어지는 경우가 많다. 그러나 스마트폰이나 휴대전화로 문자를 입력하는 것은 성가신 일이기 때문에 자연스레 문장이 짧아진다. (p.95)

보고서를 마무리하는 단계에서 한 가지 더 중요한 것이 있다. 바로 ‘결재자가 어떤 유형의 사람인가?’를 다시금 확인하는 것이다. 수학에 강하고 논리적인 유형의 사람인가? 아니면 새로운 것을 좋아하고 사물을 감각적으로 파악하는 성향의 사람인가? 결재자가 어떤 유형인지에 따라 자료를 보고하는 방식을 달리할 필요가 있다. (p.201)