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속도가 빨라지면 업무의 ‘질’도 ‘의욕’도 10배는 더 향상된다!

컨설팅 전문회사 맥킨지를 대표하는 최고의 컨설턴트이자《0초 사고》로 일본 비즈니스맨들 사이에서 업무 혁신의 돌풍을 주도한 아카바 유지. 그는 이 책 『1등의 속도』에 맥킨지에서 14년간 일하며 업무의 속도를 빠르게 만들기 위해 연마한 각종 업무 기술을 모두 집약했다. 이제는 어떤 일이든 큰 어려움 없이 침착하게 대응할 수 있는 경지에 올랐다는 저자. 실제로 첫 직장의 업무 스피드를 1이라 치면 맥킨지에서의 스피드는 3~5배 정도 빨랐으며 지금은 그 이상으로 더욱 빨라졌다고 책을 통해 밝히고 있다.

저자는 ‘선순환’이라는 말을 가장 중요한 키워드로 꼽는다. 어쩌다 선순환에 오르는 행운은 없다. 다만 노력하고 의식하여 사전에 대책을 마련하다 보면 선순환 모드로 전환될 확률이 높아진다. 업무 처리 속도가 빨라지면 다른 사람보다 앞서 나갈 수 있다. 그러면 정보 수집도 쉬워지고 신뢰도 쉽게 얻을 수 있고, 저절로 리더 역할을 맡게 되는 상황도 늘어난다. 책은 속도 향상을 위한 맥킨지의 기본적인 사고방식에서부터 구체적인 방법론에 이르기까지 상세하게 설명하고 있어 누구나 쉽게 따라하고 실천할 수 있을 것이다.

“어떻게 맥킨지는 항상 최고의 성과를 만들어내는가?”
세계 최강의 비즈니스 지식 상인 맥킨지의 업무 철학과 노하우

끝나지 않는 회의,
어마어마한 속도로 쌓이는 이메일,
기한까지 미뤄둔 각종 자료 작성과 보고서…
꼬여버린 모든 문제를 한방에 풀어버릴 맥킨지식 스피드 사고!
세계 최강의 컨설팅 전문회사 맥킨지를 대표하는 최고의 컨설턴트 아카바 유지, 그는 일본 직장인들 사이에서 업무 혁신의 일인자로 손꼽히는 베스트셀러 저자다. 그가 이번에 출간한 『1등의 속도』는 업무 속도를 높이기 위한 해결책을 제시하는 유일무이한 책이다. 그는 직장인의 성공 열쇠가 바로 ‘스피드’라고 단언한다.

‘속도를 높인다’는 것은 ‘시간당 생산성을 높인다’는 것 외에도 여러 가지 장점이 있다. 일단 업무 처리 속도가 빨라지면 다른 사람보다 앞서 나아갈 수 있고 그러면 정보 수집이 쉬워지고 신뢰도 쉽게 얻을 수 있다. 리더 역할을 맡게 되는 상황도 늘어난다. 스피드는 본질적으로 즐거운 것이기에 모든 일에서 선순환에 오르며 즐기면서 일할 수 있다. 실제로 그는 첫 직장의 업무 스피드를 1이라 치면 맥킨지에서의 스피드는 3~5배 정도 빨랐으며 지금은 그 이상으로 더욱 빨라졌다고 책에서 밝히고 있다. 덕분에 이제는 어떤 일이든 큰 어려움 없이 침착하게 대응할 수 있는 경지에 올랐다.
이 한 권에 총망라하여 담긴, 맥킨지가 항상 최고의 성과를 만들어내는 비법을 살펴보자. 이 책은 업무의 효율을 높이기 위한 기본적인 사고방식에서부터 구체적인 방법론에 이르기까지 상세하게 설명하고 있어 누구나 쉽게 따라 하고 실천할 수 있다.

서류·자료의 신속한 작성부터 메일 정리,
논리적 회의, 효율 높은 커뮤니케이션 기술까지!

“왜 당신의 일은 끝나지 않을까?”
▶ 바로 시작하지 못한다
▶ 해야 할 일에 집중하지 못한다
▶ 순서가 뒤죽박죽, 질질 끌려다닌다
▶ 우유부단하고 망설인다
▶ 서류와 자료 작성에 시간이 걸린다
▶ 이메일에 많은 시간을 빼앗긴다
▶ 회의가 많다, 진행 시간이 길다
▶ 사안의 반려, 수정이 많다

맥킨지에서 14년 동안 활약한 저자가 밝히는
업무 속도를 극한까지 올리는 철학과 노하우
성과의 비밀은 바로 ‘스피드’에 담겨 있다!

무려 14년간 맥킨지에서 일하며 벽에 부딪히고, 살아남기 위해 다양한 노력과 시도를 하며 크게 성장한 아카바 유지는 자신이 최고의 컨설턴트가 된 성공 이유를 ‘스피드’로 꼽는다.

그렇다면 우리의 일은 왜 자꾸 미뤄질까? 가장 큰 이유는 일을 바로 시작하지 못하는 마음이다. 일이 늦어질수록 더 제대로 해야겠다는 부담감이 커져 세세한 부분에 매달리고 전체적인 질은 떨어진다. 결국 악순환에 빠져든다. 물론 개인의 문제만은 아니다. 제대로 지시하지 않고 나중에 다른 말을 하는 상사, 지지부진하고 긴 회의, 방대한 보고서들이 스피드의 발목을 잡는 경우도 많다.

아카바 유지는 이 모든 방해물을 이겨내고 성과라는 본질로 달려가기 위한 다양하고 구체적인 길을 안내한다. 우선 전체상을 그려가며 일하는 사고를 훈련하라고 조언한다. 이때 주의할 점은 지나친 완벽주의를 경계하는 것이다. 일부분에 너무 시간을 쏟으면 전체적인 완벽성에 손상을 입기 때문이다. 또 일의 핵심을 파악하기 위해 성공 이미지를 머릿속으로 그려본다. 상사에게 명확한 상이 없을 경우에는 업무의 전체상을 확인해가며 진행한다. 또 모든 회의 시간을 일단 반으로 줄이고 모두에게 발언 기회를 준다. 이메일은 밀리지 않도록 하루에 20번 정도 체크하며 최대한 신속하게 답변한다. 나아가 맥킨지에서 일하며 배운 ‘스피드 사고’ ‘메모 쓰기’ ‘가설사고’ ‘심층사고’를 자유롭게 활용하면 그 효과는 배가 된다. 이렇게 업무 곳곳에 선순환의 씨앗을 뿌려두면 업무 속도를 높이는 것에서 더 나아가 창의성이 발휘되며 일을 즐기면서 할 수 있게 된다.

속도가 빨라지면 업무의 ‘질’도
‘의욕’도 10배는 더 향상된다!
방황하는 직장인들을 위한 살아있는 업무 비법

한국은 세계를 기준으로 봤을 때 업무 시간이 길기로 악명이 높다. 이 사실의 어두운 뒷면은 시간당 생산성이 낮다는 것이다. 사실 야근은 계약사회인 유럽과 미국에서는 있을 수 없는 일이다. 과연 일을 오래한다고 해서 성실하다는 통념은 맞는 것일까? 아카바 유지는 야근이야말로 빠르게 일을 진행시켜 끝마치려는 자세와는 정반대의 것이라고 꼬집는다. 오히려 일을 빨리 끝내고 자신에게 필요한 일을 하는 것이 회사와 개인 모두에게 더 좋은 결과를 불러온다.

이 책에는 저자가 일본 직장인들에게 큰 사랑을 받은 이유, 즉 직접 실천하고 있는 자기계발도 낱낱이 소개하고 있다. “매일 10분씩 메모 쓰기를 훈련한다” “매일 아침저녁 30분을 정보 수집에 할애한다” “통근 시간을 이용해 영어 공부와 독서를 한다” “스터디 모임에 지속적으로 참가한다” “메모 쓰기를 이용해 자료 작성 시간을 최소화한다” 등등 본인이 실제로 행했던 일이기에 각각의 구체적인 노하우와 꾸준히 해내기 위해 고려해야 할 문제점까지 빼곡하게 담고 있다. 나아지고 싶은데 어떤 것부터 시작해야 할지 몰라 방황하는 직장인들에게 가장 필요한, 빠르게 업무의 효율을 높일 수 있는 방법을 담고 있어 큰 도움을 준다.

속도를 높이면 선순환이 시작되고 일할 맛이 난다. 두뇌회전도 더 잘 된다. 결국 의욕이 솟아 일할 맛이 난다. 꾸물거리거나 지체되면서 낭비되는 에너지가 없다. 당연히 선순환에 오른다. 이를 유지하기 위해 노력한다. 결국에는 성과가 나지 않을 수 없다. 맥킨지에서 배운 업무 비법을 아낌없이 눌러 담은 『1등의 속도』를 통해 이제 속도를 높여 업무와 삶의 개인의 행복까지 균형을 맞추는 삶의 비밀을 얻어보자.

책속으로 추가
이메일과 서류작성 속도를 크게 끌어올리려면 단어 등록이 열쇠다. 10개, 20개 수준의 단어가 아니라 200~300개 정도의 단어를 입력하면 놀라울 정도로 빨라지며 매우 기분 좋게 일을 진행할 수 있다. 단어 등록은 누구나 한번은 생각하고 시도했을 것이라 생각되지만, 핵심은 많은 수의 단어를 등록한 후에 어떻게 빨리 찾고 사용하는가에 달렸다. 그 방법을 다양하게 궁리한 결과 다음과 같은 방법으로 정리할 수 있었다. 자신이 선호하는 방법으로 계속 고민하길 바라며 규칙화가 자리 잡히면 망설이지 않고 등록하여 사용할 수 있게 된다. 272p

이런 상황에 자주 놓이는 사람은 ‘솔직해진다’ ‘말해야 할 것을 너무 많이 생각하지 않고 말한다’ ‘나쁜 이야기는 특별히 더 정확하게 전달한다’ ‘먼저 전달하는 편이 쉬워진다’라는 생각을 가지고 과감하게 전달해야 한다는 것을 항상 유념하자. 그러는 편이 훨씬 바람직하다. 솔직하게 전달했다가 무언가 안 좋은 일이 일어날 경우는 조심하는 것이 당연하다. 단, 대부분의 경우 안 좋은 일이 일어날 것 같기보다는 단순히 용기가 없어 말하지 않는 것뿐이다. 나쁜 말을 하는 역할을 맡고 싶지 않다거나 늘 좋은 얼굴을 하고 싶어서가 아닐까? -296p

일을 빠르게 진행하는 사람은 긍정적 피드백에 뛰어나다. 긍정적 피드백이란 부하직원이나 팀 멤버가 좋은 결과를 냈을 때 칭찬하거나 감사하거나 치하하고 위로하는 것이다. 아무리 작은 일이라도 칭찬한다. 그 자리에서 칭찬한다. 과장되거나 교묘하게 조절하지 말고 진심으로 칭찬한다. 결과가 다소 부족해도 노력과 과정이 좋을 때는 “애를 많이 썼군!” “정말로 고생했네” “큰 도움이 되었어”라고 치하하고 위로한다. 상황이 안 좋을 때도 “이번에는 잘 안 되었지만 다음에는 이렇게 하자. 그렇게 하면 잘될 거야”라고 격려한다.-305p

시작하며
스피드 업을 위한 방법을 모두 공개│‘속도’와 ‘신속성’의 정의에 대해

1장 왜 나의 일은 항상 늦어지는가

직장인의 생산성이 낮은 이유는 무엇일까?
직장인의 생산성은 정말로 낮을까?│직장인의 생산성을 저하시키는 3대 요인│생산성 향상에는 ‘속도’가 열쇠다
자신의 일이 늦는 이유
바로 시작하지 못한다│해야 할 일에 집중하지 못한다│순서가 뒤죽박죽, 질질 끌려다닌다│우유부단하고 망설인다│서류와 자료 작성에 시간이 걸린다│이메일에 많은 시간을 빼앗긴다│회의가 많다, 진행 시간이 길다│사안의 반려, 수정이 많다

2장 속도가 모든 것을 해결한다

속도가 해결해주는 다섯 가지
속도가 향상되면 해야 할 일에 바로 착수할 수 있다│속도가 향상되면 두뇌회전이 더 잘 된다│속도가 향상되면 PDCA를 여러 번 실행할 수 있다│속도가 향상되면 의욕이 솟는다│속도가 향상되면 실력을 발휘할 수 있다
속도 향상에는 한계가 없다
업무의 개선점은 무한하다│스피드 업은 본질적으로 즐거운 것

3장 1등의 속도를 만드는 8가지 원칙

[원칙①] 우선 전체상을 그린다
[원칙②] 지나친 완벽주의는 피한다
[원칙③] 일의 핵심을 파악한다
[원칙④] 선순환을 만든다
[원칙⑤] 시도 방법을 좀 더 특별하게
[원칙⑥] 사전에 준비한다
[원칙⑦] 한 발 앞서 나간다
[원칙⑧] 온 힘을 다해 두 번 하는 수고를 피한다

4장 생각의 속도부터 높여라

‘메모 쓰기’로 스피드 사고를 노려라
두뇌가 좋아지는 세상에서 가장 간단한 훈련법│‘메모 쓰기’는 의사소통 능력을 향상시킨다│‘메모 쓰기’로 막연한 불안감을 떨친다│‘메모 쓰기’를 하면 두뇌회전이 좋아진다
정말로 일에 적용할 수 있는 문제 파악력과 해결력
차원이 다른 속도를 불러올 가설사고
가설사고의 정의│검증을 통해 정답에 다가간다│가설사고는 누구나 하고 있다│가설사고를 익히는 방법
스피드 사고에도 도전한다
심층사고로 진실을 탐구한다
모든 것에 계속 의문을 갖는다│자신의 머리로 생각하지 않는 사람은 위험│심층사고의 포인트│호의와 존경의 마음을 담아 질문한다│심층사고의 이미지
프레임워크 작성 트레이닝
프레임워크는 회의나 논의에서 위력을 발휘한다│프레임워크는 연습만이 열쇠

5장 효율을 최대치로 끌어올리는 업무 습관

가장 효율적인 정보 수집 방법
서류, 자료 작성의 시간을 최소화한다
회의의 효율성을 극대화할 수 있다
이메일 관리에 성공해야 시간 관리에 성공한다
커뮤니케이션에서 발생하는 실수를 없앤다

마치며

여기서 ‘속도’는 일하는 스피드를 말한다. 영어로 말하면 ‘fast’에 속한다. 어느 정도의 속도로 과제를 파악하고 해결하여 성과를 낼 것인가 하는 시간당 생산성이다. 빠르면 빠를수록, 예컨대 서류를 작성하는 시간, 회의 시간, 무언가를 완수하는 시간을 단축할수록 성과를 낼 수 있다. 결과적으로는 그 이외의 하고 싶은 일, 좀 더 해야 할 일에 손을 댈 수 있어 선순환에 속도가 붙게 된다. 이런 이유로 나는 ‘속도’를 매우 중시해왔다. -7p

일의 스피드를 올려나가다 보면 스트레스를 느낄 틈이 없다. 스트레스를 느낀다는 것은 대체로 짬이랄까, 조금은 여유가 있다는 뜻이다. 가장 빠른 속도로 PDCA를 실행할 때는 스트레스로 이런저런 고민할 시간적 여유가 없다. 고민할 틈이 없다. 계속해서 앞으로 나아갈 수밖에 없다. 이렇게 일하는 동안에는 스트레스를 느끼지 않으며 문득 정신을 차렸을 때는 실력이 향상되어 기량을 맘껏 발휘할 수 있다. -57~58p
매일 10분 정도의 ‘메모 쓰기’를 3주간 계속하면 완전히 다른 사람처럼 두뇌가 회전하기 시작해 일의 스피드가 큰 폭으로 향상된다. 자신감도 생겨 선순환이 시작된다. 평소에도 아이디어가 꼬리에 꼬리를 물게 되고 아이디어에 대해 스스로 체계적으로 정리하고 심화하여 스스로 납득할 수 있게 된다. 잘 모르는 것에 관해 무엇을 조사하면 되는지, 누구에게 질문해야 할지, 질문할 수 있는 상대를 어떻게 찾을 것인지 등등 계속 앞으로 나아갈 수 있으므로 업무 속도가 크게 향상된다. -102p

가설사고란 ‘이것은 이런 걸까?’ 하고 자신의 사고를 갖는 것, 가지려고 하는 것을 말한다. 가설사고란 말이 낯선 사람도 있겠지만 어려워할 필요는 없다. 문제점이든 해결책이든 맨 처음부터 가설을 세우고 ‘이것이 문제점이라면’ ‘이렇게 하면 좋지 않을까’하고 계속 생각한다. -115~116p

지금 이상으로 성장하고 크게 비약하고 싶은 사람에게는 프레임워크가 절대적으로 필요한 도구다. 따라서 계속 사용하여 익숙해질 필요가 있다. ‘좋아하는 음식’이나 ‘읽고 싶은 책’ 등 사소한 일을 타이틀로 하고 이 2×2 프레임워크로 정리하면 연습하기가 쉽다.-141p

트위터도 팔로우하는 사람들이 자발적으로 올리는 타임라인에서 유용한 글들을 많이 볼 수 있어 큐레이션 툴로 효과적이다. 따라서 자신이 관심을 갖는 분야에서 열심히 트윗을 하는 사람이나 관심 있는 키워드를 팔로우하여 자신의 큐레이터 역으로 확보한다.-173p

관심 분야의 동향, 최신 상황을 파악하기 위해 전시회에도 자주 참가하는 것이 좋다. 월 1회 정도를 기준으로 참가하면 아마도 그 분야에서 누구에게도 지지 않을 정도의 수준을 유지할 수 있을 것이다. 감도가 높아지고 지식이 늘며 네트워크가 가속도로 확대된다. 마음의 여유가 생기고 성장의욕도 강해지므로 지금 바로 업무와 직결되지 않더라도 상사나 동료에게 의지할 수 있는 존재가 된다. 물론 업무의 폭도 급속도로 확대된다. -186p

여러분이 상사로서 부하직원에게 서류와 자료 작성을 지시할 때, 생산성이 매우 높은 방법이 있다. 처음에 아웃풋 이미지(업무 완료 시 어떤 이미지여야 하는지 제시한 것)를 가능한 한 자세하게 글로 제시하는 것이다. 익숙해지고 나면 이후에는 30분 정도만 할애해도 아웃풋 이미지를 글로 작성해 부하직원과 조정하고 작업을 맡길 수 있게 된다. 이렇게 하면 일이 다른 길로 빠지지 않고 가장 빠른 스피드로 진행되며 아웃풋의 질도 향상된다. -218p

이때 가장 권장할 만한 방법은 인터넷을 끊고 집중하여 작성하는 것이다. 내가 사용하는 PC는 LAN이나 WiMAX로 항상 인터넷과 연결되어 있다. 그로 인해 하루 20~30회 이메일을 체크할 수 있다. 미팅 시간 외에는 이메일이 쌓인 적이 거의 없다. 보통은 이렇게 하면 일의 스피드가 크게 향상되고 상대방도 빠른 답변에 놀라워하는 등 장점이 많지만 블로그나 책을 쓸 때는 치명적인 걸림돌이 된다. 전혀 작업을 할 수 없을 정도로 집중력을 계속 흐트러트린다.-237~238p

2시간 회의는 1시간으로, 1시간 회의는 30분으로, 30분 회의는 15분으로 줄였다. 일단 해보면 아무 문제가 없다. 오히려 진행 속도가 빨라지고 발언이 늘어난다. 평소 발언하지 않던 사람도 과감하게 발언을 한다. 이를 실천해보면 꽤 즐거운 감정을 경험하게 될 것이다. 가장 좋은 것은 평소보다 훨씬 빨리 끝나므로 마음의 여유가 생긴다는 점이다. 241p