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하루를 27시간처럼 살 수 있는 비밀!

『하루 27시간』은 최소한의 업무량으로 최대의 성과를 올리기 위한 업무 정리 노하우를 소개하는 책이다. 직장인들이 일하는 모습을 살펴보면 어떤 사람은 시간에 쫓겨 늘 허둥지둥 해 야근을 자주 하는 사람이 있고, 주어진 시간에 일도 완벽하게 하고 개인적인 삶에도 충실해 성과를 인정받는 사람도 있다. 직장인들의 하루 일과를 자세히 기록해 보면 무의미하게 흘려보내는 시간이 생각보다 많다는 사실을 알게 된다. 하루 종일 열심히 일한 것 같지만 정작 일을 한 시간은 얼마 되지 않아 결국 야근을 하고 업무의 질이 떨어지는 악순환이 반복된다. 책에서 소개하는 주변정리 -> 정보정리 -> 머릿속 정리의 흐름으로 14일의 레슨을 따라하면 하루 3시간을 절약해 가치 있는 일에 투자할 여유를 갖게 도와줄 것이다.

능력있는 사람은 오래 일하지 않는다!

할 일 다 하면서도 늘 여유로운 사람과
늘 바쁘면서도 할 일이 끝이 없는 사람의 차이는 무엇일까?

어떻게 하면 최소한의 업무량으로 최대의 성과를 올릴 수 있을까?
반복되는 단순 업무는 후딱 해치우고 가치 있는 일, 하고 싶은 일에 시간을 투자하자!

세상에는 시간에 쫓겨 허둥지둥 사는 사람이 있는가 하면, 일도 완벽하게 하고 개인적인 삶에도 충실한 사람이 있다. 전자는 매일 야근을 하느라 바쁜데도 형편이 나아지지 않지만, 후자는 자유시간을 누리면서도 직장에서 꾸준히 성과를 올려 능력을 인정받는다. 두 사람의 차이는 무엇일까?
직장인들의 하루 일과를 자세히 기록해보면 무의미하게 흘려보내는 시간이 생각보다 많다는 사실을 알게 된다. 인터넷 검색을 하다 보면 나도 모르게 링크를 따라가며 서핑을 하게 되는데, 이렇게 하루에 2~3시간을 허비하며 보내는 사람도 많다. 또는 수시로 메일을 체크하거나 SNS를 확인한다든지, 서류나 자료를 어디에 두었는지 찾느라 시간을 낭비하는 경우도 많다. 하루 종일 열심히 일한 것 같지만, 정작 일을 한 시간은 얼마 되지 않아 결국 야근을 하게 된다.
야근을 하는 사람은 겉보기에는 열심히 일하는 것 같아도, 알고 보면 업무의 질이 낮은 경우가 많다. 바쁠수록 업무의 질은 떨어지고, 질이 떨어지면 시간이 더 필요하기 때문에 야근을 하는 악순환이 반복된다.
[하루 27시간]에서는 이러한 악순환의 고리를 끊고 적어도 하루에 3시간은 절약할 수 있는 업무 정리의 노하우를 공개한다. 주변 정리 → 정보 정리 → 머릿속 정리의 흐름에 따라 진행되는 14일간의 레슨을 따라가다 보면 어느새 당신도 ‘정리의 달인’이 되는 것은 물론이고, 남는 시간을 좀더 가치 있는 일에 투자할 여유를 갖게 될 것이다.
‘일이 밀려 매일 야근을 한다’ ‘회사 일이 너무 바빠 개인 시간이 없다’ ‘시간 활용에 서툴러 정신을 차려보면 늘 시간에 쫓긴다’ ‘실수하지 않고 요령 있게 일하고 싶다’ ‘자유시간이 생기면 무언가 배우고 싶다’와 같은 고민을 하는 직장인이라면 이 책이 고민을 해결해줄 것이다.

● 책상 위에 몇 종류의 물건이 있는가? ● 서류를 나누는 중요한 기준이란? ● ‘5분이면 할 수 있는 일’ 리스트를 만드는 진짜 이유 ● 서류를 데이터로 보관하고 공유하는 방법 ● ‘그 자리에서’ ‘바로’ 정리하는 비결 ● 일정을 시각화하는 방법 ● 필요할 때에 아이디, 비밀번호를 바로 찾는 방법 ● 업무 대부분을 정형화하는 기술 ● 바로 찾는 색인 만드는 방법 ● 나의 가치를 높여줄 정보를 모으는 방법 ● 무엇이든 빨리 끝내는 방법 ● 습관화를 위한 실천법과 사고법 ● 머릿속이 정리되면 돈도 정리된다 ● 내 우선순위를 알 수 있는 훈련 등 ……

업무에 바로 적용할 수 있는 실용적이면서도 핵심적인 팁들을 알려주는 [하루 27시간]은 당신의 하루를 3시간 늘려주고 하루를 27시간처럼 살 수 있게 해줄 비밀로 가득하다. 하루 3시간을 절약하여 좋아하는 일에 투자하고 눈부시게 빛나는 인생을 살고 싶다면 오늘부터 14일간의 레슨을 시작해보자!

Day 1. 책상 정리
● 책상 위에 몇 종류의 물건이 있는가?
● 필요한 것은 20종류뿐!
● 물건은 모두 서랍에 넣는다
● 찾는 물건이 어디에 있는지 바로 알 수 있도록 하자
● 이동용 세트를 만들자
● 나와 팀을 위한 정리의 기본

Day 2. 서류 정리
● 서류 정리에도 기준이 있다
● 일정에 따라 4가지로 정리한다
● [오늘 해야 할 일] 케이스는 매일 비우자
● [마감이 있는 일]은 마감일까지 생각하지 말자
● [마감이 없는 일]은 한꺼번에 모아두자
● [5분이면 할 수 있는 일] 리스트를 만들자
● [5분이면 할 수 있는 일]은 틈틈이 한다

Day 3. 종이를 데이터로 만들기
● 서류는 데이터로 보관하자
● 명함은 모두 버려도 된다
● 스마트폰으로 촬영만 하면 데이터 완성
● 중요한 정보는 텍스트로 저장한다
● 그 자리에서 바로 정리하는 것이 비결

Day 4. 시간 정리
● 캘린더에 시간을 정리한다
● 캘린더의 의미는 ‘시간 배정’
● 업무를 파악해야 시간도 줄일 수 있다
● 마감일보다 조금이라도 일찍 마친다
● 무엇이든 캘린더에 입력하면 OK
● 시간표는 오늘 할 일을 확실히 소화할 수 있도록 짜자
● 사소한 일정까지 보이는 구조를 만들자
● 캘린터만으로 할 일 파악하기
● 머릿속 정리를 위해서는 매일 준비가 중요하다

Day 5. 데이터 정리
● 책상도 데이터도 정리가 기본
● 모든 데이터를 클라우드화한다
● 규칙에 따라 폴더를 만든다
● 파일 이름에는 검색 키워드를 모두 포함시킨다
● 진행중인 파일은 보관하지 않아도 된다
● 정리할 수 없는 파일은 [일단] 폴더에 보관한다

Day 6. 정보를 클라우드에 정리하자
● 모든 정보를 데이터화한다는 것
● 가장 좋은 보관 장소는 클라우드
● 파일도 작성할 수 있는 구글 드라이브를 추천한다
● 필요할 때 아이디와 비밀번호를 잊지 않기 위해
● 클라우드에 모아두기만 해도 버리는 시간이 준다

Day 7. 한눈에 보이는 색인을 만들자
● 색인을 만들면 보이지 않던 데이터가 보인다
● 스프레드시트에 폴더 내용을 정리하자
● 데이터도 물건도 제자리를 적는 것이 중요하다
● 공유데이터도 정리해 색인을 만들자
● 공유데이터를 정리하면 회사에 공헌할 수 있다

Day 8. 아이디어의 원천이 되는 데이터를 보관하자
● 일에 필요한 것은 도구와 아이디어
● 수익을 올리려면 아이디어를 빼놓을 수 없다
● 아이디어가 될 만한 자료 중 필요한 부분만 저장한다
● 자료는 그 자리에서 데이터로 입력한다
● 어차피 버릴 것은 바로 데이터화하여 불필요한 절차를 줄인다

Day 9. 자신의 시간을 파악하자
● 시간은 기록하면 파악할 수 있다
● 매일 시간을 기록하기만 해도 학생들의 성적이 올랐다
● 분 단위로 정확하게 기록하자
● 공백시간은 하루 평균 5시간
● 일하지 않는 시간을 줄이자
● 시간이 얼마 안 걸렸다는 것은 내 생각일 뿐이다
● 모든 일상 작업을 가속화하는 방법을 연구하자
● 공백 5시간에 공부를 한다

Day 10. 정형화하여 시간을 만들자
● 업무를 정형화하자
● 정형화할 수 있는 것을 찾자
● 메일 답장은 포맷을 정해두면 좋다
● 복사해서 붙여넣기보다 템플릿으로
● 하루 종일 메일 확인만 하는 사람은 되지 말자

Day 11. 틈새시간을 활용하자
● 틈새시간을 최대한 활용하자
● 회의 시간은 잡무를 해치우기 좋은 시간
● 미팅 중에도 틈새시간이 있다
● 통근시간은 공부나 업무에 유용하게 활용하자
● 점심시간은 업무 조정에 사용한다
● 미루기보다 틈새시간에 마치는 편이 즐겁다
● 성공하는 사람이 되기 위해서는 잡무도 해야 한다

Day 12. 습관화하자
● 매일 같은 일을 반복하여 습관화하자
● 하루를 마칠 무렵 확인하자
● 아침에는 일정을 파악하기 위한 시간을 갖자
● 정해진 일은 반드시 처리하는 습관을 갖자
● 정리하지 못하면 좋은 결과물이 나오지 않는다

Day 13. 자신을 콘텐츠화하자
● 콘텐츠가 있는 사람만이 성공할 수 있다
● 출퇴근 시간에 사진을 찍기만 해도 인기 사이트가 된다
● 콘텐츠를 꾸준히 만들어 공개하면 기회가 생긴다
● 다른 사람을 즐겁게 하는 것은 독창적인 정보뿐
● 누구나 오늘부터 할 수 있는 점심메뉴 올리기
● 정보는 마케팅 관점에서 모으자
● 팔리는 것은 직접 체험해 봐야 단서가 된다

Day 14. 돈 정리
● 머릿속이 정리되면 돈도 정리된다
● 필요 없는 것을 사면 낭비는 3배
● 물건보다는 체험에 돈을 쓰자
● 포인트카드와 쿠폰으로 지갑이 꽉 찬 사람은 부자가 되지 못한다
● 내 우선순위는 무엇인가
● 수입의 40%를 투자하는 사람만이 성공한다

여기서 핵심은 정해진 시간에는 정해진 업무에만 집중해야 한다는 것이다. 그 일 말고도 해야 할 일이 여러 가지 있더라도 일단은 생각하지 말자. 국어 시간에 수학 공부를 해서는 공부를 잘할 수 없다.
이와 마찬가지로 업무도 정해진 시간에 정해진 업무내용에만 집중해 시간 안에 마치도록 한다. 일하는 도중 자꾸 다른 일이 끼어들면 아무리 시간이 많아도 제때에 마치기 어렵다. ‘시간 안에 일을 마치지 못하면 야근을 하면 되지’, ‘집에 가져가서 하면 되지’라는 생각은 버리자. (p. 69-70)

어떤 일을 하든 먼저 시간을 배정한 뒤 캘린더에 입력하는 습관을 들이자. 캘린더에 할 일을 입력했으면 이제 잊어도 된다. 그만큼 머릿속 기억 공간이 넓어지므로 다른 일에 집중할 수 있다. 실제로 실수를 하거나 집중하지 못하는 원인은 이것저것 쓸데없는 것들을 기억하느라 머릿속이 복잡하기 때문이다. (p. 73)

그렇다면 파일명을 어떻게 붙여야 효율적일까? 나는 어떤 단어로 검색해도 찾을 수 있도록 단서가 될 만한 모든 정보를 적는 방법을 추천한다.
예를 들어 어떤 회의에서 상사가 지시한 내용이 떠오르지 않아 회의록을 찾아야 하는 경우, 회의 날짜와 장소, 상사의 이름 등 기억에 남아 있는 모든 정보를 파일이름으로 저장한다. 이렇게 하면 상사의 이름으로 검색하든, 회의 장소로 검색하든 틀림없이 찾을 수 있다. (p. 90)

모든 것을 클라우드에 보관하면 효율성이 대폭 증가한다. 데스크톱과 노트북, 회사 컴퓨터와 집 컴퓨터를 번갈아 사용할 때 일일이 새로운 파일을 만들지 말고 클라우드를 이용하면 업무내용이 하나의 파일로 통합되어 무척 편리하다. 이렇게 하면 메일에 첨부하거나 USB 등에 데이터를 옮겨 작업할 필요도 없다. 게다가 컴퓨터가 고장이 나도 클라우드에 올려두면 파일을 손쉽게 복구할 수 있다. (p. 106)

지금까지 보고서를 작성하는 데에 두 시간이 걸렸다 해도, 실제로는 그렇게 오래 걸리지 않을 수도 있다. 갑자기 사장님 보고가 잡혀서 30분 후에 보고서를 제출해야 하는 상황이 되면 아마 허둥대기는 하겠지만 30분 안에 끝내긴 할 것이다.
그리고 막상 해보면 ‘시간을 많이 들일수록 결과물이 훨씬 좋아진다’는 말은 차마 못 할 것이다. (p. 147)

틈새시간에 확실하게 잡무를 처리하여 본연의 업무 시간을 방해받지 않고 오롯이 집중할 수 있도록 해야 한다. 눈앞에 닥친 많은 일을 처리하기에 급급한 사람이라면 먼저 시간만 제대로 확보해도 업무 성과가 달라질 것이다.
중요한 일에 집중력을 발휘하기 위해서는 머릿속을 깨끗하게 정리해 뇌를 최대한 활용할 수 있는 환경을 만드는 것이 중요하다. (p. 177)

정말로 성공하는 사람은 흔히 생각하는 성공 법칙을 따르지 않고 자신만의 우선순위를 정해 그것을 따르는 사람이다.
자신이 우선시한 것에 대해서는 아낌없이 돈을 쓰고 당장 눈앞의 통장 잔고에 일희일비하지 않지만, 그 외에는 여가든 오락이든 일시적인 쾌락이든 그 어느 것을 위해서도 시간과 돈을 낭비하지 말아야 한다. (p. 220-221)