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상사의 마음을 움직이는 프레젠테이션 '자료'의 비밀!

『입사 3년차의 프레젠테이션』은 1,000여 건 이상의 프레젠테이션 안건을 통과시킨 프레젠테이션 컨설턴트 아마노 노부코가 사소해 보이지만 결코 사소하지 않은 프레젠테이션의 기본, 프레젠테이션 '자료'의 비밀을 79가지 샘플과 함께 소개한다. 저자는 상사에게 바로 OK 받는 프레젠테이션의 핵심은 단순하게 정리되어 있으면서도 비주얼이 훌륭한 자료, 요란하지 않으면서도 강약을 확실하게 보여주는 자료라고 말한다. 이 책은 잘못된 자료들을 일대일로 코칭해주는 형식으로 구성되어 있으며, 프레젠테이션을 왜 하는지 목적을 확실히 하는 것에서부터 출발하여 상대방을 15초 안에 사로잡을 수 있는 편집 노하우, 도해 노하우, 디자인 노하우 등 꼭 필요한 요소들만을 Bad 샘플과 Good 샘플을 비교하면서 보여준다.

“퇴짜 맞았던 프레젠테이션이
OK 받는 프레젠테이션으로 바뀐다!”

여전히 부족한 것도 많고 배울 것도 많은 입사 3년차!
상사의 마음을 움직이는 프레젠테이션 '자료'의 비밀

입사 1년차 시절. 100만 청년실업자 시대에 직장을 얻었다는 것만으로도 기쁘고, 나름의 포부 한두 개쯤은 안고 있었다. 그런데 3년차된 직장인들의 현주소는 과연 어떤 모습으로 바뀌었을까? 맡겨지는 일은 뭐든 해낼 것 같은 자만심이 새록새록 솟아오르기도 하고, 몸은 망가지고 일에 대한 열정마저 식어가는 시기이기도 한 것이 ‘입사 후 3년’의 안타까운 현실이다. 특히 이제는 부하직원이 들어오는 상황인데도, 여전히 기획서와 프레젠테이션은 상사에게 재검토 요청을 받는 일이 다반사다.
입사 3년차의 프레젠테이션은 적어도 사회초년병 시절의 프레젠테이션과는 다른 차별화된 모습을 갖춰야 한다. 시간이 부족해 결론을 맺지 못한다거나, 준비한 자료를 단순히 읽어내린 탓에 듣는 사람들을 지루하게 만들어서는 안 된다는 것이다. 즉 자료 준비부터 발표까지 주어진 시간 안에 준비한 모든 것을 이야기할 줄 알아야 하고, 동영상이나 그림 같은 시각적 효과를 활용해 청중이 프레젠테이션에 빠져들도록 유도해야 한다.
그런데 입사 3년차가 여전히 프레젠테이션 노이로제에 시달리는 이유는 다른 데 숨어 있다. 바로 프레젠테이션의 바탕이 되는 ‘자료’ 구성에 근본적인 문제가 있기 때문이다. 보지 못했던 온갖 현란한 자료들을 배치한들, 정작 무슨 이야기를 하는지 알 수 없는 프레젠테이션은 전달하고 싶은 내용을 분명하게 이해시킬 수 없다. 프레젠테이션을 구성하는 자료들만 좀더 명쾌하게 정리해도 매혹적인 프레젠테이션이 탄생하는데도 말이다.
1,000여 건 이상의 프레젠테이션 안건을 통과시킨 프레젠테이션 컨설턴트 아마노 노부코는, 이 책 《입사 3년차의 프레젠테이션》에서 사소해 보이지만 결코 사소하지 않은 프레젠테이션의 기본, 프레젠테이션 ‘자료’의 비밀을 79가지 샘플과 함께 소개한다. 이 책을 통해 스티브 잡스처럼 뛰어난 화술로 청중을 위한 ‘특별한 쇼’를 하지 못해도, 화려하게 파워포인트 기술을 구사하지 못해도 충분히 상대방을 사로잡을 수 있게 될 것이다.

1,000여 건이 넘는 PT 안건을 통과시킨 저자가 알려주는
프레젠테이션의 편집, 도해, 디자인 노하우의 모든 것

아직도 꼼꼼하게 준비한답시고 글만 많은 프레젠테이션 자료를 제출하고 있지 않은가? 또는 넘치는 텍스트 속에서 대체 무엇을 정리하고 무엇을 부각시켜야 할지 알지 못해 헤매는가? 상사에게 바로 OK 받는 프레젠테이션의 핵심은 텍스트를 일일이 읽지 않아도 요점이 한눈에 들어오는 자료에 있다. 단순하게 정리되어 있으면서도 비주얼이 훌륭한 자료, 요란하지 않으면서도 강약을 확실하게 보여주는 자료를 만드는 것이 관건이다. 1970년대 초 미국의 심리학자 앨버트 멜라비언이 발표한 ‘멜라비언의 법칙’에 따르면, 우리가 상대방을 판단할 때 ‘시각’을 통해 정보를 받아들이는 비율이 무려 55%(언어는 7%, 청각은 38%)를 차지한다고 한다. 비주얼이 그만큼 중요하다는 말인데, 이는 프레젠테이션에도 적용된다.
이 책 《입사 3년차의 프레젠테이션》은 잘못된 자료들을 일대일 코칭해주는 형식으로 집필되었다. 저자가 제시하는 대로 Bad 샘플과 Good 샘플을 비교하면서 따라가다 보면 예전에 왜 그렇게 자주 실패했는지를 한눈에 알 수 있게 될 것이다. 프레젠테이션을 왜 하는지 목적을 확실히 하는 것에서부터 출발하여 상대방을 15초 안에 사로잡을 수 있는 편집 노하우, 도해 노하우, 디자인 노하우 등 꼭 필요한 요소들만을 Bad 샘플과 Good 샘플을 비교하면서 보여주고 있다. 또한 곧바로 실전에서 활용할 수 있는 실제 사례들을 풍부하게 수록하고 있어, 그동안 ‘매번 퇴짜맞았던 프레젠테이션’에 주눅들어 있던 직장인들에게 잘못을 알려주고 OK받는 프레젠테이션을 할 수 있도록 자신감을 심어주게 될 것이다.

문장실력 없어도 OK! Good 샘플만 따라해도 OK! 아래한글로도 OK!
Bad → Good으로 한눈에 보이는 성공 노하우

멋지게 ‘한줄 요약’을 해서 제목만으로 읽는 이의 마음을 사로잡아라, 나열만 하지 말고 그룹으로 묶어 네이밍을 하라, 예산을 제시하되 세세하게 보고하지 말고 총액만 보여주어라, 용지 사이즈는 반드시 통일하고 각 장마다 페이지 번호를 붙여라, copyright 표기에 주의하고, 회사로고를 잘 활용하라, 자료는 복사하지 말고 인쇄해라, 등등 저자 아마노는 아주 기본적인 내용이지만 많은 사람들이 잘 놓치고 있는 부분들, 자료를 받아든 이를 15초 안에 유혹할 수 있는 요소들을 조목조목 짚어주고 있다.
중요한 안건을 좌지우지하는 핵심 인물들은 늘 시간에 ?기며 바쁘다. 그러다 보니 방대한 자료를 일일이 읽을 틈이 없다. 당연히 한눈에 내용이 쏙 들어오는 자료가 고맙게 느껴지지 않을 수 없다. 그러므로 자료는 최대한 ‘단순’하게 구성해 요점만 전달하도록 한다. 어마어마한 분량의 자료나 데이터를 모았더라도 그 가운데 핵심이 되는 한 문장만 뽑아내는 과감함이 필요하다. ‘○는 ~이다’라고 짧게 단언하는 스타일. ‘비용이 이만큼 절감됩니다’, ‘손질이 간편하다는 것이 장점입니다’라는 식의 간결하고 단호한 문장은 전달도 쉽고 귀에 쏙쏙 들어온다. 이를 잘 보여주는 저자의 이야기를 들어보자.

많은 직장인들이(아, 대학생들도 물론) “글솜씨가 형편없어서 프레젠테이션 자료를 못 만들겠어요.”라고 말하는데, 글솜씨와 프레젠테이션 자료는 거의 관계가 없습니다. 프레젠테이션 자료에서 미사여구가 장황하게 나열된 문장은 필요 없기 때문이죠. 프레젠테이션 자료는 이미지와 직감으로 승부해야 합니다. ‘말로 어떻게 설명해야지’ 하는 이미지가 떠올랐다면 일단 최소한의 문장으로 표현할 수 있는 키워드와 표제를 뽑아보세요. 그리고 선이나 도형을 써서 묶거나, 화살표나 기호로 연결해보는 등 되도록이면 시각에 호소할 수 있는 방법을 찾아보세요. 그리고 문장을 아주 안 쓸 수는 없겠지만 되도록 적게 쓰세요. 신문을 보면 일반 기사의 첫 문장은 한 구절에서 세 구절, 많아도 다섯 구절을 넘지 않는데 이것을 기준으로 삼으면 됩니다. 예를 들면 이런 식이죠.

# 사례 1
[Bad] 이번 기획은 플래너 5명이 합숙하면서 브레인스토밍과 검증을 반복하면서 100개 안을 한 개 안건으로 좁힌 것이다.(‘~서’ ‘~을’로 이어지면 문장이 점점 길어진다)
↓
[Good] 이번 기획은 100개 안을 한 개 안건으로 추려냄. 플래너 5명이 합숙. 브레인스토밍과 검증을 반복.(짧은 문장으로 나눌 수 없는지 생각한다)

# 사례 2
[Bad] 솔로몬 지점의 총무부는 최소 인원으로 규모 있게 운영되고 있으나 본사의 지시라면 전시회 설명 요원을 배치하는 데 인색하지 않다.(‘~나’를 기준으로, 앞문장보다 뒷문장이 중요하다. 인색하지 않다’의 본심이 무엇인지 애매하다)
↓
[Good] 본사의 지시대로 지점에서 전시회 설명 요원을 배치하겠다. 단, 솔로몬 지점의 총무부의 인원은 빠듯한 실정이다.(‘~을 ~다’는 한정형으로 바꾸었다. 보충 설명은 뒤에서 해도 된다)

이처럼 “문장실력이 없어도 잘 만들 수 있다”고 한 저자의 특별한 메시지는 ‘두서없는 글쓰기’ 때문에 고민하는 많은 직장인들에게 자신감을 안겨줄 것이다.
템플릿에서 단순히 텍스트와 숫자만 바꿔서 작성하는 프레젠테이션 자료는 이제 눈길을 끌지 못하고 경쟁력을 잃어가고 있다. 디자인 전문가 혹은 프레젠테이션 전문가가 만들어놓은 획일적인 템플릿에서 벗어나, 상사와 최종결정권자 눈에 ‘확’띄는 자신만의 자료를 만들어야 한다.
저자 아마노는 화려한 디자인 기법을 구사하고 화술을 연마하기에 앞서 ‘문서’를 어떻게 잘 만들 것인지에 집중하라고 권한다. 《입사 3년차의 프레젠테이션》은 공공기관에서 발주하는 입찰에 참여하여 쟁쟁한 회사들을 물리치고(게다가 회사 경영진도 기대하지 않았던 상황에서) 2,000만 엔짜리 입찰을 따낸 노하우, 대형게임업체에 지원해 200대1의 경쟁률을 뚫고 입사한 지원서 작성 노하우 등 기본에 충실하면서도 반드시 통과하고야 마는 저자의 프레젠테이션 에센스가 모두 담겨 있다.

머리말_ 지금까지의 프레젠테이션은 잊어라!

제1장 비주얼로 사로잡는 프레젠테이션
1. 프레젠테이션의 원칙_ 처음 15초 안에 휘어잡아라!
2. 프레젠테이션의 목적_ 이 프레젠테이션을 ‘왜’ 하는가
3. Remember!_ 프로들은 이런 것도 챙긴다

제2장 순식간에 OK를 이끌어내라
1. 표제_ 멋지게 ‘한줄 요약’을 해라
2. 구성_ 단순하게 만들수록 두드러진다
3. 본문_ 문장 실력이 없어도 잘 만들 수 있다!
4. 3가지 테마로 묶기_ 4가지 이상은 기억하기 어렵다
5. 핵심 단어 찾기_ 한 단어를 찾아라
6. 수치화_ 숫자의 마술로 호소력 UP!
7. 예산_ 금액이 빠지면 결정을 내리기 어렵다
8. 일정_ 납기까지의 일정을 한눈에 보여주어라
9. 프로필_ 세일즈 포인트를 어필하여 신용도를 높여라

제3장 펼쳐보고 싶게 만들어라
1. 용지 크기_ A4 사이즈로 통일하라
2. 분량_ 자료는 가능한 한 압축해라
3. 표지_ 표지만 보고도 알 수 있게 하라
4. 목차와 중간 표지_ 목차 삽입만으로 내용이 정리된다
5. 페이지 번호_ 페이지마다 번호를 다는 것은 기본이다
6. 머리글과 바닥글_ 머리글을 활용하여 호소력을 높여라
7. copyright 표기_ 자사의 권리보호와 브랜드화를 동시에
8. 포맷_ 평소에 사용하는 틀로 개성을 연출하라

제4장 프레젠테이션 멘토에게서 배우는 '편집' 노하우
1. 글꼴_ 글씨가 깨지거나 글꼴이 섞이지 않도록
2. 글자 크기_ 3가지 크기로 자료를 더 깔끔하게
3. 숫자_ 아주 간단한 ‘숫자의 규칙’
4. 영어_ 영어 표기에 숨겨진 ‘함정’들
5. 마침표_ 마침표를 넣을 곳과 넣지 말아야 할 곳의 구분법
6. 오자에 주의_ 신중하게 선택해야 할 민감한 단어들
7. 줄바꾸기와 공백_ 여백의 미를 살려라
8. 문단_ 번호체계는 신중하게 생각하라
9. 밑줄과 기울임체_ 강조하고 싶은 곳은 글꼴이나 색을 바꾼다

제5장 프레젠테이션 멘토에게서 배우는 '도해' 노하우
1. 도해_ 문자 정보도 그래픽으로 만들면 내용이 한 눈에!
2. 표 그리기_ 가로세로 분류표를 만든다
3. 그래프 작성_ 손쉽게 세련된 그래프 만드는 방법
4. 그래프 사용_ 어떨 때 어떤 그래프를 사용할까
5. 일러스트_ 도형을 조합하여 좀 더 심도 깊게
6. 사진_ 현실감을 표현하는 사진 촬영법
7. 화면 캡처_ 화면을 보여주면 이해가 빠르다
8. 기사 활용_ 언론의 도움을 받는다

제6장 프레젠테이션 멘토에게서 배우는 '디자인' 노하우
1. 배색_ 상대방에게 어필하는 그래픽은 3색 디자인
2. 선_ 선의 굵기와 종류에 변화 주기
3. 배경과 여백_ 무늬로 가득 찬 배경은 절대 금물!
4. 테두리_ 테두리가 있고 없음에 따라 확 달라진다!
5. 그림자와 그라데이션_ 입체감을 살린다
6. 시선의 흐름_ 레이아웃의 원칙은 ‘Z형’
7. 배치_ Bad → Good의 순서가 바뀐다면?
8. 정렬_ 줄이 잘 맞으면 질서정연한 느낌을 준다

제7장 프레젠테이션 멘토에게서 배우는 '마무리’노하우
1. 인쇄_ 프레젠테이션 자료는 복사하지 마라
2. 고정 방법_ 어떻게 고정하는지도 중요한 포인트
3. 제본_ 투명 커버 한 장이 10억?
4. 제출자명_ 이름은 가장 눈에 띄는 곳에 적어라!
5. 제출할 때 유의점_ 참가 조건에 어긋나는 부분은 없는가?

1. [Point Check_ 프레젠테이션 차별화 전략]
1. 눈길을 확~끄는 자료는 여기가 포인트!
2. 주변에 좋은 샘플이 없으면 책이나 인터넷을 참고하라
3. 상대방의 기호를 공략하라
4. 상대방에게 열의와 성의를 전달하라
5. 남과 다른 방법으로 승부하라
6. 속도로 승부하라
7. PDF로 저장하라. 사이즈를 줄여도 글이 깨지지 않는다

광고에 자주 등장하는 문장 중에 ‘기존제품 대비’라는 것이 있다. ‘기존제품 대비 30% 증량’, ‘기존 대비 20% 비용 절감’ 같은 표현은 남의 영역에 침범하지도 않으면서 소비자들의 눈길을 끌 수 있다. 아무리 찾아도 내세울 구석이 없다면 참가자들의 특성을 어필하는 방법도 있다. 청년층이 포인트라면 ‘1980년대 출생 청년들이 제시하는 마을 살리기 방안’, 소량판매의 단점을 거꾸로 이용해서 ‘이 분야 30년 장인이 만들어낸 한정품’이라는 식으로 숫자를 넣어 일단 상대방의 관심을 끌어보자.
‘지구 ○바퀴에 해당하는 길이’ ‘여의도 ○개만한 크기’처럼 쉽게 알 수 있도록 환산한 예시도 좋다. 같은 쇠고기의 무게라도 ‘1톤’보다는 ‘스테이크 5,000명분’이 한결 피부에 와 닿는다. ‘하룻밤 강우량이 50mm’라는 문장 밑에 ‘이는 충청북도의 10월 한 달 강우량에 해당됩니다’라는 말을 곁들이면 머릿속에 쏙쏙 들어온다.
- 본문 54쪽 중에서

여기서 경쟁자보다 한 발 앞서가는 중요한 팁 하나. 가령 1개년 프로젝트라면 1년간 업무 스케줄만 표시할 것이 아니라 그 이후의 2단계, 3단계까지 고안해서 제안하는 것이다. 1개년 프로젝트라고 해서 1년에 끝내고 말기에는 아깝지 않은가!
주최자나 의뢰자는 1년이 소요되는 1회성 프로젝트로만 생각했다가 당신의 제안을 듣고 연례행사나 여러 해에 걸친 프로젝트로 전환하거나 추가 예산 계획을 짤 수도 있다. 상대방이 적극적으로 관심을 가질 만한 장치를 여러 곳에 설치해두자.
- 본문 62쪽 중에서

응모건수가 많을 것 같은 공모전일수록 기획서는 짧은 것이 좋다. 종이 한 장에도 전해야 할 핵심내용은 충분히 넣을 수 있다. 상대방이 관심을 보이느냐 아니냐가 중요하다. 상대방이 관심을 보이면 직접 설명할 기회를 얻을 수 있다. 30분이 걸리든 1시간이 걸리든 자세한 내용은 그 때 설명하면 된다.
종이 한 장에 요약하기 위해 삭제해야 할 내용은 무엇이고 제목은 어떻게 정하고를 고민하는 과정은 ‘이 사람(회사)은 사안을 정리해서 간략하게 전달하는 능력이 있다’는 높은 평가로 연결된다.
- 본문 76쪽 중에서

프레젠테이션 자료를 자주 접하다보면 인쇄한 것인지 복사한 것인지 바로 알 수 있다.
복사한 자료는 받아든 순간 ‘한 부만 인쇄하고 나머지는 복사했구나’ ‘인쇄할 시간이 아까웠나, 컬러잉크 쓰기가 아까웠나’ ‘우리 회사를 이 정도 수준으로밖에 생각하지 않나’하는 생각이 기분이 상한다. 반대로 인쇄된 자료는 의욕과 성의가 느껴져 ‘자세히 읽어야겠다’는 마음이 절로 든다. 아무리 성능 좋은 복사기라도 인쇄와 비할 바가 안 된다. 복사하면서 같은 곳에 얼룩이 생기기도 하고 원고를 잘못 놓아 약간 비스듬히 복사가 되기도 한다. 간혹 틈새로 빛이 들어가서 그림자가 생기는 경우도 있다. 부득이하게 복사를 해야 한다면 상대방에게 원본을 주고 내가 복사본을 가져야 한다. 주민등록이나 면허 등 관공서에 복사본을 제출할 수 없는 것과 마찬가지다.
- 본문 212쪽 중에서