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자신이 처리한 업무를 명확히 정리하는 보고서 작성 기술!

이제 막 힘든 작업을 끝낸 당신. 쉬고 싶은 마음은 굴뚝같지만 여기서 끝이 아니다. '보고서'라는 최종 단계가 남아 있기 때문이다. '일만 잘하면 됐지 보고가 무슨 상관이야'라고 생각한다면 오산이다. 일을 잘해도 윗사람이 보는 보고서를 잘못 작성하면 당신이 한 일이 무용지물이 되는 수도 있다. 싫든 좋든 비즈니스맨은 보고서 작성에 능통해야 한다.

『엔지니어 보고서 작성 기술』은 보고서 작성 기술의 향상 과정을 알려준다. 이해하기 쉽고, 명확하며, 필요충분에 맞는 보고서를 위한 테크니컬 라이팅의 진수를 다양한 예제와 함께 자세히 소개한다. 물론 기술자들이 작성하는 보고서를 중심으로 내용이 구성되었지만, 요즘은 분야의 파괴현상이 많이 일어나므로 일반 비즈니스맨들에게도 유용할 것이다.

본문은 먼저 읽는 사람이 최고로 만족하는 보고서 작성법, 보고 목적에 맞는 화법 등 보고서의 기본을 알려주면서 시작한다. 그런 다음 목적에 맞는 서식 선택, 일상의 업무 보고서 재점검, 일일 보고, 주간 보고, 중간 보고, 상세 보고 등 이해하기 쉬운 보고서 작성의 다양한 스킬을 설명한다. 아울러 명확한 문장 구사법, 표현의 기술 훈련법도 알려준다.

머리말

Chapter 1 서론: 보고서의 기본을 알자
01 읽는 사람이 최고로 만족할 수 있는 보고서를 작성하자
1. 작성자의 고충을 보답 받을 수 있는가?
2. 읽는 사람도 할 말이 있다!
3. 기업 활동에 활용한다
4. 테크니컬 라이팅은 작성자의 도우미다

02 테크니컬 라이팅을 업무에 활용한다
1. 업무 효율을 개선한다
2. 문서 수준을 향상시킨다
3. 고객과의 커뮤니케이션을 개선한다

03 테크니컬 라이팅
1. 읽는 사람에 대한 정보를 갖고 있어야 한다
2. 주제를 직설적으로 전달한다
3. 필요를 충족시킬 수 있도록 표현한다
4. 사실과 의견을 확실히 구별한다
5. 쉬운 표현을 사용한다

04 보고 목적에 맞는 화법을 선택한다
1. 전다로가 설득
2. 서술법 선택으로 문서의 가치가 달라진다
3. 문학과 어떻게 다른가?

05 기술문서 작성 환경을 분석한다
1. 왜 표현력이 서투른가?
2. 우리말은 기술문서에는 적당하지 않은 언어인가?
3. 퇴고가 문서의 수준을 높인다

Chapter 2 이해하기 쉬운 보고서를 작성한다
01 보고 목적에 맞는 서식을 선택한다
1. 전달형 보고서로 정확한 정보를 전달한다
2. 설득형 보고서를 통해 행동으로 옮기게 한다

02 일상의 업무 보고서를 재점검하자

03 일일 보고로 문서 작성 능력을 기른다
1. 일일 보고는 사람을 키운다
2. 5W1H를 쓴다

04 주간 보고로 업무를 관리한다
1. 업무 관리 수단으로 이용한다
2. 작업 평가와 계획을 기술한다

05 중간 보고를 통해 과제를 추진한다
1. 중간 보고에서 무엇을 기대하고 있는가?
2. 제목 부분: 읽는 사람의 손에서 걸러진다
3. 머리말란: 사내 공식 문서로서의 위치를 갖는다
4. 목적란: 작업의 임무를 선언한다
5. 목표란: 목적 달성의 과정을 제시한다
6. 결론란: 목표 달성도를 평가한다
7. 조건란: 보고서의 신뢰도를 높인다
8. 자료란: 더 자세히 알고 싶은 사람을 위하여

06 상세 보고서로 문제를 완결한다
1. 상세 보고서는 어떤 경우에 작성하는가
2. 표지: 읽는 사람의 관심을 끌도록 한다
3. 요약(발췌): 정보 서비스를 제공한다
4. 목차: 정보원을 찾는다
5. 기호: 읽는 사람에게 편리하도록
6. 서론: 자연스럽게 본론으로 인도한다
7. 본문: 이해하기 쉽고 필요를 충족시키도록
8. 결론: 새로운 지식을 제시한다
9. 감사: 실질적으로 공헌했던 사람에게만
10. 문헌: 출전을 밝힌다
11. 부록: 상세 보고서의 요구에 응한다

07 비상시에는 문제 대책 시트로 대처한다
1. 문제 대책 시트를 도구로 사용한다
2. 문제 대책 시트에는 다섯 가지 항목을 충족시킨다

Chapter 3 명확한 문장을 구성한다
01 문장 작성의 성공 여부는 구성 단계에서 결정된다
1. 계층 구조로 정리한다
2. 하나의 문서에는 하나의 주제: 읽는 사람을 혼란스럽게 하지 않기 위한 것

02 단락을 설계한다
1. 단락 설계란 무엇인가?
2. 한 단락·한 논제: 옆길로 새지 않도록 하기 위해
3. 단락을 이해하기 쉽게 배치한다
4. 요점에서 상세한 내용으로 전개한다
5. 논제문에서 단락의 내용을 예고한다
6. 전개문을 혼동되지 않게 배열한다
7. 전개문의 기술 순서로 설득력을 높인다
8. 읽기 쉽게 통일법으로 통일시킨다

03 논리에 맞는 문장을 구성한다
1. 문장의 역할을 이해한다
2. 하나의 문장·하나의 논리: 장문병에 걸리지 않기 위해
3. 주어의 생략이 가능한가, 불가능한가
4. 주어와 서술어를 대응시킨다
5. 구두점(,.)으로 논리를 명확하게 한다
6. 가운뎃점(·)을 이용해 배열을 쉽게 읽을 수 있게 한다
7. 콜론(:)으로 데이터의 조건을 나타낸다

04 뜻이 명확한 단어를 사용한다
1. 단어의 역할을 이해한다
2. 하나의 단어·하나의 의미: 애매한 여운을 남기지 않기 위해
3. 기술 용어로 전문 지식을 간결하게 표현하나
4. 합성어로 서술 능률을 높인다

Chapter 4 표현의 기술을 갈고 닦는다
01 '쉽게 이해시키는 방법'을 분석한다
1. 한눈에 읽을 수 있다
2. 쉽고 혼동되지 않게 이해할 수 있다
3. 읽는 사람의 이해도에 수준을 맞춘다

02 문장을 명쾌하게 기술한다
1. 꾸미고 꾸밈을 받는 수식어를 정확히 표현한다
2. 무의미한 수동태를 사용하지 않는다
3. 부정문의 남용은 논리를 애매하게 한다
4. 비교문의 대상을 누락시키지 않는다

03 조연 역할의 단어를 활용한다
1. 대명사를 헷갈리지 않게 사용한다
2. 조사로 논리를 정리한다
3. 접속사로 논리를 매끄럽게 이어간다
4. 비유는 거짓말이라는 사실을 자각하면서 사용하라
5. 장황한 설명을 어떻게 자를까?

04 효과적인 표기법을 궁리한다
1. 지면을 보기 쉽게 레이아웃한다
2. 제목으로 강조한다
3. 읽기 쉬운 작문법을 연구한다
4. 공간을 활용한다
5. 글자체나 기호를 사용해 강조한다
6. 괄호를 적절하게 사용한다
7. 주석으로 이해를 돕는다
8. 표를 만들어 자료를 정리한다
9. 숫자를 정확하게 표기한다
10. 범위를 정확하게 표기한다

맺음말