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일 잘하는 사람들의 효율적인 업무습관 50가지!

나는 열심히 일한다고 생각하는데 도저히 업무 능률이 오르지 않는다면? 옆의 동료는 느긋하게 일하는 것 같은데 나보다 더 업무 성과가 좋다면? 이럴 땐 업무습관을 반성해봐야한다. 일 잘하는 사람들은 좀 더 효율적으로 빨리 업무를 처리하는 습관을 가지고 있기 때문에 더 적은 시간을 들여도 더 큰 성과를 낸다.

『성공하는 사람들의 업무습관』은 일 잘하는 사람들의 50가지 업무습관을 다양한 예시와 함께 소개한다. 저자는 먼저 자신의 일하는 습관을 체크해 볼 기회를 준다. 다양한 체크리스트들을 통해 '아침 시간 활용 정도, 일의 계획성과 효율성, 자신의 시장 가치, 비즈니스 매너, 직장 내 신뢰도'가 어느 정도인지를 파악할 수 있도록 하였다.

그런 다음 아침시간을 효율적으로 사용하는 방법, 계획성 있게 일하는 습관, 불필요한 시간 낭비를 배제하고 바로 일에 착수하기 위한 노하우, 목표를 설정하여 의욕을 불러일으키는 방법, 기본적인 비즈니스 매너, 신뢰를 얻기 위한 직장 내 인간관계 등을 자세하게 알려주며 '일 잘하는 사람'의 대열에 낄 수 있게 도와준다.

업무의 달인이 되어라

〈생활의 달인〉이라는 TV 프로그램을 보면 각 분야에서 최고의 기술을 가진 달인이 등장한다. 봉투를 빨리 붙이거나, 박스를 빨리 접거나, 테이블 세팅을 빨리 하는 등의 달인의 기술을 보면 기인열전을 방불케 하고 입을 떡 벌리게 만든다.
그 중에는 오랜 시간 한 가지 일을 했기에 달인이 된 경우도 있지만 경력 2년, 3년밖에 안 된 달인도 있다. 이렇게 출연한 달인들에게 어떻게 그런 기술을 갖게 되었느냐 물었을 때 답하는 것을 들어보았는지 모르겠다. 좀 더 효율적으로 빨리할 수 있는 방법을 연구하다보니 빨리, 정확히 달인의 경지까지 올랐다는 거의 비슷한 답을 한다.
이것이 핵심이다. 자신의 일을 좀 더 잘 할 수 있는 방법을 모색하는 것. 그것이 저자가 말하고픈 핵심이며, 그것을 위해 자신이 회사생활을 하며 쌓아둔 노하우를 풀어내는 것이다.
서류정리 잘한다고 상주나? 기획서 타이핑 대신 해준다고 상주나? 이런 부정적인 생각보다 어떻게 하면 하나라도 더, 조금이라도 빨리 일처리를 해서 나에게 도움이 되게 할까의 긍정적인 생각을 하는 것이 업무와 본인에게 도움이 된다는 것을 알아야한다.
아마 회사에서 일 잘한다고 소문난 사람들은 이미 이런 상관관계를 알아채고 실행에 옮기고 있는 사람일 것이다. 이제라도 일 잘한다고 소문난 사람들의 대열에 합류하라. 아직 늦지 않았다.

사소한 업무도 최선을 다해야 한다

저자가 사회에 첫발을 들여 놓은 지 얼마 되지 않았을 무렵의 일이라고 한다.
어느 날, 상사가 세미나에 사용할 자료가 필요하다며 원본을 복사해 오라고 지시했다. 아직 일이 서툴러 당시 맡고 있던 업무를 처리하는 데도 벅찼던 저자는 못마땅하게 생각했지만 이내 포기하고 빨리 끝내겠다는 일념으로 서둘러 자료를 복사한 후 한쪽 모퉁이를 스테이플러로 찍어 상사에게 제출했다. 그러자 상사는 복사본은 한 장 한 장 꼼꼼히 넘겨보더니 이렇게 말했다.
“이보게. 이렇게 철을 하면 여기 이 부분이 비틀어지지 않는가. 다시 만들어 오게.”
저자는 상사의 지적을 그다지 심각하게 받아들이지 않고 그가 지시한 대로 다시 자료를 묶으려고 했는데 상사는 이렇게 물었다.
“이보게, 자네는 내가 다시 고쳐오라고 한 이유를 알기는 하는 건가?”
저자는 속으로 ‘잘못 스크랩하면 페이지를 넘기기도 불편하고 보기에도 안 좋으니까 다시 하라는 거 아닌가?’라고 생각했지만 다른 대답을 기대하는 것 같아 주저하고 있었다. 그러자 상사는 침착한 어조로 이렇게 말했다.
“나는 말일세. 이 자료를 3년 동안이나 사용해 왔네. 그런데 이렇게 잘못 묶어버리면 페이지를 제대로 넘길 수가 없지 않은가. 한 번 보기에도 이렇게 불편한데 하물며 3년 동안 어떻게 쓸 수 있겠나?”
그때까지만 해도 저자는 자료를 복사하는 일은 잔심부름에 불과하다고 생각했다. 그러나 상사의 이야기를 들은 후로 아무리 하찮은 일이라도 그 나름대로 의미가 있음을 가슴깊이 깨닫게 되었다. 자료를 복사할 때에도 페이지를 넘기기에 불편하지는 않은지, 뒤에 자료를 첨부할 수 있는지 등 사용할 사람의 목적까지 고려하여 작성해야 했던 것이다.
사소한 일이라도 저마다 그 일을 하는 의미가 있다. 기본을 지키면서 좀 더 좋은 결과를 이끌어내는 방법을 모색하려는 적극적인 태도를 상사는 기대한다. 조금만 생각을 바꾸면 지겹게 느껴지던 일도 즐겁고 보람된 일이 된다. 그러면 당신은 매일 활기차고 의욕에 넘치는 삶을 살 수 있을 것이다.

〈프롤로그〉 : 일 잘하는 사람의 행동 습관, 전격 공개!

〈Check〉 당신의 일하는 습관을 체크해 봅시다!
'아침 시간을 활용하는 방법'을 체크해 봅시다
'일의 계획성'을 체크해 봅시다
'일의 효율성'을 체크해 봅시다
자신의 '시장 가치'를 체크해 봅시다
'비즈니스 매너'를 체크해 봅시다
직장 내에서의 '신뢰도'를 체크해 봅시다

제1장 남들보다 일찍 하루를 시작하라! - 아침 시간을 효율적으로 사용하는 방법
1. 일찍 자고 일찍 일어나는 생활 리듬을 만들어라
2. 가벼운 마음으로 하루를 시작할 수 있는 자신만의 비법을 찾아라
3. 업무 시작 15분 전에는 일할 준비를 하라
4. 일을 시작하기 3분 전에는 전략을 세우는 시간을 가져라
5. 업무 시작 1시간 전, 아침 시간을 적극 활용하라

제2장 목표를 세워라! 그리고 세부적인 계획을 세워라! - 가장 효율적인 절차를 모색하는 방법
1. 일을 지시받으면 그 자리에서 바로 마감일을 확인하라
2. 항상 우선순위를 고려하라
3. 1주일 단위로 업무의 흐름을 파악하라
4. '해야 할 일 리스트'에는 반드시 기한을 적어 넣어라
5. 모든 일에는 반드시 제한 시간을 정하라
6. 특별히 중요한 일을 처리할 때에는 예비 마감일을 정하라
7. 퇴근하기 5분 전에는 다음 날 해야 할 일을 확인하라!
8. 우선 계획을 세우고 철저하게 실행, 확인하라
9. 행동 계획을 수첩에 기록하라

제3장 불필요한 시간 낭비를 배제하고 바로 실행에 옮겨라! - 효율을 높이는 방법
1. 서류를 찾는 데 시간을 낭비하지 마라
2. 서류는 한 번에 찾아라
3. 지시를 받을 때에는 한 번에 제대로
4. 보고, 연락, 상담할 타이밍을 잡아라
5. 메모하는 습관으로 일의 질을 높여라
6. 업무 시작 15분 전까지는 모든 준비를 완료하라
7. 동시다발적으로 일을 진행시켜라
8. 자질구레한 작업은 정리하여 한꺼번에 처리하라
9. 한번 시작한 일은 반드시 끝을 내라
10. 사소한 일에 집착하지 말고 마감일을 엄수하라

제4장 '목표'를 설정하여 의욕을 높여라! - 모티베이션을 높이는 방법
1. 가슴 설레게 하는 목표를 세워라
2. 자신의 일을 천직으로 생각하라
3. 주어진 일을 통해 배울 점을 찾아라
4. 주어진 일은 깔끔하게 처리하라
5. 일상 업무를 통해 판단력을 길러라
6. 발표하는 데 익숙해져라
7. 자신의 의견을 발표하라
8. '가르침의 고수'가 되어 일의 폭을 넓혀라
9. 많은 사람들과의 만남을 통해 시야를 넓혀라
10. 실패를 통해 새로운 방법을 모색하라
11. 자신의 능력을 적극적으로 펼쳐라

제5장 회사의 대표라는 의식을 가지고 예의바르게 행동하라! - 비즈니스 매너를 철저하게 지키는 방법
1. 기본적인 비즈니스 매너를 습득하라
2. 깔끔한 외관으로 호감도를 높여라
3. 때와 장소에 걸맞은 비즈니스 단어를 구사하라
4. 전화를 받을 때에는 밝은 목소리로 신속하게
5. 명함을 주고받을 때에는 항상 웃는 얼굴로 좋은 인상을 심어줘라
6. 모든 고객을 소중하게 생각하라
7. 거래처를 방문할 때 지켜야 할 7가지 기본 원칙
8. 클레임에 유연하게 대응하라
9. 감사장은 바로바로 보내라
10. 고객과 적정한 거리를 유지하라

제6장 직장 안에서의 인간관계를 소중히 하라! - 직장에서 신뢰를 얻는 방법
1. 순간적인 커뮤니케이션을 활용하라
2. 찰나의 순간에도 먼저 인사를 건네라
3. 끼어들지 말고 상대의 이야기를 경청하라
4. 항상 상사보다 먼저 움직여라
5. 상사의 업무처리방식을 자신의 것으로 만들라
6. 지적받은 행동은 즉시 고쳐라
7. 다른 사람의 사례를 타산지석의 교훈으로 삼아라
8. 수시로 '고맙습니다'라고 말하라
9. 좋은 정보를 제공하라
10. 상대의 장점을 있는 그대로 칭찬하여 더욱 발전시켜라
11. 다른 사람의 성공을 진심으로 기뻐하라대로 칭찬하여 더욱 발전시켜라
11. 다른 사람의 성공을 진심으로 기뻐하라

회사의 업무 내용을 파악하는 일이나 비즈니스 매너를 익히는 일은 하찮아 보일 수 있다. 그렇지만 이러한 경험을 차곡차곡 쌓다보면 언젠가는 다른 사람들에게 인정받는 날이 반드시 찾아올 것이다. 내가 이렇게 말하는 데는 그럴만한 이유가 있다. 내게는 이러한 일들을 대수롭지 않게 여겼다가 머리를 한 대 맞은 것 같은 큰 충격을 맛봐야 했던 쓰라린 경험이 있다.
입사하고 1년쯤 되었을 무렵의 일이다. 나는 종종 사무적인 작업을 처리하라는 지시를 받으면 당황하곤 했는데, 대개 이러한 업무는 갑자기 떠맡게 되는 경우가 많기 때문이었다. 상사가 기획서 초안을 워드로 입력하는 업무라도 지시내리면 조금 전까지 진행하고 있던 일은 일단 중단시켜야 했다. 그리고 되도록 빨리 지시받은 일을 처리하고 내가 하던 일을 마저 하고 싶은 마음에 상사가 지시한 일을 재빨리 처리했다.
그러자 상사는 나의 일 처리 속도가 빠르다고 생각했던 모양이다. 다음 날 출근하자 이번에는 다른 기획서를 입력하라고 지시했다. 매일매일 그렇게 사무적인 작업이 나의 일을 치고 들어왔다. 동료들은 다들 자신이 하고 싶을 일을 하는데 나는 매일 한심하게 이런 사소한 일이나 해야 한다고 생각하니 더 이상 참고 있을 수만은 없었다.
그러던 어느 날, 밤늦게까지 남아있던 동료 S가 컴퓨터 작업을 하고 있었다.
“이 시간까지 무슨 자료를 입력하고 있는 거야?”라고 묻자 동료가 대답했다. “기획서를 입력하고 있어. 부장님이 지시하셨거든.” 나는 안쓰러운 마음에 “피곤하겠다”라고 말했더니 그는 의아하다는 듯이 되물었다. “왜 이 일이 피곤하다고 생각해?”
순간 나는 그를 이해할 수가 없었다. ‘저런 하찮을 일을 시키는데 어떻게 아무렇지도 않을 수가 있지?’ 하고 의아해 하는데 그가 이렇게 덧붙였다.
“기획서를 입력하는 작업이 얼마나 많은 공부가 되는 줄 알아? 기획서를 어떻게 작성하는지 알 수 있지. 게다가 기획서 초안을 내게 맡긴다는 건 그만큼 나를 믿는다는 증거잖아.”
게다가 S는 단순히 자료를 입력하는 데서 그치지 않고 오타는 수정하고 이상한 문장은 상사에게 확인한다고 한다. S는 자료를 입력 작업을 통해 일을 하는 노하우와 감각을 익히고 있었던 것이다. 반면 나는 빨리 처리하기 위해 내용도 읽지 않고 그저 문자를 있는 그대로 치는 일에 그쳤을 뿐이었다. 긍정적인 사고방식으로 자료 입력을 일로 발전시킨 S에 비해 나는 그야말로 단순한 작업만 하고 있었다. 이 일로 나는 부정적인 사고방식이 어떠한 차이를 초래했는지 뼈저리게 느낄 수 있었다.
몇 달 뒤, S를 찾는 거래처가 끊이지 않았다. 직접 제안한 기획으로 프로젝트를 진행시키는 기회도 잡게 되었고 그 후로도 회사의 인정을 받으면 매일 활기차게 일하고 있다. S가 일을 통해 성장할 수 있었던 가장 큰 이유는 어떤 일을 하든 능동적으로 배우려는 자세로 모든 기술을 흡수했기 때문이다.
-본문 127쪽, 3. 주어진 일을 통해 배울 점을 찾아라! 중에서