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작은 차이로 달라지는 업무의 속도와 태도, 그것이 곧 평판이 된다!

속도로 성과로 만들어내는 기술 75가지를 담은 『일이 빠른 사람은 보이지 않는 곳에서 무엇을 할까』. 일본 IBM에 엔지니어로 입사해 탁월한 업무 실력으로 3년 만에 일본과 중국의 수백 명으로 구성된 팀을 이끄는 매니저가 된 기베 도모유키. 업무 성과나 속도 면에서 꼴찌였던 팀을 1년 만에 1등으로 바꾸고 회사 내에서 입지적인 인물이 된 비결은 무엇이었을까? 쏟아지는 업무를 제시간 내에 처리하기 위해 시간의 누수를 줄이고, 단기간에 업무를 완성하기 위해 자신만의 업무 방식을 찾아내서 효율성을 높인 것이 바로 그 비결이었다.

이 책은 수많은 요청 끝에 사내 교육 프로그램으로 공개하면서 큰 인기를 끌었던 저자만의 노하우를 정리해 엮은 것으로 최고의 성과를 이끌어온 저자의 핵심 기술 중 직장인이라면 보편적으로 업무에 적용할 수 있는 것들을 엄선해 담았다. 디테일하기에 누구나 당장 실천할 수 있는 기술을 만나볼 수 있다. 업무 시작 전부터 시작해서 업무의 각 단계에서 필요한 속도의 기술, 또 협업할 때 낭비되는 시간을 줄이는 기술, 사고의 속도를 높이는 기술 등 업무의 다양한 과정에 필요한 기술들을 5장으로 나누어 소개한다.

제1장에서는 업무 시작 전에 필요한 기술을 소개해 업무의 속도를 올린다는 것은 업무를 정확하게 파악하고 장악하는 데서부터 시작한다는 것을 일깨워준다. 제2장에서는 습관적으로 낭비되는 시간을 줄이는 기술에 집중한다. 옷 고르기, 메일 회신하기, 엑셀 함수 활용하기 등 시간을 아끼는 다양한 방법으로 하루를 훨씬 밀도 높게 활용할 수 있음을 보여준다. 낭비되는 시간을 줄인다는 것은 무조건 빠른 처리를 말하는 것은 아니다. 정확한 것이 빠른 것이다. 일에서 실수를 방지하는 노하우 또한 충실하게 담았다.

제3장에서는 일본 IBM 최고의 팀을 이끄는 저자의 협업의 기술을 그대로 전달한다. 제4장에서 저자는 어정쩡하게 일하느니 차라리 쉬라고 말한다. 대신 일을 해야 할 때는 최대한 효율을 끌어올릴 장소에서 집중할 필요가 있다고 강조한다. 제5장에서는 수많은 정보 중 어떻게 정수를 가려내고, 그 핵심 정보를 얼마나 일목요연한 결과물로 정리할 것인지 알려준다. 저자는 틀, 즉 프레임워크를 강조하면서 그중 가장 핵심인 세 가지, MECE, 피라미드, 과제 해결 프레임워크를 제시한다. 그리고 그보다 간단하게 두 개의 선을 축으로 삼아 구조를 짜는 방법까지 명쾌하게 제시한다.

“일은 엉덩이로 하는 것이 아니다!”
업무 방식의 사소한 차이로 1년 만에 성과 꼴찌에서 1등이 된 비결!!

그저 오래 앉아 열심히 일한다고 성과가 나는 것은 아니다!
늘 시간이 부족해 허덕인다면 지금 당장 일하는 방식을 바꿔라!

눈코 뜰 새 없이 바쁘게 일하지만 오늘도 야근인 당신,
일은 줄지 않고, 시간이 부족하다면 당신의 업무 방식은 잘못됐다!
직장인이라면 누구나 몇 가지 일을 동시에 진행하면서 시간 내에 업무를 마치기 위해 노력한다. 그런데 갑작스러운 상사의 호출, 어처구니없는 후배의 실수, 결론 없이 헛도는 회의, 불쑥 끼어든 업무 지시로 인해 계획했던 업무 일정은 밀리고 퇴근은 늦어진다. 매일 반복되는 이런 일상에 ‘시간이 조금만 더 여유 있었으면….’ 하는 아쉬움과 ‘나는 왜 일을 제때 끝내지 못할까.’라는 자책감만 커진다.
직장인 중에 넉넉한 일정, 완벽한 팀워크 속에서 일하는 사람이 몇이나 될까? 하지만 그런 똑같은 악조건 속에서 누군가는 성과를 내고 저만치 앞서간다. 이 책의 저자 기베 도모유키가 바로 그런 사람이다. 일본 IBM에 엔지니어로 입사한 그는 탁월한 업무 실력으로 3년 만에 일본과 중국의 수백 명으로 구성된 팀을 이끄는 매니저가 되었다. 업무 성과나 속도 면에서 꼴찌였던 팀을 1년 만에 1등으로 바꿔놓았고 그 성과를 인정받아 일본 IBM 임원 자리에 오른다. 자신뿐 아니라 팀을 1등으로 만든 비결은 무엇이었을까? 바로 사소하지만 누구나 쉽게 실행할 수 있는 빠른 업무 속도였다. 쏟아지는 업무를 제시간 내에 처리하기 위해 시간의 누수를 줄이고, 단기간에 업무를 완성하기 위해 자신만의 업무 방식을 찾아내서 효율성을 높인 그는 회사 내에서 입지적인 인물이 되었다. 수많은 요청 끝에 자신만의 비결을 사내 교육 프로그램으로 공개하면서 큰 인기를 끌었다. 그리고 그 안에서 가장 중요한 비결, 즉 속도로 성과로 만들어내는 기술 75가지를 이 책에 담았다.

그저 오래 앉아 열심히 일한다고 성과가 나지 않는다!
3초를 아껴서 3시간을 앞서가는 빠른 업무의 비밀
“○○씨 안녕하세요.” 저자는 메일을 보낼 때 왜 굳이 인사말을 쓰느냐고 묻는다. 그 시간도 아깝기 때문이다. 인사말을 쓰는 데 들이는 시간은 겨우 몇 초다. 그런데 저자가 하루에 보내야 하는 메일은 수백 통이다. 받는 메일, 답해야 하는 메일도 수백 통이다. 수신자가 정해져 있으니 필요한 메시지부터 입력하는 습관은 자기 자신뿐 아니라 상대방의 시간을 아껴 속도를 높여준다. 업무를 잘게 나눠서 보면 이렇게 생략하거나 줄일 수 있는 과정이 꽤 많다. 이 과정을 파악하고 단축하는 것이 속도를 높이는 기술이다. 당신의 업무 중에서도 찾아보면 이런 업무들이 수두룩하다. ‘그걸로 시간을 얼마나 아끼겠어?’ ‘그렇게 해서 얼마나 속도가 빨라지겠어?’ 모르는 소리다. 아주 짧은 3초가 모여 3시간이 되고, 3일이 된다.
저자의 속도 기술은 낭비되는 시간을 줄여 업무의 핵심 내용에 집중하는 시간을 확보해 더 나은 성과를 끌어올리는 기술이다. 늘 바쁘다는 말을 입에 달고 사는 대신 자신의 업무를 정확하게 파악하고 최고의 결과물을 만들 수 있다면? 이 책에는 최고의 성과를 이끌어온 저자의 핵심 기술 중 직장인이라면 보편적으로 업무에 적용할 수 있는 것들을 엄선해 담았다. ‘의지를 믿는 대신 유혹을 차단한다’ ‘회의에서는 꼭 발언하지 않아도 된다’ ‘22점짜리 일 처리가 100점보다 나을 때도 있다’… 저자가 전하는 노하우는 디테일하기에 누구나 당장 실천할 수 있는 기술이다. 이 작은 기술이 당신의 업무 성과를 바꿀 것이다.

일이 빠른 사람 vs. 일이 느린 사람, 당신은 어디에 속하는가?
같은 시간 안에 전혀 다른 결과를 내는 일의 기술 75
이 책은 업무 시작 전부터 시작해서 업무의 각 단계에서 필요한 속도의 기술, 또 협업할 때 낭비되는 시간을 줄이는 기술, 사고의 속도를 높이는 기술 등 업무의 다양한 과정에 필요한 기술을 추렸다.

제1장에서는 업무 시작 전에 필요한 기술을 소개한다. 저자는 일단 일에 착수하라고 말한다. 일에 착수한다는 것은 일을 정확히 파악한다는 뜻이다. 이 일에 필요한 점수는 몇 점인지, 업무의 과정은 어떻게 이루어지는지 분석해야 어느 과정을 줄일 수 있고, 어디서 속도를 더 낼 수 있는지 체계를 잡을 수 있다. 바로 쳐내야 하는 일인지, 숙고가 필요한 일인지도 일을 시작해야만 판단이 가능해진다. 즉 업무의 속도를 올린다는 것은 업무를 정확하게 파악하고 장악하는 데서부터 시작한다.

제2장에서는 습관적으로 낭비되는 시간을 줄이는 기술에 집중한다. 하루 수십 통씩 주고받는 메일, 수도 없이 작성하는 엑셀과 파워포인트, 이런 작업 시간에서 불필요하게 낭비되는 시간을 어떻게 줄일지가 큰 차이를 만든다. 옷 고르기, 메일 회신하기, 엑셀 함수 활용하기 등 시간을 아끼는 다양한 방법은 하루를 훨씬 밀도 높게 활용할 수 있음을 보여준다. 저자는 낭비되는 시간을 줄인다는 것은 무조건 빠른 처리를 말하는 것은 아니다. 정확한 것이 빠른 것이다. 일에서 실수를 방지하는 노하우 또한 충실하게 담았다.
일은 혼자 할 수 없다.

제3장에서는 협업의 기술을 소개한다. 일본 IBM 최고의 팀을 이끄는 저자의 노하우를 그대로 전달한다. 누군가 결정하지 않으면 일은 그 상태로 멈춘다. 이 시간을 어떻게 줄일 것인가. 지시가 제대로 되지 않으면 결국 일은 다시 해야 한다. 어떻게 정확하고 빠르게 업무를 공유할 것인가. 직장에서 회의는 필수다. 여러 사람이 모인 만큼 회의가 비효율적이면 낭비되는 시간과 비용도 크다. 어떻게 밀도 높은 회의를 만들 것인가. ‘메일 회신 24시간 규칙’ ‘모든 지시는 A4 한 장에 그림으로 전달한다’ ‘회의는 시작 시간보다 종료 시간을 정하는 것이 더 중요하다’ 등의 기술은 지금 당장 실전에 적용할 수 있을 것이다.

제4장은 시간을 활용하는 기술이다. 저자는 어정쩡하게 일하느니 차라리 쉬라고 말한다. 대신 일을 해야 할 때는 최대한 효율을 끌어올릴 장소에서 집중할 필요가 있다. 저자는 이를 자신만의 피난처, 쉘터(shelter)라고 말한다. 피난처를 마련하는 방법부터 자투리 시간을 활용하는 방법까지, 24시간이 모자란다고 하소연하는 직장인들에게 필요한 시간의 밀도를 높이는 기술들을 소개한다.

제5장은 사고의 기술이다. 일에는 패턴이 있다. 수많은 정보 중 어떻게 정수를 가려낼 것인가, 가려낸 핵심 정보를 얼마나 일목요연한 결과물로 정리할 것인가. 이 역시 훈련으로 습관화하면 훨씬 빠르고 정확하게 일을 할 수 있다. 저자는 틀, 즉 프레임워크를 강조한다. 프레임워크는 관련 도서가 수없이 쏟아질 만큼 중요한 동시에 그 방법이 다양하다. 저자는 그중 가장 핵심인 세 가지, MECE, 피라미드, 과제 해결 프레임워크를 제시한다. 그리고 그보다 간단하게 두 개의 선을 축으로 삼아 구조를 짜는 방법까지 명쾌하게 제시한다.

업무의 속도와 태도는 곧 평판이 된다. 한번 생긴 평판은 쉽게 바뀌지도, 떼어지지도 않는다. 늘 바쁘다는 말을 입에 달고 사는데 성과는 그저 그런 사람이 있다. 일이 많은데 늘 여유로워 보이고 정확하고 매끈하게 처리하는 사람도 있다. 어떤 평판을 원하는가. 빠른 업무 속도는 성과를 만든다. 그리고 속도는 디테일에서 차이가 난다. 75가지 기술 중 지금 당장 시작할 수 있는 것부터 시작하라. 그 작은 차이로 달라지는 자신을 경험해보라. 그 차이가 더욱 빠른 속도가 되고 더욱 탁월한 성과가 되어줄 것이다.

프롤로그_잘 드러나지 않는 업무 속도의 비밀

제1장 업무 속도는 준비 단계에서 결정된다
업무 전
1. 업무 속도를 높이는 3대 원칙
2. 착수는 빠를수록 좋다
3. 정확한 것이 빠른 것이다
4. 작업 순서와 소요 시간부터 파악한다
5. 모든 일에 계획을 세울 필요는 없다
6. 22점짜리 일 처리가 100점보다 나을 때도 있다

마감 지키기
7. 미완성의 흔적을 감추는 것도 실력이다
8. 일의 시작은 마감 기한을 정하는 것부터
9. 마감이 곧 나의 평판이 된다

제2장 작업 속도는 습관화로 빨라진다
도구
10. 스프링 모눈 노트를 가로로 사용한다
11. 수첩을 활용해 눈앞의 일에만 집중한다
12. 언제 어떤 상황에서도 기록할 수 있는 펜
13. 옷 고르는 시간도 아낄 수 있다

메일
14. 왜 메일을 두 번 세 번 읽는가
15. 인사말을 입력하는 3초도 아깝다
16. 중요하지 않은 메일을 담는 폴더를 따로 만든다
17. 가장 자주 사용하는 동작을 빠르게 처리한다
18. ‘읽지 않음’ 표시를 to do list로 활용한다
19. 메일은 짧게, 용건은 한 가지씩
20. 자료 작성의 80%는 수작업이다

자료 작성
21. 잘 따라 하는 것도 능력이다
22. 나만의 서식을 만들어 필요할 때 꺼내 쓴다
23. 자주 사용하는 기능을 가까운 곳에 모은다
24. 프린터는 서식과 정보의 집합소

단축키
25. 마우스에 손 대지 않고 일할 수 있다
26. 꼭 외워야 할 여섯 가지 단축키
27. 커서를 움직이는 시간도 아깝다
28. Alt키는 ‘신의 키’

엑셀
29. 편리한 엑셀을 더 편리하게 쓰는 방법
30. 마우스로 활용도를 높이는 엑셀 사용법
31. 간단한 함수만으로도 업무 속도는 빨라진다
32. 1년치 달력도 수식 하나면 만들 수 있다
33. 검산식으로 치명적인 실수를 방지한다

제3장 혼자 빨라서는 의미가 없다
대기 시간 없애기
34. 업무의 공회전 시간을 줄인다
35. 무슨 일이 있어도 즉시 결정한다
36. 상사를 기다리는 것만큼 초조한 시간도 없다
37. 모든 메일에 반드시 답장을 보낸다
38. ‘수신 확인’으로 상대방의 속도를 파악한다
39. 회의에서 숙제를 안고 돌아오지 않는다
40. 사람을 찾아다니느라 시간을 허비하지 않는다
41. 메일 회신의 ‘24시간 규칙’

전달 방법
42. 모든 일을 A4 한 장으로 요약한다
43. 그림이 글보다 빠르고 정확하다
44. 그리기 도구를 손 뻗으면 닿을 곳에 둔다
45. 아웃풋을 상대방 수준에 맞춘다

업무 의뢰
46. 부하의 ‘원숭이’는 부하의 몫이다
47. 마감 설정이 속도를 결정한다
48. 시켰다고 끝이 아니다, 체크 포인트가 필요하다
49. 부실한 결과물과 타협하지 않는다

회의
50. 회의에 반드시 필요한 참가자만을 소집한다
51. 회의는 시작 시간보다 종료 시간이 중요하다
52. 그림으로 설명하고 그림으로 저장한다
53. 준비되지 않은 회의는 즉시 중단한다
54. 회의에서는 꼭 발언하지 않아도 된다

제4장 없는 시간을 짜내다
자투리 시간
55. 스마트폰의 유혹에서 벗어나는 방법
56. 유혹을 물리적으로 차단한다
57. 지하철은 자기계발을 위한 공간이다
58. 이동 중에 할 수 있는 일은 많다
59. 수첩과 펜을 항상 가지고 다닌다
60. 쉬려면 확실하게 쉰다

집중하기
61. 나만의 피난처를 마련한다
62. ‘우선’과 ‘일단’은 사용 금지
63. 바쁘다는 말을 하지 않는다 188
64. 불필요한 것은 남김 없이 버린다

제5장 사고의 속도는 틀로 빨라진다

인풋
65. 억측이나 의견이 아닌 ‘사실’을 파악한다
66. ‘사실’에 다양한 시각으로 접근한다
67. 가로 질문과 세로 질문으로 본질에 접근한다
68. 건전한 의심은 헛수고를 없앤다
69. 숫자의 상대적 가치를 파악한다
70. 필기하면서 내용을 더 깊이 이해한다

사고의 틀
71. 프레임워크로 생각의 범위와 체계를 잡는다
72. 최강 프레임워크 하나, MECE로 전체상을 파악한다
73. 최강 프레임워크 둘, 피라미드로 구조화한다
74. 최강 프레임워크 셋, 다양한 과제를 해결한다
75. 두 개의 선으로 상황을 구조화한다

에필로그_속도를 높여 성과에 다가가다

업무에 필요한 점수를 이해한 뒤 그 점수보다 1, 2점 높게 완성하면 평가가 높아진다. 예컨대 20점이 필요한 간단한 보고 업무라면, 그 내용을 메모로 정리하면서 비교 대상이 되는 타 제품의 조사 결과도 같이 기재해 제출하면 좋다. 상대방은 20점을 기대하고 있었기 때문에 22점짜리 결과를 본다면 업무 처리 능력을 높게 평가할 것이다. 이 2점이 100점보다 빛을 발한다.
031쪽 #06_22점짜리 일 처리가 100점보다 나을 때도 있다 중에서

일은 누군가가 결정하지 않으면 다음 단계로 넘어갈 수 없다. 개인 업무도 마찬가지지만 팀일 경우에는 훨씬 더 영향이 크다. 열 명의 팀이라면 열 명, 백 명의 팀이라면 백 명이 다음 단계로 나아가지 못하고 멈춰서 있는 상태가 된다. 그러므로 팀으로 일할 때는 빠른 결단이 중요하다.
121쪽 #35_무슨 일이 있어도 즉시 결정한다 중에서

일이란 아웃풋을 만드는 것이다. 그리고 결과를 뽑아낸다는 것은 그것이 누군가에게는 다시 투입input되는 것이다. 시간과 노력을 투자해서 조사 결과를 방대한 자료로 정리했는데 상대방은 전혀 받아들이지 못하는 경우가 있다. 직장에서 흔히 있는 일이다. 나의 아웃풋을 상대방이 인풋하지 못한다면 그건 일을 했다고 볼 수 없다. 그런 아웃풋에 투자한 시간은 낭비일 뿐이다.
146쪽 #45_아웃풋은 상대방 수준에 맞춘다 중에서

자신만의 프레임워크를 만든다고 해서 어렵게 생각할 필요는 없다. 선을 두 개 긋고 각 축과 영역의 의미를 정하기만 해도, 이것 역시 프레임워크다. 예를 들어 팀원을 평가할 때 선을 가로 세로로 엇갈리게 그어 네 개의 영역을 만들고, 두 축의 의미를 ‘기술×연차’ 또는 ‘업무 지식×IT기술’처럼 정하면 영역별로 팀원을 분석하고 평가할 수 있다.
226쪽 #75_두 개의 선으로 상황을 구조화한다 중에서