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업무가 편해지고 인생이 풀리는 시간 관리법!
산더미 같은 일을 어떻게 순식간에 해낼까?
시간에 치이고 손발만 바빴던 사람이 시간 능력자가 되는 방법

‘저 사람 일도 잘하고, 일처리가 정말 빠르다.’
‘이 사람 이 많은 일을 언제 다 했지?’

왜 누구는 손발만 바쁜데 누구는 일처리도 빠른데다 잘한다고 소문까지 날까? 일 잘하는 사람들은 다른 사람들과 똑같은 일을 하는데도, 좋은 성과를 훨씬 빨리 보여준다. 게다가 일이 쌓일 틈 없이 순식간에 해 둔다. 당신은 어떤 사람인가? 정확하고 빠르게 일을 처리하는가? 아니면 쉴 새 없이 몰려드는 일을 감당 못하고 ‘오늘 다 못한 일은 내일의 나에게….’라며 일을 미루는가?

회사 일이든 집안일이든, 할 일이 얼마나 많든 정확하고 빠르게 해결하는 사람들의 비밀은 바로 ‘시간을 사용하는 방법’에 있다. 그들은 인생이 얼마나 귀한지, 연봉은 노동 시간에 비해 얼마나 적은지 매우 잘 안다. 그래서 자기의 연봉을 실제 노동 시간으로 나눠 ‘진짜 시급’을 계산하고 ‘인생 시급’을 올리기 위해 할 일을 중요도와 처리 속도로 나눠 시간을 쓴다. 당신도 현재 시급을 계산해 보면 더는 지금까지 살아온 방식대로 살 수 없을 것이다.

* 현재의 시급=현재 연 수입÷현재의 연간 노동 시간
* 이상적인 인생 시급=이상적인 연 수입÷이상적인 연간 노동 시간

시간 생산성 향상 컨설턴트로 활동하는 저자는 한 회사에서 3분기 연속 영업 MVP, 7분기 연속 영업 훈장을 받고, 11분기 연속 회사 목표 매출을 달성한 신화적인 사람이다. 프랭클린코비 일본 지사 공인 컨설턴트이자 열정 테스트 인증 퍼실리테이터인 그는 그동안 성공한 기업인과 영업왕들을 만나며 터득한 시간 관리 팁을 자신이 실천해 온 방법과 함께 연구하고 정리했다.

이 책은 일처리가 빠른 사람이 되기 위한 시간 사용법이 총망라돼 있다. 지난 수년간 저자가 연구하고 수집한 일간, 주간, 월간, 연간 시간 사용법과 일의 우선순위 구분 방법, 효율적인 일처리 방법을 안내한다. ‘일 잘한다, 일처리가 빠르고 믿을 만하다’고 높이 평가받고 싶은 사람, 계획 없이 시간을 흘려보내고 싶지 않은 사람, 일을 쉽게 하고 싶은 사람, 숨 가쁜 생활에서 해방되고 술술 풀리는 인생을 살고 싶은 모든 사람을 위해 실용적인 시간 사용법을 알려주는 책이다.

일처리가 빠른 사람은 ‘바쁘다’고 하지 않는다
당신은 일처리가 빠른 사람인가? 아니면 손발만 바쁘고 일정을 자주 미루면서 성과는 제대로 못 내는 사람인가? 회사 업무든 집안일이든 열심히 하는 것도 중요하지만 잘하는 것이 더 중요하다. 들이는 시간보다 일의 성과를 훨씬 잘 내는 것, ‘일처리가 빠르고 확실한 사람’이라고 평가받는 것은 누구나의 바람이다.

당신은 바쁠 때 어떻게 행동했는지 떠올려 보라. 시간은 촉박한데 책임이 막중한 프로젝트부터 해도 티 안 나는 잡무까지 뒤섞여 허둥지둥하지는 않았는가? “너무 바빠요.”, “시간을 좀 더 주시면 안 될까요?”, “내일 야근하면 되지.” 같은 말을 자주 하며 누구보다 지쳐 있지는 않은가?

일처리가 빠른 사람은 바쁠 때일수록 ‘바쁘다’고 말하지도, 생각하지도 않는다. 대신 자기가 해야 할 일의 중요도와 급한 정도를 따져 효율적으로 움직인다. 왜냐하면 자기에게 남은 수명 시간, 노동 시간에 비해 턱없이 적은 연봉을 생각하면 지지부진할 시간이 없기 때문이다. 당신도 현재 시급과 인생 시급을 계산해 보자.

? 현재의 시급=현재 연 수입÷현재의 연간 노동 시간
? 이상적인 인생 시급=이상적인 연 수입÷이상적인 연간 노동 시간

현재 당신이 받는 시급과 받고 싶은 시급의 차이를 보면, 한정된 인생에 들이닥치는 수많은 일을 어떻게 처리해야 할지 고민될 것이다. 또 자신이 정한 이상적인 인생 시급을 받기 위해서는 어떻게 해야 할지 궁금할 것이다. 가장 확실한 방법은 한 번뿐인 귀한 인생에 사명감을 가지고 시간 사용 방법부터 바꿔야 한다.

일처리가 빠른 사람의 시간 관리 비밀
일본의 경영 컨설턴트 겸 경제 평론가인 오마에 겐이치는 이렇게 말했다.

“인간이 바뀌는 방법은 세 가지뿐이다. 첫 번째는 시간 배분을 바꾼다. 두 번째는 사는 장소를 바꾼다. 세 번째는 어울리는 사람을 바꾼다. 이 중 하나만 선택한다면 시간 배분을 바꾸는 것이 가장 효과적이다.”

현재 시간 생산성 향성 컨설턴트로 활동하는 저자는 몰디브에서 쓰나미에 휩쓸렸다가 기적적으로 구조됐다. 그는 인생을 두 번 사는 마음으로 다니던 회사에서 독립해 사업을 시작했는데 흥망성쇠를 모두 겪으며 인생의 방향과 비전을 끊임없이 되새겼다. 저자는 사업을 일으키기 위해 그동안 성공한 기업인과 영업왕들을 만나며 시간 관리 비법을 정리했다.

시간을 관리하며 성공한 사람들의 공통점은 모두가 자기 인생에 사명감을 가지고 살며, 중요한 일을 구조화해 주어진 시간 내에 처리했다는 것이다. 일처리가 빠른 사람들은 일정을 짜기 전에 앞으로 맡은 일에서 어떤 방식으로 목표를 달성할지 전략을 짜는 데 절대적인 시간을 쓴다. 업무의 큰 그림을 그리는 것이다. 일정은 계획을 짜는 날부터가 아니라 ‘목표 달성일을 기준’으로 거꾸로 계산해서 짠다.

말만 쉽고 행동으로 옮기기에는 어려운 시간 관리는 끊임없이 스스로 동기 부여를 해야 가능하다. 그래서 연간, 월간, 주간, 일간 일정을 짜기 전에 왜 시간을 효율적으로 쓰고, 일을 빨리 처리해야 하는지 목적을 찾는 것이 중요하다. 이 책에는 ‘당신의 꿈을 언어화하는 열정 테스트’와 ‘당신의 사명을 언어화하는 사명감 테스트’가 있다. 인생에서 가장 중요하게 생각하고 이뤄야 할 일들을 마음에 새기면 목표를 이루기 위해 업무든 집안일이든 중요한 순서대로 하게 된다.

어떤 일이든 쉽고 여유롭게 처리하는 사람이 되는 책
어떤 일이든 쉽고 여유롭게 처리하려면 어떤 일부터 해야 하는지 정확히 파악해야 한다. 우선순위를 매기는 것이다. 방법은 ‘아주 보통의 일주일’ 동안 자기가 무엇을 했는지 아주 작은 일까지 적은 다음, 네 유형으로 나눈다.

Ⅰ 긴급하고 중요한 일
Ⅱ 긴급하지 않지만 중요한 일
Ⅲ 긴급하지만 중요하지 않은 일
Ⅳ 긴급하지도, 중요하지도 않은 일

여기에서 가장 중요한 영역은 ‘긴급하지 않지만 중요한 일’이다. 일처리가 빠른 사람들은 이 영역에 속하는 일을 가장 먼저 처리해서 결과적으로 큰 성과를 낸다. 이런 사람들은 자기가 해야 할 중요한 일에만 전념하기 위해 다른 영역의 일을 Ⅱ 영역으로 바꾸거나 굳이 안 해도 되는 일을 구분하고 걸러낸다. 그래서 항상 여유로우면서 큰일을 척척 해내는 일 잘하는 사람이 되는 것이다.

이 책은 처음부터 끝까지 시간을 어떻게 생각해야 하는지, 시간은 어떻게 관리해야 하는지, 업무는 어떻게 구분하고 처리해야 하는지, 그러면서 다른 사람들과 함께 일의 능률과 성과를 함께 올리는 방법을 하나하나 설명한다. 또한 목표 달성표, 시간표, 목표 달성 습관화 작성표, 시간 관리 매트릭스, 목표 달성 시나리오, 목표 달성 만다라 등 시간을 관리하는 데 끊임없이 동기를 부여할 수 있도록 다양한 도구를 제공한다.

시간은 지나가면 사라지는 소비재가 아니다. 목표를 달성하기 위해 미래를 계획하고 효율적으로 배분하는 투자재다. 그동안 시간을 계획 없이 흘려보냈다면 지금부터는 사명감을 가지고 살 수 있도록, 바쁜 데 비해 업무는 제대로 처리하지 못했다면 업무 능력을 높이 평가받도록, 빡빡한 일정에 휘둘렸다면 일을 쉽고 여유롭게 처리하도록 이 책에서 모든 비밀을 안내할 것이다.

머리말

1장 더 이상 내일로 미루지 않는다
_의식을 바꾸는 6단계
STEP 1 수명 시간을 계산한다
STEP 2 인생 시급을 정한다
STEP 3 열정을 언어화한다
STEP 4 사명감을 언어화한다
STEP 5 비전을 언어화한다
STEP 6 일의 목표를 주체적으로 바꾼다

2장 일처리 빠른 사람의 연간 스케줄 짜는 방법
_1년을 책임지는 5가지 규칙
RULE 1 목표는 높게 잡고, 달성 기일은 앞당긴다
RULE 2 철저히 전략과 전술만 생각할 시간을 갖는다
RULE 3 80퍼센트의 성과를 내는 20퍼센트의 시간을 만든다
RULE 4 1년 스케줄을 거꾸로 계산해서 짠다
RULE 5 나부터 살필 시간을 확보한다

3장 효율성을 높이는 하루 스케줄 짜는 방법
_하루를 책임지는 7가지 규칙
RULE 1 약속을 잡을 때 주도권을 차지한다
RULE 2 7시간은 꼭 잔다
RULE 3 출퇴근 시간은 내가 정한다
RULE 4 모든 일정을 45분 단위로 관리한다
RULE 5 시간 사용을 세 가지로 분류한다
RULE 6 점심시간을 전략적으로 쓴다
RULE 7 하루 15분, 자기를 관찰한다

4장 바쁜 생활에서 해방되는 시간 사용법
_시간 사용법 재검토 10단계
STEP 1 시간을 어디에 쓰는지 분석한다
STEP 2 우선순위를 재검토한다
STEP 3 불필요한 일을 끊어 낸다
STEP 4 일을 구조화한다
STEP 5 다른 사람에게 맡긴다
STEP 6 다른 사람과 협업한다
STEP 7 일거양득을 노린다
STEP 8 나만의 규칙을 만든다
STEP 9 형식대로 빠르고 확실하게 한다
STEP 10 일하는 시간을 단축한다

5장 시간을 어디에 투자할지 결정한다
_행동을 바꾸는 6단계
STEP 1 목적, 목표, 전략, 전술의 차이를 이해한다
STEP 2 목표 달성 시나리오를 그린다
STEP 3 8가지 전략을 그린다
STEP 4 64가지 전술을 10가지로 추린다
STEP 5 주변에 알린다
STEP 6 PDSA 사이클을 초고속으로 돌린다

6장 신뢰를 높이는 시간 사용법
_다른 사람과 함께 시간 쓸 때 포인트 2가지
POINT 1 신뢰 요소를 곱한다
POINT 2 신뢰받는 질문 능력

마치며
옮긴이의 말

일처리가 빠른 사람들의 시간 관리 비밀(본문 속에서)
내가 수많은 경영자와 영업왕을 만나면서 든 확신은, 그럴듯한 결과를 냈다고 해서 그 사람의 재능이나 센스가 절대적으로 뛰어나지는 않다는 점이다. 또 좋은 결과를 내는 사람이 노력을 꼭 많이 하지도 않는다는 점이다. 성공하는 사람과 그렇지 못한 사람의 차이는 시간 사용법에 있었던 것이다.
-8쪽 ‘머리말’에서

자신의 시급을 높게 정하면 세 가지 이점이 있다.
첫 번째, 자신이 해야 할 일을 항상 의식하게 된다.
두 번째, 우선순위가 명확해진다.
세 번째, 시급에 맞는 사람이나 일을 끌어올 수 있다.
-24쪽 ‘인생 시급을 정한다’에서

비전은 7년 뒤 미래를 그려서 언어화하기를 권한다. 7년 뒤로 정하는 데는 이유가 있다. 아주 먼 미래가 아니라서 구체적으로 상상하기 수월한 데다가 무언가를 이루는 데 충분한 기간이기 때문이다.
-40쪽 ‘비전을 언어화한다’에서

스케줄을 짤 때는 대전제가 되는 규칙이 있다. 바로 목표를 높게 설정하고 달성 기일도 앞당기는 것이다. 모든 일이 항상 계획대로 진행되지는 않는다. 그렇기 때문에 미리 ‘버퍼’를 마련해 둬야 한다.
-52쪽 ‘목표는 높게 잡고, 달성 기일은 앞당긴다’에서

도파민은 어떤 행동을 시작하고 약 15분이 지나야 뇌에서 분비된다. 그렇기 때문에 모든 일에는 15분을 더해 계획을 짜는 것이 좋다. 30분 동안 집중이 필요한 일은 45분으로 시간 계획을 세워야 한다. 마찬가지로 75분 동안 집중이 필요한 일은 90분으로 시간을 확보해 둔다. 이처럼 시간은 45분 단위로 관리하기를 권한다.
-84쪽 ‘모든 일정을 45분 단위로 관리한다’에서

메모지를 사용한 관리가 가장 효과적이었다. 일을 관리하는 데 중요한 두 가지는 ‘즉시 확인이 가능할 것’, ‘즉시 변경이 가능할 것’이다. 이는 다이어리나 클라우드에서는 쉽지가 않다. 그 점에서 처리할 일을 메모지에 적어 놓으면 관리가 훨씬 수월해진다.
-122쪽 ‘STEP 2 우선순위를 재검토한다’에서

다른 사람에게 맡겨서 결과를 내려면 두 가지 전제가 있다. 첫 번째는 맡기고 싶은 일을 최대한 단순화해 둔다. 두 번째는 맡기고 싶은 일을 수행하기 위한 매뉴얼을 만든다.
-136쪽 ‘다른 사람에게 맡긴다’에서

경험상 ‘무엇을 할 것인가(What to do)’라는 전략을 이해하고 이미지를 그릴 수 있는 사람은 많지만, ‘그것을 구체적으로 어떻게 할 것인가(How to do)’라는 전술을 구체적인 행동으로 옮길 수 있는 사람은 적다. 구체적인 전술을 그리지 못한 상태에서는 결과를 내지 못한다. 왜냐하면 사람은 구체적으로 그린 일만 실현할 수 있기 때문이다.
-174쪽 ‘64가지 전술을 10가지로 추린다’에서

나는 컨설턴트 시절 고객의 영업 공수 분석에 관여한 적이 있다. 하이퍼포머(고성과자)와 로퍼포머(저성과자)가 시간을 어떻게 쓰는지 그 차이를 분석했는데, 이 ‘빠르고 작게 시작’하는 실행 스타일은 하이퍼포머들에게 공통으로 나타나는 형태였다.
-182 ‘PDSA 사이클을 초고속으로 돌린다’에서

넘버원이 되려면 난도가 아주 높지만, 유일한 존재라는 희소성은 누구나 실현할 수 있다. 당신이 무엇을 곱해 유일한 존재가 되고 싶은지, 다시금 전략과 전술을 검토해 보자.
-192쪽 ‘신뢰 요소를 곱한다’에서