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『바쁘지 마라 일을 부려라』는 업무 생산성 분야의 전문가로 세계 유수 기업의 컨설팅을 하고 있는 카슨 테이트는 현대인들의 바쁜 생활이 흔히 생각하는 것처럼 일의 양이나 시간의 제한, 개개인의 능력에 있지 않다고 주장한다. 넘쳐나는 수신함, 쌓이는 서류, 끊임없는 회의 속에서 날마다 시간에 쫓기며 일하는 것은 바로 ‘업무를 대하는 잘못된 방식’에 문제가 있다는 지적이다. 따라서 저자는 이 책을 통해 자신의 스타일을 파악할 수 있도록 돕고, 이에 최적화된 업무 전략과 방식을 제공함으로써 일은 단순화하면서 성과는 올려주는 단계별 지침을 제공한다. 이를 통해 정신없이 바쁘기만 했던 생활이 재정비되고, 일은 보다 능동적으로 활성화되는 놀라운 능력을 체험하게 될 것이다.

자신은 물론 상사, 동료, 부하의 업무 스타일을 파악해
지금보다 더 쉽고 더 빠르게 일 잘하는 법
“단순하게 일하고 여유롭게 살아가라!”

당신이 바쁜 진짜 이유는?
자기 자신을 모르니깐 시간에 쫓긴다

오늘날 직장인들은 “바쁘다”라는 말을 입에 달고 산다. 어제도 바빴고 오늘도 바쁘고 내일도 바쁠 예정이다. 그들은 나름대로 바쁜 하루를 잘 쪼개어 쓰기 위해 시간 관리 프로그램을 듣고 일정 관리 앱도 사용하면서, 회의 중에 메시지를 보내고 엘리베이터를 기다리면서 이메일을 확인한다. 하지만 이러한 분주한 행동들 속에서도 현실은 달라지지 않는다. 열심히 일은 하는데 업무는 줄어들지 않고 시간은 여전히 부족하기만 하다. 도대체 왜 이토록 바쁘게 살아가야 하는 걸까?
업무 생산성 분야의 전문가로 세계 유수 기업의 컨설팅을 하고 있는 카슨 테이트는 현대인들의 바쁜 생활이 흔히 생각하는 것처럼 일의 양이나 시간의 제한, 개개인의 능력에 있지 않다고 주장한다. 넘쳐나는 수신함, 쌓이는 서류, 끊임없는 회의 속에서 날마다 시간에 쫓기며 일하는 것은 바로 ‘업무를 대하는 잘못된 방식’에 문제가 있다는 지적이다. 프리사이즈 옷은 누구에게도 잘 맞지 않는다. 어깨 부분이 너무 좁거나, 목 부분이 너무 넓거나, 소매가 너무 길기 마련이다. 마찬가지로 기업과 조직에서 고수하는 획일화된 업무 방식은 고유한 개개인에게 적합할 수 없다. 사람은 저마다 인지하고, 생각하고, 문제를 해결하는 방법이 다르기 때문이다. 이처럼 자신에게 잘 맞지 않는 스타일은 업무의 비효율성과 스트레스를 낳고 이는 다시 바쁜 일과로 이어지게 된다. 따라서 우리가 이 바쁜 생활에서 벗어나기 위해서는 먼저 자신이 생각하고 일하는 스타일을 명확하게 인지해야 하며, 이에 기반한 업무 전략이 수립되어야 한다.
카슨 테이트는 《바쁘지 마라 일을 부려라》(원제: Work Simply)에서 자신의 스타일을 파악할 수 있도록 돕고, 이에 최적화된 업무 전략과 방식을 제공함으로써 일은 단순화하면서 성과는 올려주는 단계별 지침을 제공한다. 이를 통해 정신없이 바쁘기만 했던 생활이 재정비되고, 일은 보다 능동적으로 활성화되는 놀라운 능력을 체험하게 될 것이다.


계획자, 우선순위 설정자, 조정자, 상상자 … 나는 어떤 유형?
생산성 스타일 파악이 성과를 만든다

아마도 당신은 책이나 텔레비전, 세미나 등을 통해 당신이 우뇌형인지 좌뇌형인지 파악하고 있을 것이다. 그러나 사람이 정보를 다루는 방식을 우뇌 혹은 좌뇌라는 단순한 이분법으로 나눌 수는 없다. 이런 합의가 커지면서 대다수 연구자들은 인지 스타일의 다면적 모델을 구축해 나갔는데, 가장 폭넓게 활용되는 모델이 제너럴일렉트릭(GE)에서 오랫동안 경영 교육을 담당했던 네드 허먼(Ned Harrmann)의 전뇌 모델이다. 이는 우리가 각각 정보를 인식하고, 이해하고, 관리하고, 소통하고, 활용하는 고유한 방식을 4분면을 통해 제시하는데, 이후에 120개 항목으로 구성된 설문으로 응용되어 기업 환경에서 활용되어 왔다. 지금까지 100만 명 넘는 사람들이 ‘허먼 뇌 우세성진단 도구(HBDI)’로 불리는 이 진단 도구를 사용했으며, 그에 따라 정확성과 유용성을 밝히고 성문화하기 위한 방대한 데이터가 확보되었다.
그런데 HBDI는 지식 노동자, 즉 지식을 한 형태에서 다른 형태로 바꾸는 노동자들의 ‘생산성 스타일’에 초점을 맞추지 않아 대다수의 직장인들에게 적용하는 데 한계가 있었다. 이에 저자는 HBDI를 참고하여 CPA부터 금융 애널리스트, 인사 관리자, 영업인, 컨설턴트 그리고 의사에 이르기까지 다양한 분야에 수천 명의 표본 조사를 바탕으로 자신만의 생산성 스타일을 파악하는 고유한 평가 도구를 고안했다. 이를 통해 당신은 이 책에서 분류한 4가지 생산성 유형, 즉 우선순위 설정자, 계획자, 조정자, 상상자 가운데 어느 유형에 속하는지 스스로 파악할 수 있으며, 이를 바탕으로 자신에게 가장 잘 알맞은 업무 전략을 찾아 적용할 수 있다.


왜 이 일을 해? vs 누가 이 일을 해?
사람마다 스타일이 다르니 전략도 다르다

보고를 할 때마다 “핵심만 말해줘”라고 말하는 상사가 있는가? 그렇다면 그는 우선순위 설정자일 가능성이 높다. 우선순위 설정자는 사실을 토대로 한 논리적, 분석적 사고를 선호한다. 가정과 사소한 문제를 좋아하지 않는 그들은 ‘사실만을 다룬다’는 모토를 따르는데 그래서 결정할 때 대개 ‘무엇’을 따진다. 계획자는 조직적이고 세부적인 사고를 선호한다. 간결하고 일관되며 단계별 형식을 따르는 그들은 업무 진행에서 ‘어떻게’에 대한 질문을 던진다. 또한 조정자는 표현적이고 정서적인 사고를 선호하며 사람 중심적으로 생각한다. 따라서 그들에게는 ‘누가’ 그 일을 하는지가 상당히 중요하다. 마지막으로 상상자는 직관적이고 통합적인 사고를 선호한다. 아이디어 메이커인 그들은 ‘왜’라는 질문을 달고 다닌다.
이처럼 각각 문제를 인식하는 경로가 다른데 이에 따라 효과적인 일하기 방법이 다르다. 이 책에서는 이 4가지 생산성 스타일에 따라 달라지는 업무 공간, 프로그램, 목표 설정, 회의, 시간 투자, 방해요소 관리, 소통 전략은 물론 파일 폴더의 색상과 재질까지 알려줌으로써 단순하게 일하기 위한 당신만의 개인 경로를 탐색하고 안내한다.

우선순위 설정자가 목표를 세우는 법은? 우선순위 설정자는 태생적으로 목표와 성과에 집중한다. 따라서 목표를 설정하는 일이 대단히 자연스럽게 느껴질 것이며, 때로 의식적으로 생각하지 않아도 하게 된다. 그러나 우선순위 설정자는 단견에 빠져서 단기적이고 즉각적인 목표에 매몰될 수 있다. 따라서 목표를 세울 때 생각의 폭을 넓혀서 향후 6주가 아니라 6개월을 생각하도록 노력해야 한다.

계획자에게 필요한 도구는? 계획자를 위한 도구는 체계와 정리를 선호하는 성향을 뒷받침하여 효율성을 극대화해야 한다. 정리 물품을 좋아하는 당신에게 사무용품 및 정리 도구 매장은 최고의 쇼핑 장소다. 바인더 클립, 볼펜, 파일 폴더, 노트 같은 물리적 정리 도구를 너무 많이 사들이거나 쌓아두지 않도록 주의하라. 과도한 물품은 환경을 어지럽히고 유효성을 개선하기는커녕 저해할 수 있다.

조정자가 이메일을 쓸 때는? 조정자는 이메일 참조란에 사람을 더할 때 신중하게 생각해야 한다. 다른 사람들과 협력하여 일을 완수하는 것을 좋아하는 조정자는 동료들과 과도한 소통을 할 위험에 취약하다. 이메일에 든 정보를 ‘알아두면 좋은’ 사람들로 참조란을 채우는 일을 피하라. 해당 정보를 진정으로 ‘알아야 하는’ 사람들만 참조란에 넣어라. 그러면 다른 사람들의 수신함뿐만 아니라 당신의 수신함을 쓸데없이 복잡하게 만드는 일을 피할 수 있다.

상상자와 소통하는 법은? 상상자와 소통할 때는 세부적인 내용을 최소화하고, 시각적 요소와 비유를 활용하여 큰 그림을 제공하며, 프로젝트나 과제가 조직의 전략과 어떻게 정렬되는지 설명하라. 상상자는 개요와 폭넓은 개념적 틀을 선호하므로 세부사항에 매몰되는 일을 피하라. 또한 왜 이 프로젝트가 중요한지, 어떻게 조직의 폭넓은 전략이나 사명에 부합하는지 화려하고 선명한 언어로 메시지를 전달하는 것이 좋다. 그다음 성과를 달성하는 경로를 개방하여 구속하고 제약하는 느낌을 주지 않도록 주의하길 권한다. 끝으로 기한을 제시하면서 대화를 마무리 지어라.


시간과 일을 제대로 부리는
워크 심플리 업무 기술

당신은 평일 오후 3시, 전화 회의를 15분 남기고 컴퓨터 앞에 앉아 있다고 가정해보자. 시간, 가용한 자원과 도구, 활력 수준이라는 변수들을 고려할 때 어떤 과제나 프로젝트를 진행해야 할까? 이런 상황에서 대부분의 사람들은 그냥 이메일을 확인한다고 말한다. 그러나 이 책은 당장 이메일을 확인해야 하는 특별한 상황이 아니라면 그러지 말라고 강력하게 권한다. 곧바로 답변할 수 없는 경우가 대부분이고, 시간의 제한으로 정보를 놓치거나 잘못 인식하는 실수를 범할 수 있기 때문이다. 대신에 이 책은 이 15분을 활용하여 자신의 업무 성향에 따라 가장 적절한 일을 찾는 업무 팁들을 제공함으로써 시간은 벌어주고 업무 능률은 올려준다.
그동안 우리가 허투루 보내왔던 이 15분처럼 이 책은 회사 생활에서 실질적으로 우리의 시간과 업무 성과와 관련된 실질적이면서 구체적은 전략들을 무수히 알려준다. 이 책은 먼저 우리의 머릿속에 있는 수십 가지의 생각을 단순하게 만들라고 강조한다. 두뇌 작용에 대한 연구 결과에 따르면 한 번에 머릿속에 담아둘 수 있는 최적의 수치는 서너 개에 불과하다. 따라서 두뇌의 자연스런 기능을 활용하여 생산성을 개선하고 바쁜 생활을 극복하기 위해서는 태스크 목록을 재구성해야 한다. 이 책은 태스크 목록을 작성하는 노하우부터 이를 활용하여 자신의 강점을 극대화하는 방법, 대여섯 번 오가던 이메일을 한 번으로 끝내는 신속한 처리 절차, 메일 제목과 참조란 작성 요령, 보관할 서류와 버릴 서류를 단번에 파악하는 법, 파일 정리법, 역효과를 내는 기술 제품 관리법, 업무 흐름을 방해하는 동료 대처법 등 업무 체계를 단순화하고 효율은 극대화하는 워크 심플리 로드맵을 제시한다. 또한 각기 다른 스타일의 사람들과 소통하는 법, 각 주제에 맞는 회의 진행법, 팀원 특성에 맞게 일을 잘 맡기는 법 등을 알려줌으로써 서로 충돌하는 생산성 스타일 속에서 일을 가장 효율적으로 처리하는 법을 제시한다.


열심히 말고 단순하게 일하라
단순함이 삶을 충만하게 한다

경영자이자 컨설턴트인 저자는 딸이 태어난 지 일 년 만에 정신없이 바쁜 생활이 만들어낸 피로와 허무의 벽에 부딪혔다. 그때 그녀는 자신의 회사 이름이 ‘워킹 심플리(Work Simply)’임을 떠올리며 아이러니를 깨달았다. 한국 직장인의 평균 근무시간은 주당 45.1시간으로 OECD 국가 중 1위다. 우리는 가장 소중한 자원인 시간과 자유 그리고 의미가 고갈된 삶의 방식을 수용함으로써 개인적, 사회적으로 지불해야 하는 대가를 종종 온전히 이해하지 못하고 있다. 이 책은 단순하게 일하는 것이 단지 효율성을 기하고, 조직을 잘 조직하고, 생산성을 발휘하는 것 이상의 의미, 즉 바쁘게 움직이는 것을 넘어서 삶의 목적과 의미를 되찾는 것임을 설득한다. 그리고 실제로 업무 스타일의 변화를 통해 달라진 삶의 전반적인 변화가 개개인에게 어떤 의미를 주는지 풍부한 사례를 통해 제시한다.
과잉성취자이자 완벽주의자로 일의 무게에 압도되었던 앤디는 우선순위 설정자인 자신의 생산성 스타일에게 맞게 업무 전략을 세운 뒤에야 비로소 온전한 주말을 즐길 수 있게 되었다. 비생산적이라는 소리를 자주 들으며 일해왔던 브리검은 자신의 일정을 완전히 재구성하여 일별로 특정한 업무를 할당하고 매주 하루는 구상과 글쓰기를 한다. 이런 주간 일정은 그녀의 창의성을 되살렸으며, 그녀는 현재 이벤트 기획 업무를 성공적으로 처리하고 있다.
에밀리는 오랜 근무시간과 부실한 성과 그리고 재충전 시간의 부족으로 완전히 지쳐 있었다. 그래서 그녀는 새로운 업무 절차와 소통 전략을 마련했으며 시간을 투자하는 방식, 이메일 처리 방식, 업무를 전술적으로 실행하는 방식을 바꾸었다. 그녀는 이후 업무 성과에 대해 긍정적인 평가를 받기 시작했다. 승진에서 실패한 사만다는 상사와 고위 리더들에게 원대한 아이디어를 제시하면서 실행에 필요한 전술을 얼버무리거나 간과했다는 사실을 인정했다. 그러곤 효과적으로 소통하기 위해 말하는 방식을 바꿨으며, 더 명확하고 간결하게 이메일과 보고서를 작성했다. 현재 그녀는 나름의 단순성을 발견하여 마침내 충만한 삶을 살고 있다.
반복되는 바쁜 하루의 연속으로 좌절감과 스트레스에 쌓여 있다면 올바른 책을 선택했다고 말하고 싶다. 당신도 이 책에 나오는 사람들처럼 당신의 고유한 스타일은 무시된 채 바쁘게만 살아가는 업무 습관을 지녔을 가능성이 크다. 이 책은 당신과 당신의 사고방식에 고유한 요소들을 활용하여 업무 체계를 개인화하는 방법을 단계별로 보여줄 것이다. 또한 당신의 사고방식에 맞는 검증된 전략과 도구들을 보여줄 것이다. 그리고 당신은 이전보다 더 단순하게 일하고 충만하게 살아갈 것이다.

프롤로그_당신의 하루는 왜 이토록 바쁜가?

1장 열심히 말고 단순하게 일하라
시간 관리 프로그램의 허상
당신에게 딱 맞는 업무 전략
단순하게 일하고 충만하게 산다

2장 바쁜 당신이 버려야 할 것들
남 탓은 아무 도움이 안 된다
죄책감과 의무감에서 달아나기

3장 당신의 생산성 스타일을 찾아라
생산성 스타일 평가 도구
목표를 중시하는 우선순위 설정자
세부사항을 위해 사는 계획자
사람을 중시하는 조정자
큰 그림을 보는 상상자
당신의 스타일은 무엇인가?
나답게 일하는 즐거움

4장 무엇이 근무시간을 빼앗는가?
스스로 만드는 산만함
자발적 주의를 관리하라
당신을 자극하는 신호들
역효과를 내는 기술 제품
진짜 비상사태인가?
업무 흐름을 방해하는 동료

5장 목표만 잘 정해도 일은 쉽다
목표를 구체적으로 정하라
레디 틀을 활용하라

6장 잃어버린 시간을 찾아라
돈보다 중요한 시간
시간 투자 내역서를 살펴라
일정표에 답이 있다
요일마다 하는 일이 다르다
당신에게 맞는 시간 투자법
복잡한 머릿속 정리하기
매달, 매주, 매일 계획 세우기

7장 머릿속 생각을 줄여라
단순한 두뇌를 만들어라
당신에게 맞는 과제 목록

8장 당신의 강점을 적절하게 반영하라
과제와 프로젝트가 쉬워진다
경력은 마라톤이다

9장 수신함을 길들이면 효율도 따라온다
잘못된 이메일 습관
결정을 내려라
신속한 이메일 처리 절차
누가, 왜, 무엇을, 어떻게를 써라
제목란을 분명하게
당신에게 맞는 이메일 관리법

10장 공간이 일하게 하라
일을 단순하게 해주는 사무실
공간을 당신에게 맞춰라
당신에게 필요한 도구는?
다시 벽을 세워라

11장 쌓아놓은 서류가 일을 만든다
서류 더미를 치워라
왜 항상 파일을 못 찾을까?
서류 관리의 4단계
집안의 서류를 없애는 법
당신에게 맞는 인출 체계

12장 잘 맡겨야 일이 줄어든다
혼자 다하고 싶은 욕구 버리기
인력은 언제나 부족했다
효율적 위임을 위한 5가지 원칙

13장 좋은 팀워크가 삶을 여유롭게 한다
생산성 스타일의 충돌
강점은 살리고 맹점은 최소화하라
상사, 동료, 부하와 일 잘하는 방법
팀워크가 성과를 만든다
평범한 코칭과 뛰어난 코칭의 차이

14장 회의만 줄여도 야근은 없다
이 회의는 정말로 필요한가?
회의마다 전략이 다르다
회의 성공은 계획에 달려 있다
파워 의제를 만들라
타당한 사람만 초청하라
이상적인 회의 시간
모든 참석자가 만족하는 회의
회의 책임자를 세워라

15장 당신에게 맞는 방식으로 통합하라
당신의 유리창을 깨끗하게 하라
자기 자신을 그대로 받아들여라
반응을 멈추고 대응을 시작하라

에필로그_시간에 쫓기지 않고 누리는 하루

왜 유명한 시간 관리 프로그램의 비법과 특별히 기획된 계획표로 무장했는데도 생산적이고 효율적인 직원이 되지 못할까? 그 이유는 단순하다. 시간 관리 프로그램은 효과가 없다. 이런 프로그램들은 거의 전적으로 특정한 과제나 활동에 보내는 시간의 양을 계획하고 통제하는 방법에 초점을 맞춘 절차를 가르친다. 가령 “상사와 만나기 전에 분기 영업 보고서를 준비할 적절한 시간을 확보하라”는 식이다. 이는 부실한 시간 할당이 성과를 저해한다는 잘못된 믿음에서 나온다. 그러나 이처럼 일차원적인 접근법은 다면적이고, 빠르게 진행되며, 계속 변하는 오늘날의 업무 현실을 고려하지 않는다.
_1장 열심히 말고 단순하게 일하라 중에서

죄책감과 아주 가까운 사촌으로 종종 표면 바로 아래에 있는 감정이 있다. 나는 그것을 ‘의무감’이라고 부른다. 의무감은 속에서 ‘이 일을 해야 해’, ‘이걸 좋아해야 해’, ‘여기에 시간을 들여야 해’ 같은 말들을 끝없이 속삭이는 목소리다. 에밀리와 내가 시달리는 죄책감에는 여러 무언의 의무감들이 작용했다. 의무감의 문제는 쉽게 걷잡을 수 없는 지경으로 치달아서 당신에게 필요한 것을 분명하게 인식하고 거기에 집중하는 능력을 완전히 무너뜨린다는 데 있다. _2장 바쁜 당신이 버려야 할 것들 중에서

비상사태만 일에 대한 집중력을 흩트리는 것은 아니다. 현대 직장 생활의 일반적인 여건은 업무가 중단되는 것을 일상적인 일로 만들었다. 칸막이 없는 사무실, 공동 업무공간, 전자 기기의 범람은 대단히 방해받기 쉬운 환경으로 이어진다. 애스크닷컴이 실시한 사무실 업무공간 생산성 조사에 따르면 61퍼센트가 가장 큰 방해요소로 시끄러운 동료를 꼽았다. 또한 40퍼센트는 업무공간에 예고 없이 들른 동료 때문에 업무에 상당한 지장을 받는다고 말했다. _4장 무엇이 근무시간을 빼앗는가? 중에서

시간은 재생 불가능한 자원이다. 당신이 앤디를 포함한 대다수 사람들과 같다면 아마 별로 생각지 않고 시간을 퍼주고 있을 것이다. 돈은 아무렇게나 퍼주지 않으면서 왜 시간은 퍼주는가? 어떤 일을 수락할 때마다 다른 일을 거부하는 것임을 명심하라. 그것이 한정되어 있고 재생 불가능한 자원인 시간의 속성이다. 당신은 근무시간 동안 어떤 일을 수락하고 거부하는지 그리고 그 결정이 일과 생활에 어떤 영향을 미치는지 아는가? 당신이 가진 가장 소중한 자원인 시간을 퍼주는 일을 지금 당장 멈춰라.
_6장 잃어버린 시간을 찾아라 중에서

우리의 직장 문화는 대부분 시간과 활력을 관리하는 한 가지 방식만 지시한다. 이 특정한 방식은 소수에게는 맞을지 모르지만 다른 많은 사람들에게는 심각하게 부적절하다. 그 결과는 실질적인 생산성이 아니라 공허한 상징(사무실에서 보내는 오랜 시간, 상사와의 대면 시간, 바삐 회의를 오가는 모습, 끊임없이 이메일과 문자를 보내는 모습)을 중시하는 문화적으로 유도된 바쁜 생활이다. 당신의 내면에서 들리는 목소리에 주의를 기울이는 법을 배워라. 타고난 생산성 스타일과 어긋난 방식으로 일할 때 신음하고, 성향에 맞는 구조와 속도를 찾고 따를 때 안도하는 목소리에 주의를 기울여라. 그러면 일과 삶에서 훨씬 멀리 나아갈 수 있을 것이다. 그리고 그 여정을 즐기게 될 것이다!
_8장 당신의 강점을 적절하게 반영하라 중에서

개방형 공간 구성은 물리적 환경에 대한 만족도 및 생산성과 반비례관계를 이루는 것으로 드러났다. 예를 들어 한 연구에서 직원들을 전통적인 사무실에서 개방형 사무실로 옮긴 결과 물리적 환경에 대한 만족도가 떨어졌고, 육체적 스트레스가 심해졌고, 동료들 사이의 관계가 악화되었으며, 업무 성과가 나빠졌다. 특히 6개월에 걸친 조정 기간이 끝난 후에도 부정적인 인식이 완화되지 않았다는 점에 주목할 필요가 있다. 다국적 통신사를 대상으로 진행한 다른 연구에서도 비슷한 결과가 나왔다. 이 연구의 경우 개방형 사무실에서 일하는 사람들이 프라이버시 침해, 소음, 업무공간에 대한 개인적 통제력의 감소를 우려했다.
_10장 공간이 일하게 하라 중에서

당신이 회의를 주최한다면 타당한 사람만 초청해야 한다. 조정자의 경우 그렇게 하기가 어려울 수 있다. 조정자는 팀원들을 포용하려 하고 교류와 협력을 촉진하려 하기 때문이다. 그러나 너무 많은 사람 혹은 잘못된 사람을 초청하면 회의를 망칠 수 있음을 명심하라. 누구를 초청 명단에 올릴지 생각할 때 회의 참석자의 네 가지 유형이 있다는 사실을 감안해야 한다. 네 가지 유형은 의사결정자, 영향력 발휘자, 자원 제공자, 실행자다.
_14장 회의만 줄여도 야근은 없다 중에서