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이제는 적은 시간으로 제 할 일을 제대로 해서 남과 다른 성과를 높일 때!
한 마디로 일을 잘해야 할 때다

드라마나 영화에서 회장의 출근 장면을 떠올려보라. 그들이 차에서 내려 회사 로비에 들어설 때 웅장하고 비상하는 듯한 배경음악이 흐르면서 갑자기 비서실장이 나타난다. 비서실장은 결재판 같은 것을 들고 회장 옆에 착 붙어 걸으면서 회장에게 그날 일정을 읊어 준다.
이런 장면을 볼 때마다 나도 비서실장이 있었으면 하는 생각이 들었다. 나대신 나의 하루를 계획하고 일정을 짜고 목표를 알려 주고 결과를 챙기고 사소한 일은 알아서 처리해 주는 비서실장이 있다면 이런 생각을 한 번쯤 가져 보았을 것이다. 그래서 나는 이런 생각을 했다.
“자기가 자기 자신의 비서실장이 될 수 있다면?”
자기 자신의 비서실장이 된 사람들을 찾아봤다. 놀랍게도 그런 사람들이 실제로 있었고, 더 놀라운 것은 그런 사람들은 일을 잘하는 사람들이었다. 그들은 하나같이 ‘투두리스트(to do list, 할 일 목록)’와 비슷한 도구를 사용하였다. 그들은 출근하자마자 다이어리나 종이에 오늘 할 일부터 적었다.
나는 벤처 기업의 사업부장이 되었을 때, 대기업의 프로젝트 매니저가 되었을 때, 본부 기획자가 되었을 때, 임원의 비서실장 역할을 하였을 때 그들처럼 투두리스트를 적기 시작했다. 일이 너무 많았기 때문이었다.
그런데 그때 나는 일 잘하는 사람들이 쓰던 투두리스트가 우리가 흔히 보거나 아는 ‘할 일 목록’이 아니라는 것을 발견했다. 그들은 단 순히 할 일 목록을 적는 것이 아니었다. 그들은 자기 일이 무엇인지, 그 일이 어떻게 바뀔지, 어떤 것을 먼저 할지, 무엇에 전념할지, 성과를 높이려면 어떻게 바꿔야 할지, 그 일을 왜 하는지, 누구와 하는지, 그 사람을 만나면 무슨 말부터 할 것인지 다 적어 놓았던 것이다. 그 것이 그들만의 투두리스트였다. 그것이 바로 회장의 출근길에 비서실장이 들고 보던 결재판의 비밀이었다.
그때부터 나는 그들이 쓰는 투두리스트를 연구하고 따라 하기 시작했다. 놀랍게도 그들처럼 투두리스트를 쓰기만 하면 하루의 시간 과 업무와 성과를 내 맘대로 좌우할 수 있었다. 그렇게 많은 일도 단 숨에 처리할 수 있었다. 내가 해야 할 일을 정확히 알 수 있었다. 똑같은 일도 완전히 다른 성과를 낼 수 있었다.
나는 투두리스트를 보통 직장인도 배워서 쓸 수 있다고 믿었다. 그래서 기본적인 원리와 작성법을 연구했고, ‘10분 보드’를 만들었다. 이 책은 쓴 이유는 10분 보드의 작성법을 알려 주기 위해서다.
이제 근무 시간은 줄어드는데 생산성은 높여야 하는 시대가 왔다. 주 52시간 근무제와 워라밸(Work and Life Balance)로 야근과 주말 근무가 줄면서 근무 시간의 업무 강도는 더 심해졌다. 인공지능이 점점 복잡한 일을 대체하면서 직장인의 시간당 생산성과 비교하기 시작했다.
자기 시간을 희생해서 무조건 열심히 일하는 시대는 끝나 간다. 이제는 적은 시간으로 제 할 일을 제대로 해서 남과 다른 성과를 높일 때다. 한 마디로 일을 잘해야 할 때다.
10분 보드는 일을 잘하게 도와준다. 비서실장처럼 옆에서 계획해 주고 알려 주고 챙겨 주고 평가해 준다. 이 책 한 권만 있으면 평생 나만의 비서실장이 생기는 것이다.

일 잘하는 사람들의 출근 후 10분

보통 직장인이 출근 후 하는 일
보통 직장인은 출근하면 가장 먼저 무엇을 할까? 한 조사에 따르면 10명 중 4명은 모닝커피를 마신다. 3명은 바로 일을 시작하고, 2명은 인터넷을 검색하고, 1명은 아침을 먹는다.
“출근하면 보통 모닝커피 마시지 않나요? 동료랑 커피 한잔하면서 어제 있었던 일 얘기도 하고 오늘 점심 약속도 잡고 하잖아요. 커피 마시면서 이메일이나 포털 사이트에서 뉴스를 볼 때도 있죠. 일하기 전에 워밍업하는 거죠. 20~30분 정도 그러다 일할 준비가 되면 일을 시작하죠.”
“바로 일하지 않나요? 할 일이 태산이니 일단 닥친 일부터 시작해야죠. 그러다 1시간쯤 지나면 몸이 근질근질해요. 그때 동료나 후배랑 담배 한 대 피우러 갑니다.”
“일단 상사들에게 인사부터 하죠. 인사하다 보면 한두 분이 재밌는 얘기도 하고 새로운 일도 시키곤 하죠. 커피 한잔하러 가자고 하거나 담배 피우러 가자는 분들도 계시죠. 그러면 따라가서 귀동냥도 하고 친한 척도 하죠.”

일 잘하는 사람들이 출근 후 하는 일
그러면 일을 잘하는 사람들, 고속 승진한 사람들, 성공적인 CEO들도 보통 직장인처럼 모닝커피를 마시거나 이메일을 확인하거나 포털 사이트에서 뉴스를 보거나 인사하러 다닐까?
놀랍게도 일 잘하는 사람들은 모두 출근해서 처음에 하는 일이 보통 직장인과 다르다. 그들은 출근 후 10분 동안 한결같이 그날 하루의 일을 계획한다.
미국 경제 매체 비즈니스 인사이더Business Insider에 따르면 성공적인 사람들은 출근 후 10분 동안 ‘할 일 목록’을 만들어서 검토하고 우선순위를 매긴다고 한다. 그들이 출근 후 처음 10분을 어떻게 다루느냐에 따라 그 날의 생산성과 효율이 결정된다고 분석했다.
비즈니스 코칭 기업 CMOE는 [포춘Fortune] 500대 기업의 CEO가 하루를 어떻게 보내는지 연구했다. CEO들은 8시 15분에 사무실에 도착해서 8시 40분까지 그 날의 목표를 잡고 일을 결정하며 그 일을 잘하고 성과를 높일 수 있는 전략을 짜는 데 25분을 썼다.
경제 전문 잡지인 [포브스Forbes]는 하루를 시작하는 첫 시간에 투두리스트부터 만들면 일을 잘할 수 있다고 조언한다. 투두리스트를 만들면서 일의 우선순위를 정하고 일하는 시간을 배분하면서 목표를 잡으라고 말한다. 하루 중에서 가장 중요한 시간에 가장 중요한 일을 하라는 것이다.
『나도 임원이 되고 싶다』, 『사장이 붙잡는 김 팀장』 등을 쓰고 KT&G에서 인재개발원장을 지낸 홍석환 HR 전략 컨설팅 대표는 일 잘하는 사람의 비결로 ‘기획력’과 ‘실행력’을 꼽았다. 그는 기획력이 뛰어난 직원은 현상을 정확히 분석하고 계획을 명확히 수립하며, 실행력이 뛰어난 직원은 할 일에 대한 체크리스트를 작성하여 일 전체를 파악하며 최대한 효과적으로 일정을 단축하여 효율을 높이려고 노력한다는 사실을 발견했다.
그들은 시간을 낭비하지 않고 자기 일을 확실히 끝내고 마감을 철저히 지키며 다른 사람보다 더 성과를 내면서도 정시에 퇴근한다. 그들이 지능이 높아서 그런 것도 아니고 부지런해서 그런 것도 아니었다. 그들과 보통 직장인의 차이는 단지 출근 후 10분 안에 무슨 일을 하느냐에 달렸다. 출근 후 10분이 하루를 좌우한 것이다.

제1장 출근 후 10분이 차이를 만든다
1. 일 잘하는 사람들의 출근 후 10분
2. 일 잘하는 사람들의 투두리스트 작성 비결
3. 일을 잘하려면 10분 보드를 쓰자

제2장 출근 후 2분, 자기 일만 적는다
1. 생계, 성과, 성장을 위한 일을 쓴다
2. 그 일의 주인이 아니면 남의 일이다
3. 효율이 가장 높아지도록 일을 정의한다

제3장 출근 후 4분, 변경 사항을 반영한다
1. 시간과 내용의 변경에 대응하는 법
2. 이해관계자와 일의 변경에 대응하는 법
3. 메일과 상사에게서 변경 사항을 찾는다

제4장 출근 후 6분, 우선순위를 정한다
1. 오늘 할 일의 우선순위를 정하는 법
2. 일을 단계로 나누어 첫 단계를 먼저 한다
3. 멀티태스킹할 때 우선순위 정하는 법

제5장 출근 후 8분, 전념할 일을 정한다
1. 몰입할 일과 전념할 일을 정한다
2. 상사의 만족도를 높이는 방법
3. 실험할 일을 정한다

제6장 출근 후 10분, 계획과 사람을 외운다
1. 계획을 외우면 성과가 높아진다
2. 걸으면서 중얼거리면 방법이 보인다
3. 일에 관련한 사람도 외운다

제7장 퇴근 전 10분, 계획을 평가한다
1. 차이의 원인과 이유를 찾는다
2. 차이를 줄일 방안을 찾는다
3. 대시 보드에 적고 평가한다

부록 1: 10분 보드 시트
부록 2: 출근 후 10분을 돕는 스마트 앱

경제 전문 잡지인 [포브스Forbes]는 하루를 시작하는 첫 시간에 투두리스트부터 만들면 일을 잘할 수 있다고 조언한다. 투두리스트를 만들면서 일의 우선순위를 정하고 일하는 시간을 배분하면서 목표를 잡으라고 말한다. 하루 중에서 가장 중요한 시간에 가장 중요한 일을 하라는 것이다. _ p.15

10분 보드 작성법을 정리하면 다음과 같다. 1. (출근 후 2분) 자기 일만 적는다. 2. (출근 후 4분) 변경 사항을 반영한다. 3. (출근 후 6분) 우선순위를 정한다. 4. (출근 후 8분) 전념할 일을 정한다. 5. (출근 후 10분) 계획과 사람을 외운다. 6. (퇴근 전 10분) 계획을 평가한다. _ p.26

출근 후 2분, 10분 보드에 써야 할 일은 이 세 가지 일이다. 생계를 위한 일, 성과를 위한 일, 성장을 위한 일 세 가지를 모두 골고루 써야 한다. 그래야 비로소 의미 있는 하루를 시작할 수 있다. _ p.38

일에는 항상 주인이 있다. 주인이 없는 일은 일이 아니다. 만약 주 인 없는 일을 내가 하고 있다면 완전히 잘못된 것이다. 다른 사람이 주인인 일을 내가 하고 있어도 잘못된 것이다. 일이라는 것은 내가 주인 일 때만 해야 한다. 내가 주인이 아닌 일은 주인을 찾아 주어야 한다. _ p.40

일 이라는 것은 끊임없이 변경된다. 그게 일이다. 처음과 끝이 똑같은 일은 없다. 어차피 비즈니스란 것이 문제 해결의 연속이므로 일의 변경을 자연스러운 ‘일’로 받아들여야 한다. 일의 변경을 하나의 ‘일’로 생각하면 쉽다. 일을 통제할 때 비로소 일의 주인이 될 수 있다. _ p.84

일은 수시로 변경되므로 출근 후 4분 안에 오늘 할 일의 변경 사항을 모두 확인하여 반영해야 한다. 안 그러면 하루의 일과 시간을 계획할 수 없다. 변경 사항을 먼저 찾으면 찾을수록 하루의 일과 시간을 더 통제할 수 있다. _ p.85

직장에서 일의 우선순위는 ‘마감 시간’과 ‘소요 시간’으로 정하는 것이 좋다. 마감 시간과 소요 시간은 모두 본인이 통제할 수 있다. 흔히 마감 시간은 상사나 고객이 정한다고 생각하는데 실제로는 그렇지 않다. _ p.97

어떤 일이든 첫 단계가 가장 중요하다. 첫 단계는 단순히 일의 시작이 아니다. 이후 단계의 일의 방향을 정하는 나침반이고 속도를 조절하는 브레이크다. 그래서 첫 단계 일을 먼저 하면 다음 단계 일의 우선순위를 정하기가 쉽다. 그 일이 얼마나 걸리고 얼마나 어려운지 알 수 있기 때문이다. _ p.113

일의 범위나 수준을 그대로 두고 단지 소요 시간보다 적게 계획 시간을 잡는 것만으로 우리는 그 일에 몰입할 수 있다. 다시 말하자면 자기가 몰입할 일을 자기 스스로 정할 수 있다는 것이다. _ p.130

하루에 전념할 일을 선택하는 방법도 있지만 이번 주에 전념할 일, 이달에 전념할 일, 이번 분기에 전념할 일, 올해 전념할 일처럼 기간을 늘려서 전념할 일을 선택하는 것도 좋은 방법이다. 그러면 직장에서 할 일 없는 일을 하는 시간이 사라진다. 직장에 있는 시간이 불안하거나 지루하거나 하지 않게 된다. _ p.138

아인슈타인이 말했다고 알려진 “Insanity is doing the same thing over and over again and expecting different results.”라는 말이 있다. 같은 일을 똑같이 반복하면서 다른 결과를 기대하는 것은 미친 짓이란 말이다. _ p.155

10분 보드의 계획을 외우는 일은 몸으로 기억하기 위함이다. 오늘 할 일을 몸으로 기억하면 그 일이 숙달되었기 때문에 아주 빨리 그리고 정확히 처리할 수 있다. _ p.172

10분 보드에 사람 이름과 첫말까지 적었으면 출근 후 10분 동안 해야 할 일은 끝났다. 이제 첫 번째 일을 시작할 때다. _ p.183

출근 후 10분 이내에 세운 계획대로 일을 했다면 퇴근 전 10분은 출근 후 10분 동안 계획한 것을 검토하는 시간이다. _ p.187

10분 보드에 대한 대시 보드를 만들면 오늘 실적을 바탕으로 내 일을 더 잘 계획할 수 있다. 대시 보드가 없으면 한 달 후에 웃을지 울지 모르지만 대시 보드가 있으면 한 달 후에 웃을 가능성이 더 큰 것은 확실하다. _ p.204