직장 생활을 하면서 나의 의사를 명확하게 그리고 핵심적인 내용만을
전달하는 업무 능력이 나의 이미지를 굳히고,
나의 경쟁력을 상승시키는 것 같습니다.
운영 업무를 하면서 타부서와의 협업을 하며 현장 못지 않은
실무로의 문서작업을 필요로 할때가 많은데 이전 부서에서
크고 작은 이슈에 대한 대응 능력을 키우다보니 자연스레 보고서 작성 스킬도
어느 정도 갖추었다고 자만하던 때에 예상치 못한 것에서
'아~ 난 한참 부족하구나!'를 깨닫게 되더군요.
말을 잘하는 것 만큼이나 글로 상대에게 내가 전달하고자 하는 메시지를
제대로 전달한다는 건 생각보다 쉽지 않은 작업이라고 생각해요.
말보다 글에 담긴 의미 파악이 쉽지 않기 때문이지 않을까요!
장기간 이어지고 있는 경기 불황, 코로나, 침체된 일상으로
일에 대한 의욕이 저하되고 있어 이럴때일수록 나의 부족한 점을 보충하고,
일에 대한 활기가 필요했고 평소 관심을 두던 보고서 요령을
이참에 배워놓자 생각했습니다.
수 많은 책속에서 과연 나에게 맞는 도서가 있을까 싶었는데
딱 이거다 싶은 책을 발견한 것 같아요.
보고서 발표 실무 강의는,
'잘 쓰고 제대로 전달하는 보고의 기술" 이라는 부제에서
알 수 있듯이 보고를 잘하기 위한 실무 가이드북이라 할 수 있어요.
주로 작성되는 보고서 유형의 12가지 보고 패턴을 세분화하여
실제 현장에서 사용되는 보고서를 간접적으로 경험할 수도 있고,
보고를 받는 대상자가 누구냐에 따라
제대로된 보고서 작성 요령을 안내하고 있답니다.
"그래서 말하고자 하는 요점이 뭐야?"
늘 상대와 대화할때나 메시지를 주고 받을때 한번쯤 들어봤을 이 말!
보고서에서도 핵심을 어떻게 정리하고, 전달할지가 중요하죠.
적재적소로 시각화 요소가 등장해주고 있어 확실히 보기 편해요.
또한 보고서 실무 강의라서인지 포인트가 명확해서 기억에도 잘 남습니다.
1분 보고의 기술은, 핵심을 1분 내로 도축해 보고하는
과정을 그리고 있는데요.
질문+답변/목차 구성/메시지 도출/보고 패턴 선택/스크립트 작성의
체계적인 5Step으로 논리적으로 작성하고 전달할 수 있어,
비단 보고서 뿐만 아니라 대화할대도 화법 개선에 도움이 될것 같아요.
보고에는 다양한 보고력을 살펴볼 수 있는데요.
앞에서 익힌 5Step의 응용편이라 할 수 있어요.
5Step 따라 하나하나 진행하면 좀 더 매끄럽고 수훨하게
보고 작성을 할 수 있을것 같아요.
###기획 보고###
의견을 제시하는 제안 보고에는
목적과 해결책이 잘 드러나야 하고,
해결안을 제시하는 개선 보고에는
문제의 원인과 해결안이 드러나야 하며,
방향을 제시하는 정책 보고에는
업무의 방향과 추진 과제가 드러나야 합니다.
###설명 보고###
실행을 전파하는 계획 보고에는
운영 목적과 구체적인 행동이 드러나야 하며,
성과를 전달하는 결과 보고에는
업무 결과의 시사점을 드러내야 하고,
혜택을 전달하는 상품과 서비스 보고에는
속성과 혜택을 제대로 드러내야 합니다.
상대가 상사일때 혹은 고객일 경우 각 상황에 맞는
적절한 형태의 보고가 진행될 수 있도록
보고자의 충분한 이해를 돕고, 쉽고 정확한 표현을 사용할 수 있도록
가이드 하고 있어 어디에서도 쉽게 얻을 수 없는 값진
꿀팁 중의 꿀팁인 실무 강의에요.
###요청 보고###
행동을 촉구하는 협조 보고에는
협조 이유와 행동이 드러나야 하며,
타당성을 확인하는 검토 보고에는
목적 및 검토 내용이 드러나야 하고,
방책을 마련하는 대응 보고에는
대응 방법 및 실천 행동이 드러나야 합니다.
요청 보고는 업무를 추진하는 과정에서 원할한 소통을 위해
필요한 작업이라 업무 협조를 구할때 상대에게
불쾌감을 유발하거나 아쉬운 내용으로 부족한 이미지를
남기는 등 실수를 예방할 수 있어 매우 유용해요.
###분석 보고###
사실을 확인하는 현상 보고에는
현상을 기반으로 시사점을 드러내며,
쟁점을 정리하는 이슈 보고에는
정책 방향이나 대안을 제공하고,
트랜드를 공유하는 동향 보고에는
사회 변화를 분석하고 제대로 공유합니다.
분석 보고에는 아무래도 데이터를 활용해 상대가 원하는 내용을
분석해 그 내용을 보고 해야 하기 때문에 논리적인 분석을 필요로 하지요.
제 경우 제안과 기획 보고를 몇번 해본바 있지만
가장 많은 경험은 몇해 전 타부서에 있을때 진행하던 분석 보고로
정말~~ 많이 했던 기억이 나요.-ㅅ-
분석이 주업무가 아니었던터라 갑작스레 맡게 된 이슈 대응에
당시에는 부담도 크고 스트레스도 받았지만
그때의 흔히 빡센(?) 경험이 있었기에 분석력을 키울 수 있었기에
한편으로 뿌듯함이 들곤 해요.
분석 보고에 빠질 수 없는 것이 바로 데이터죠.
분석을 위해 다양한 활용 팁을 안내해주고 있는데요.
일본 디자이너 이마이즈미 히로아키가 개발한
생각 정리 도구인 만다라트는
아이디어를 도표로 정리해 한가지 주제에 여러가지
복합된 아이디어를 확장하며 생각을 정리해나갈 수 있는 기법으로,
브레인스토밍이랑 비슷한 것 같아요.
가장 익숙하고 직장인들이 자주 사용하는 도구이기도 한 포스트잇은
기억해야할 내용을 간단하게 메모 및 정리할 수 있어,
보고서 할때 보충하고 싶은 부분에 표시하기도 수훨해요.
전 포스트잇 앱보다는 종이 포스트잇을 자주 사용하는데
작가님의 경우 SM에서 만든 Post-it 앱을 사용하신다고 하네요
실물 포스트잇과 같은 디자인이라 친숙해서
저도 이참에 포스트잇 앱으로 갈아탈까봐요.
보고서를 잘 작성하는 것 외에도 잘 발표할 수 있는
실용적인 보고 스킬도 소개 되고 있어 이미지메이킹에도 도움이 되요.
보고서는 잘 만들었지만 막상 발표할때 허둥지둥하거나 상황에 맞지 않은
화법은 자칫 일을 그릇칠 수 있는데 발표에 앞서
상황을 인지하고 발표를 위한 스스로에 대한 질문을 던짐으로
더욱 탄탄한 보고 발표 스킬을 쌓아갈 수 있어요.
발표를 위한 준비, 발표할때의 올바른 자세, 목소리의 톤의
발표 에티켓과 발표 틈틈히 상대의 자세에 따라 어떤 액션을
취해야할지도 나와있어 이점만 잘 학습하여도 깔끔한 인상을 남기는
발표자가 되지 않을까 싶어요.
여느 보고서 작성 요령법을 안내하는 책들과 다르게 이 책은,
각 케이스에 맞게 맨투맨으로 정리되어 있고
깔끔한 샘플과 보고에 관한 전후의 모든 것을
담고 있어 실무에 최적화되어 있다보니 읽힘도 수훨하고 이해도 쏙쏙~!!
집중력을 끌어올리는 알짜배기 구성이 참 마음에 들어요.
작가님이 다년간 기업 컨설팅 경험과 교육 현장에서의
노하우를 바탕으로 해서인지
평소 제가 궁금해오고 원하던 챕터들을
문서 작성 및 기획, 시각 자료 디자인 등 고루 활용하고 있어
책을 읽는 내내 지루할 틈없이 눈을 반짝거리며 재미있게 읽었답니다.^^
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; : 본 포스팅은 출판사로부터 도서를 협찬받아 주관적으로 작성된 리뷰입니다. : :
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