<들어가며>승자 기업의 회의를 모방하면 회사의 실적도 올라가며 쓸데없는 회의 진행으로 인한 시간 낭비, 비용 낭비, 직원들의 불만을 종식시키는데 주요하다. 회의는 ’대책입반’이나 ’기획’ 일하는 명분으로 진행되는데 회의를 기획하거나 참여하는 사람의 입장에서 회의의 노하우를 기본에 충실하게 적어가고 있는 책이다.

<준비의 기술>Plan(사전준비), Do(회의시행), Check(사후관리)는 회의의 삼요소이다. 회의는 치밀한 준비가 중요하다. 회의의 목적과 진행을 적은 어젠다, 프로젝트 목표 달성에 필요한 작업 계획표, 작업 수행 시 발생한 문제를 적은 과제 관리표를 준비한다. 그리고 회의 전날 이 삼종 세트를 직원들이 미리 볼 수 있도록 미리 배포한다. 회의의 주제와 목표를 명확히 하여 이를 토대로 회의를 하면 논의를 활발히 하고 의사결정을 내릴 수 있다.

<자료 작성의 기술> 회의에는 자료가 꼭 있어야 한다. 상대방이 이해할 수 있는 자료를 작성하기 위해서는 제안, 주장, 근거, 효과, 리스크와 예방책, 실행계획이 꼭 들어가야 한다. 또 자료의 분량은 시간에 따라서 준비하고 문자를 도표화하면 보기에 좋다.

<조정과 진행의 기술> 회의를 원활하게 진행하기 위해서는 ’역할분담’이 필요하다. 매니저, 진행자, 서기, 참석자, 전문가의 역할을 인지하고 발행한다. 진행자는 ’심판의 자질’을 갖춘 사람이 진행하고 자신의 논점을 이해하고 있어야 한다.

<논의의 기술> 회의에 가장 중요한 부분이 ’논의’이다. 좋은 논의는 목적에 맞는 결론과 참석자가 결론을 이해한 것이다. 논의는 ’논점 맵’을 이용하면 한눈에 보기에 좋으므로 이해에 도움이 된다. 그리고 의견을 적어 나가서 시각화하고 가시화 시킨다.

<확인의 기술> 회의를 마쳤다면 확인해야할 사항과 종료 후의 액션을 체크해야 하는 기술이다. 5W1H에 따라 확인하고 ’회의 삼종 세트’의 목적을 달성 했는지 체크한다. 회의록은 꼭 작성해야하는데, 작성자는 회의 후 시간을 확보하여 회의록을 바로 기록하는 것이 가장 좋다.

<연습 문제> 연습문제를 수록하여 회의 진행 방식을 숙지하였는지 확인하니 더욱 이해가 잘 되는 것을 느꼈다.