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남아공 더반에서 2018년도 동계올림픽 개최지가 발표된 이후 한동안 프레젠테이션의 위력에 빠져있었다. 세 번의 도전 끝에 이룩해 낸 이러한 쾌거는 단연 프레젠테이션의 힘을 고스란히 드러낸 것이다. 짧은 시간 내에 청자로 하여금 정보, 기획, 안건 등을 전달하고 마음을 움직이게 하는 행위라 일컫는 것으로 발표와 같은 의미로만 받아들였던 나에게 이 책의 저자는 청자에 대한 화자의 일방적인 소통이 아닌 쌍방의 의사소통임을 직설하고 있다.

학생 때만해도 프레젠테이션 이라기 보다는 일방적인 발표에 가까운 형식으로 다른 보조수단 필요 없이 ‘말’로만 설명하는 형태였다. 발표하는 내내 공책이나 책으로 얼굴을 가리고 그저 쓴 것을 읽어 내려가는 방식이었다면 점차 OHP 필름에서 PPT의 형태로 변모하게 되며 혼자만의 독백이 아닌 화자 1인대 다수의 청자를 대상으로 하는 강의와 같은 형태로 변모하게 되었다.

프레젠테이션을 듣고 입장일 경우 발표를 하고 프레젠터가 현재의 내용을 완벽히 숙지 하였는지, 발표를 잘 하고 있는지 여부가 금새 눈에 드러나게 된다. 반대로 내가 발표자의 입장이 되었을 경우 내 스스로 나의 현 모습에 대해 객관적인 판단이 이뤄지기가 어렵게 되고 제대로 못하고 있다는 생각을 하고 있다고 한들 이미 그것은 실패한 프레젠테이션이 되고 만다. 그렇다면 언제나 성공적인 프레젠테이션을 할 수 있는 방법은 무엇일까?

저자는 프레젠테이션의 준비 과정에서부터 발표에 이르는 전 과정 속에서 유념해야 할 것들에 대해 자세히 기술하고 있다. 발표를 위해서 관객을 분석하는 것부터 실제 발표자의 목소리와 의상까지 세심한 지적을 보며 그 동안 한 번의 발표를 위해 나는 그저 시간을 채우기에만 급급했구나 란 각성의 시간이었다.

프레젠테이션의 시작하기에 앞서 계획서를 작성하는 것에 대해 권고하고 있는데, 이러한 내용 안에는 개요/ 목표,주제 / 설득방법, 논거 / 구조 / 제약 요건 및 시간계획에 대한 전반적으로 클 틀을 잡는 역할을 한다. 매번 주제가 주어지면 그에 맞는 슬라이드를 만드는 작업에만 집중했는데, 이러한 계획서는 작성하는 횟수가 거듭될수록 시간 단축 및 효율적인 방식으로의 접근이 가능하도록 단련을 시켜준다고 한다. 또한 뇌의 구조에 대해 분석함으로써 단기 기억 시스템과 장기기억 시스템에 대한 접근을 통해서 많은 정보를 한 번에 전달하려는 것 보다는 기억이 인식되는 특성으로 말미암아 7개 내외의 정보 전달이 가장 효과적이라는 조언을 하고 있다.

단기 기억의 용량은 제한되어 있으므로 프레젠테이션을 할 때는 한 번에 7개 이상의 정보를 제공하지 않도록 구성한다. 한꺼번에 많은 정보를 제공하는 것보다 제공한 정보를 반복해 자극을 주고 청중의 경험이나 지식과 인코딩 시켜 장기기억으로 바꾸는 것이 더 효율적이다. –본문

프레젠테이션 하면 화려한 PPT와 전문 용어로 간략하게 작성하는 것. 그것이 나름의 좋은 프레젠테이션이 아닌가라고 생각했는데 이는 CEO가 싫어하는 보고서 유형 중 하나란다. 주제와 상관 없는 그래프나 그림으로만 화려하게 도배된 보고서의 유형으로 듣는 사람을 배려하지 않은 약어나 전문 용어의 남발은 발표자 혼자만의 환상을 가지고 쇼를 보여주는 형상이나 마찬가지인 게다.

비즈니스의 목적으로 이러한 프레젠테이션이 진행 될 경우 그 목적은 상대방의 동의를 얻어냄으로써 행동으로 이어지게 하는 쌍방향 커뮤니케이션으로 진행되는 것이다. 그러므로 메시지는 간략하면서도 슬라이스는 간략하게 하고 이미지 삽입 시 그 모든 것을 포괄 할 수 있는 대표 이미지 하나면 충분하다.

‘KISS 법칙’은 Keep it Short & Simple의 약자로, 프레젠테이션은 짧고 간결하게 핵심만을 말하라는 뜻이다. Simple은 Stupid로 바꾸어 사용하기도 한다 바보도 이해할 수 있을 정도로 쉽게 하라는 의미다. 이를 SES 법칙(Simple. Easy. Short.)이라고도 한다. 프레젠테이션이 지나치게 화려하고 복잡하면 감동은커녕 역효과를 내기 쉽다. –본문

실제 프레젠테이션에 들어감에 있어서 발표자가 자기 소개를 하는 방식에서부터 발표자 스스로의 긴장을 풀고 청자의 집중력을 높이기 위한 유머를 통한 분위기 전환 방법, 연설대는 자신을 감추기에는 유용한 도구지만 함께 커뮤니케이션을 도모하기에는 불필요한 도구임을 피력하고 있다.

이전까지 내가 준비해 온 프레젠테이션을 생각해보면 주제 하나에만 집중하여 그것만을 담으려 했다. 그 안에 담을 자료나 그래프 등에만 치중하고 실제 이것을 듣고 내가 이해시켜야 하는 청자들에 대한 관심을 기울여 본 적이 없다. 실로 나는 나 혼자만의 독백만을 준비해 왔던 것이다 이 책 안에는 프레젠테이션의 대가라고 불리는 사람들의 팁도 제시를 해주고 있고 무료로 템플렛을 얻을 수 있는 사이트 등에 대한 조언도 함께 담겨 있다. 하나의 PPT를 준비하는 동안 이토록 많은 내용을 고려했어야 한다는 것이 놀라웠다. 지금까지는 놓치고 온 것들이라지만 지금 이 책을 내 손안에 쥐고 있으니 이제부터의 프레젠테이션은 소통을 할 수 있는 그러한 프레젠터가 될 수 있을 거란 자신감이 생긴다.

프레젠테이션은 읽기가 아니라 말하기다. 그것도 많은 요소를 통하여 말하기가 돼야 충분한 설득력을 가질 수 있다. 그저 자료를 읽어 주는 Reader가 아니라 준비해온 자료를 주도적으로 전달하는 Leader가 돼야 한다. –본문