회의를 회의하라!

크고 작은 조직에서 구성원들의 합의를 이끌어내고 아이디어를 찾는 시도를 하면서 늘 고민하는 문제가 구성원들의 자발적인 참여를 이끄는 일이다. 회사같은 구조적 서열이 존재하는 곳에서야 그럴 수 있다쳐도 동호회 성격의 모임에서조차 공적인 자리에서 굳게 입을 닫아거는 상황을 만나면 늘 아쉽고 답답하다. 공식석상에서 분명하게 자신의 의사를 밝히고 타진할 수 있는데 그 곳에선 입 다물다가 뒷담화로 자신의 뜻을 전해오는 사람들을 만나면 우리 사회의 경직성을 탓해야 하는지 그 개인을 탓해야 하는지 아리송하다. 구성원들이 맘놓고 얘기할 분위기를 만들지 못하는 상명하달 식의 군사문화가 여전히 존재하는 이유도 있겠고,개개인이 자신의 발언에 대한 책임은 지고 싶지 않거나 괜히 튀어서 미운 털 박히고 싶지 않다는 심리적 기저가 발동하는 이유도 있겠다.그런데  자신이 원하는 바대로 되었으면 하는 욕심은 버리지 못하니 뒷 불평이 존재하는 것이리라.

 

결국 유연한 관계 속에서 서로의 의견을 존중하며 논리로 의논하는 습관을 어릴 때부터 기르는 훈련과 교육도 필요했고 연령이나 지위 고하를 막론하고 회의를 위한 자리에서는 대등한 한 표를 가진 구성원이라는 전제 하에 서로를 존중의 분위기가 마련되어야 했다.특히 스마트폰의 진화로 ‘문자세대’로 대변되는 젊은이들과의 세대 간 격차는 더욱 커져가는 시대적 패러다임을 읽는다면 가혹하지만 윗자리에 계신 분들이 소통 지수를 높이기 위해 적극 노력을 해야 한다. 이런 문제를 읽어내는 기업의 리더들은 소통의 바로미터가 되는 ‘회의문화 혁신 솔루션’을 외치고 전문가의 자문을 구한다.그런 요구에 부응해 기업의 고질적인 회의문화  컨설팅을 통해 기업의 회의 문화를 바꾼 경험들을 생생하게 전하는 전문가의 충고는 값지다.

‘Alienus non Diutius (알리에누스 논 디지우스)”더 이상 혼자가 아니다’

회의란  계획을 만들고 문제를 해결하고 아이디어를 도출하며 지원과 협력을 얻고 칭찬과 격려를 받을 수 있는 자리이다. 이 개념대로라면 회의를 한다 할 때, 좋아서 어쩔 줄 몰라야 하는데 직장인들의 회의 만족도는 극히 낮다.의견 교환없는 일방향 커뮤니케이션이 대부분이기 때문이다.HRD 실무자로서 또 교육자로서 리더십과 기업문화를 주로 다루어 온 저자 최익성은 기업의 컨설팅을 진행하며 경험한 안타까움을 책으로 토로했다.’가짜회의를 당장 버려라’고 도발적 기치를 내 걸고서.일반적으로 책 제목으로는 긍정어를 주로 쓰는 걸 불문율처럼 여긴다. 금기를 깨야 했을 만큼 현재의 ‘회의문화’가  엉망진창이어서  응급조치가 필요하다는 신호가 아닐까?

 

그가 다시 내린 ‘회의’의 개념은  회의결행(會議决行). ‘혼자 하지 않고 모이는 것이고,모이지만 않고 의견을 나누는 것이고,의견만 나누지 않고 결론을 내고,결론만으로 끝나는 것이 아니라 실행으로 옮기는 것’으로 요약하면 일단 모였으면(會),의견 나누기(議),결론 내기(决),실행(行)이다. 간명하게  정리된 이 개념을 요소요소 구조화된 도식으로 쫓노라면 진짜 회의와  만나게 된다. 진짜회의의 4가지 프레임 회의 인프라 정비,프로세스  간소화,사람의 혁신,기업 문화로서의 회의를 관통하는 일관된 메시지는 리더들의 회의 문화에 대한 혁신적 발상과 수용을 들고 있다. 비단 기업 뿐만이 아니라 모든 사회에서 변화의 중심이 위에서부터 비롯되지 않으면 해프닝으로 끝나 버린다는 것을 잘 알고 있다.이제 곧 벌어질 총선으로 이곳저곳에서 전략회의를 짜내느라 밤새 등을 밝히게 될것이다.그 중심에 서 있을 리더들 꼭 일독을 해서 구성원들을 존중하는 커뮤니케이션 능력부터 배양하게 되기 바란다.

 

모든 회의에 고르게 적용할 회의 전 3,회의 중 3,회의 후 3의 333법칙은 효과적 회의를 이끄는 요체이다.1.최소 3일 전 공지와 참석자들의 사전준비2.명확한 회의 목적과 목표 공지3.꼭 필요한 참석자 선별 소집4.회의 시작 및 종료 시각 준수5.의견발언에 부담 없도록6.논점에 맞는 회의 진행7.사전 목적대로 결론 도출 이끌 것8.회의 후 회의록 기록 배포9.결정사항 추적 관리. 회의 인프라 구축은 어떻게 할 것인가?회의의 양부터 줄이고,회의장의 분위기부터 일신할 것.상석을 따로 두지 않고 오는 순서대로 앉고 싶은대로 앉게 할 것.생각만으로도 흐뭇해질 풍경이다.그에 더해 빔 프로젝트의 전원도 뽑아버리고 사면 가득한 화이트보드에 너나 없이 포스트 잇을 뗐다 붙였다 하며 전체 회의 과정을 통으로 읽게 되는 일.영화 속 한 장면이 지나간다. 우리라고 ‘전쟁의 방’을 통해 ‘창의적 절도’를 못할 이유가 있겠는가?사람의 역동성을 최대한 발휘하게 하는 열린 태도가 혁신을 만들게 될 것이다.

 

프로세스를 간소화하기 위한 노력으로 탄생한 DIET 프로세스는 이름부터 섹시하다.Define agenda 의제를 명확히 하고,Inform about agenda & issue 논의할 이슈와 문제를 설명하고,Explore alternative 대안을 탐색하기,T(Target,Time,Those) setting 목표,기한,담당을 명확히 할 것.회의의 질을 높이고 시간적 효율성을 위해서도 회의록은 현장에서 날 것 그대로 남기고 각자 사진으로 남긴다는 것은 정말 중요하다.회의가 끝난 후 따로 회의록 작성하느라 다른 일을 할 수 없었던 공기관에서의 시간들이 절로 떠오른다.또 회의할 때 얘기 따로 나중에 오리발 내미는 사람들에게도 책임의식을 부여할 수 있는 좋은 방법이다.형식의 파괴는 곳곳에서 일어나야 한다.전시행정으로 인이 박힌 공무원들이 꼭꼭 새겨 들어야 할 대목!

 

기업 문화를 바꾸려면 리더가 움직이지 않으면 안 된다는 것은 만고불변의 진리이다. 이 책을 읽노라면 결국 ‘내가 문제네,리더인 나의 체질 개선이 가장 우선시되어야 한다는 거잖아?’라고 볼멘 소리를 하게 될 리더들이 많아지기도 하겠다. 그래도 어쩌랴?엘리트주의자였던프랜시스 콜턴이라는 영국의 우생학자도 집단의 지적 능력을 인정하는 사건을 만났다.시골의 장터에서 소의 무게를 알아맞히는 대회가 열렸다.소의 무게를 측정해서 가장 근접한 무게를 적어낸 사람에게 소를 상품으로 주는 행사였는데 정답자가 없었다. 그런데 800개의 표 중 숫자 확인이 불가능한 13장을 제외한 787개의 표에 적힌 무게를 평균하고 나니 정답에서 1파운드 모자라는 값이 나왔다.골턴이 개개인 선택의 총합은 탁월한 전문가들이 선택보다 우월하다는 진실을 인정하지 않을 수 없었다.평생 자신이 연구한 것을 뒤집어야 하는 용기를 필요로 하는 일도 있는데,합법적 수단 회의를 통해서 집단의 아이디어를 훔쳐 수익을 만들어가야 하는데 무엇이든 못할쏘냐,리더들이여 틀에서 빠져 나오라.

 

회의가 바뀌면 조직의 사고는 유연해지고  실행은 역동적이 된다.쓰레기가 되지 않도록 스스로 규칙을 만들고 철저히 지키면서 참가자들의 참여를 이끄는 일.커뮤니케이션을 전제로 하는 문화를 이끌어 용기를 내지 않아도 기꺼이 말할 수 있도록 저자는 ‘라운드 로비 프로세스’,’레드 팀 제도’등을 제안한다.동시다발적으로 변화를 꾀하지 않으면 혁신적 회의문화는 요원하다고 단언하는 그는 적어도 3년 이상 지속해야 한다고도 한다.그는 친절하게도 회의문화 혁신을 위해 고민해야 하는 부분의 프로세스 자료들을 부록에 상세하게도 붙여두었다.실무자들에게는 더없이 반가운 자료가 되겠다.

 

꼼꼼히 책을 읽어내고 나니 회의의 체질개선은 결국 소통의 열쇠가 되겠다는 생각이다.소통없는 조직이,나라가,구성원들의 삶을 얼마나 척박하게 만드는지 수시로 확인하고 있지 않은가?결국 쌍방향형 커뮤니케이션만이 진리이다.그 가치를 제대로 깨달은 리더들이 호방하게 이끄는 유쾌한 회의.저자의 마지막 당부처럼 진짜회의로 조직에 활력을 불어넣을 수 있었으면……

 

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