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일과 삶의 균형을 위한 ‘구잘직 프로젝트’!

클라우드 컴퓨팅 시대의 업무 혁신전략『구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기』. 현재 조선미디어 그룹의 경제전문 매체인 조선비즈 총괄이사 겸 연결지성센터장으로 활동 중인 저자 우병현이 지난 3년간 조선비즈 사내에서 구축한 스마트한 업무환경을 만들기 위한 고민과 행동 사례를 고스란히 담아냈다. 효율적으로 업무를 처리하고, 사회의 경쟁력 시장에 도태되지 않기 위한 스마트 직장인 전략을 제안한다.

업무환경의 고질적 문제를 극복하고 조직원 개개인의 ‘일과 삶의 균형’을 유지하기 위한 방법으로 시행해온 ‘구잘직(구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기) 프로젝트’를 통해 어떻게 삶과 업무의 질을 바꿀 수 있는지를 생생하게 보여준다. 일과 삶의 균형을 이루고 싶어 하는 직장인들이 디지털 마법을 이용해 매일 쏟아지는 일거리를 업무시간 안에 효과적으로 처리했던 현장의 이야기 등 다양한 분야의 실무자의 실제 경험담을 들려준다.

구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기
클라우드 컴퓨팅 시대의 업무 혁신전략

일과 삶의 균형을 위한 ‘구잘직’ 프로젝트!
디지털과 클라우드가 만들어낸 마법

이제 당신의 업무 혁신성이 놀랍게 바뀐다!
≪조선비즈≫가 3년간 구축한 스마트 워킹 사례 대공개
조직과 구성원 모두에 최적화된 솔루션을 찾는다

1. ≪구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기≫ 특징

일과 삶의 균형을 위한 ‘구잘직’ 프로젝트

야근과 특근으로 개인의 자유가 침해받는 직장인,
도대체 어떻게 해야 스마트해질 수 있을까?
대한민국의 모든 직장인들이 꿈꾸는 것은 무엇일까? 아마도 업무시간에 효과적으로 맡은 일을 처리하고, 야근 없이 나머지 시간은 나를 위해 쓰고 싶다, 라는 생각을 직장인이라면 누구나 마음속에 품을 것이다. 그러나 현실은 늘 반대로 아무리 열심히 일해도 업무량은 줄지 않고, 근무 외 개인시간마저 야근과 특근으로 침해받기 일쑤다. 불과 몇 년 사이 우리 사회에서 스마트폰이 급속도로 확산되면서 직장인들의 업무 환경 또한 빠르게 바뀌고 있다. 이제는 어느 때, 어느 곳에서도 이메일을 확인하고 문서 작업을 비롯하여 다양한 의사결정이 가능하게 되면서 ‘스마트한 업무’를 하지 않으면 경쟁력에서 밀리고 도태될 수밖에 없는 처지에 이르렀다.
그렇다면 문제는 어떻게 ‘스마트’하게 일할 수 있고, 어떤 방식으로 일을 해야 ‘스마트’해 질 수 있느냐일 것이다.

디지털과 클라우드가 만들어낸 마법
이제 당신의 업무 혁신성이 놀랍게 바뀐다!
‘직장인이 어떻게 해야 스마트해질 수 있고 업무 효율성이 높아질 수 있을까?’란 질문에 대해 3년간 실제로 치밀하게 고민하고 실행한 한 조직이 있다. 바로 ≪구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기≫에서 스마트한 업무 매뉴얼을 공개한 ‘조선비즈’이다.

조선비즈는 업무환경의 고질적 문제를 극복하고 조직원 개개인의 ‘일과 삶의 균형work-life balance’을 유지하기 위한 방법으로 일명 ‘구잘직 프로젝트’를 시행해왔다. 이 책의 제목이기도 한 ‘구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기’가 그것. 온라인을 적극적으로 활용한 업무환경 구축을 통해, 효율을 높이고 시간을 절약할 수 있는 활로를 모색한 것이다. 즉, 이 책은 조선비즈의 모든 구성원이 회사 IT시스템을 처음부터 구축하고 3년 동안 운영하면서 얻은 생생한 경험과 노하우를 담고 있다. 일과 삶의 균형을 이루고 싶어하는 직장인들이, 디지털 마법을 이용해 매일 쏟아지는 일거리를 업무시간 안에 효과적으로 처리했던 현장의 이야기다. 필자는 관리자인 동시에 실무자의 입장에서 이 책의 전체내용을 정리했지만, 각 꼭지에는 마케팅, 인사총무, 교육 등 각 분야 실무자의 실제 경험담을 그대로 담았다. 우리가 어떻게 디지털 마법을 통해 삶과 업무의 질을 바꿀 수 있는지를 생생하게 보여주고 싶었기 때문이다._‘책을 시작하며’ 중에서

조선비즈가 3년간 구축한 스마트 워킹 노하우 대공개!
조직과 구성원 모두에 최적화된 업무 솔루션을 배운다
≪구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기≫ 책에는 지난 3년간 조선비즈 사내에서 구축한 스마트한 업무환경을 만들기 위한 고민과 행동 사례로 구성됐다. 실제 업무 환경에서 구현해보고 수정하고, 보완하여 이제는 어느 조직 부럽지 않게 스마트한 업무를 실현한 조선비즈의 노하우는 그래서 직장인들에게 더욱 반갑고 가치가 있다. 대기업 뿐만이 아니라 중소기업까지, 큰 비용이나 번거로운 절차 없이 스마트한 업무 환경을 구축한다는 것은 어쩌면 21세기 치열한 경쟁사회에서 개인뿐만 아니라 기업의 생존력에도 직결할 수 있는 문제일 것이다.
‘구글’이라는 ‘디지털 기술’을 상징하는 메타포를 사용하여 스마트한 업무를 말하는 이 책의 궁극적인 메시지는 ‘디지털 기술로 아낀 내 시간을 나와 가족을 위해 사용하자’는 것이다. 그것을 실현케 가능하게 하는 조선비즈의 스마트 워킹 노하우에 주목해보자.

2. ≪구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기≫ 추천사
저자는 항상 뛰어난 문제의식과 통찰력을 가지고, 인터넷이 이 세상을 어떻게 변화시키고 있고 우리는 무엇을 대비해야 하는지에 대해 고민하고 해답을 찾고 있을 뿐 아니라 직접 실천하는 사람이다. 나는 이러한 저자를 만나서 내가 고민하는 문제에 대해 그의 견해를 듣는 것이 큰 즐거움이었다. 그와 이야기를 하고 나면 항상 큰 이득을 얻는다는 느낌을 받았다. 이제 여러분이 바로 이 책을 읽는다면 인터넷이 줄 수 있는 정말 큰 이득을 발견할 수 있는 행운을 갖게 된다. 특히 직장인이라면 더욱.
_노준형, 전 정보통신부 장관

현재의 제약업계는 경쟁력 있는 신약 개발과 글로벌 경쟁력을 갖추기 위해 끊임없는 변화와 혁신이 절실하다. 제약업계 특유의 보수적이고 경직된 문화를 혁신하기란 정말 쉽지 않았다. 구글 앱스를 도입했을 때 직원들의 소극적인 반응과 시행착오는 구글 앱스의 정착을 방해하는 요소였다. 그러나 경영진의 적극적인 독려와 노력에 힘입어 직원들이 적응하면서 긍정적인 신호들이 나오기 시작했다. 조선비즈처럼 우리도 많은 스토리가 있다. 이제 시작이라고 생각한다. 이 책의 내용처럼 임직원들이 처리해야 할 많은 업무 속에서 변화하며 일과 삶의 균형을 찾아가고 있다. 올해는 회사의 성과와 개인의 발전을 이루는 계기가 되리라 믿는다.
_김상훈, 부광약품 부사장

책을 시작하며 일과 삶의 균형을 위한 ‘구잘직 프로젝트’ 004
프롤로그 보다 효율적으로, 보다 자유롭게, 직장인을 위한 디지털 마법 011
업무시간 안에 깔끔하게 일을 처리하고 싶다 011 ┃ 직장인도 마법이 필요하다 013 ┃ 디지털 기술은 직장인을 위한 마법이다 016 ┃ 클라우드 컴퓨팅의 등장 019 ┃ 디지털 마인드, 경영자에서 직장인 중심으로 022 ┃ 디지털 마법으로 아낀 시간을 나와 가족을 위해 사용하자 024

1부. 구글을 가장 잘 쓰는 직장인이 되기 위한 3원칙
1원칙. 모든 업무를 웹오피스로 처리하라 029
멀티 툴, 멀티 도큐먼트 029 ┃ 원 툴, 원 도큐먼트 035
knowhow 자료파일의 제목 구조화하기 039
2원칙. 모든 자료를 처음부터 공유하라 042
‘지식의 저주’가 직장인을 괴롭힌다 042 ┃ 드래프트 상태에서 공유하라 044 ┃ 공유의 효과 046
knowhow 업무내용 명료화 원칙 050
3원칙. 스스로 웹마스터가 되자 053
나를 괴롭히는 동료들 053
knowhow 일관생산방식의 원칙 058

2부. 구글을 가장 잘 쓰는 직장인이 되기 위한 실전 매뉴얼
1장 구글을 자기관리의 종합 플랫폼으로 활용하라 064
지메일은 자기관리 플랫폼이다 065
이메일을 자기관리 플랫폼으로 세팅하라 067 ┃ 하나의 이메일, 하나의 주소록 070
knowhow 스마트폰으로 자기관리 극대화하기 075
지메일은 할 일 목록이다 078
업무능력은 ‘반응성 메일’의 처리능력과 직결된다 079
knowhow [할 일 목록]으로 업무능력 강화하기 083
지메일은 똑똑한 과제 분류기다 085
분류만 제대로 해도 효율성이 높아진다 086
knowhow [지메일]을 더욱 효과적으로 사용하기 090
구글 주소록은 인맥관리 도구다 092
인맥관리는, 클라우드에서 현명하게 해야 한다 093
knowhow [구글 주소록]을 개인 비서로 활용하기 097
구글 캘린더는 개인시간 지킴이다 098
회사의 일정정보를 장악하면 내 시간을 자유롭게 쓸 수 있다 099
knowhow 보다 효율적으로 일정관리하기 102
2장 구글로 인사총무를 혁신하라 104
구글 사이트 도구는 변덕 경영진에 대한 방어무기다 105
수많은 업무 지시를 처리하는 관건은 속도다 106
knowhow 온라인으로 업무처리 효율 높이기 111
구글 양식은 채용 프로세스다 113
창구를 하나로 정리하면 복잡한 업무도 단순해진다 114
knowhow 복잡한 채용, 온라인으로 간단히 처리하기 118
구글 드라이브는 디지털 아카이빙이다 120
자료를 아카이빙하면 접근성이 용이해진다 121
knowhow 디지털 아카이빙으로 자료더미에서 해방되기 125
구글 피카사 웹앨범은 사내 사진첩이다 127
방대한 자료는 체계만 잡으면 손쉽게 관리된다 128
knowhow 체계적이고 간편한 사내 사진첩 만들기 132
3장 구글을 최적의 마케팅 도구로 이용하라 136
구글 사이트 도구는 레고 블록이다 137
작동원리만 제대로 익히면, 이후 단계는 수월하게 진행된다 138
knowhow 손쉽게 웹사이트 운영하기 143
구글 사이트 도구는 시간 절약 도우미다 146
화려한 이미지를 버려야, 명료한 메시지 전달이 가능하다 148
knowhow 명료한 웹사이트 만들기 153
구글 양식은 모객 플랫폼이다 155
모객의 관건은 실시간 대응이다 156
knowhow 참가를 쉽게 만드는 [구글 양식] 비법 160
구글 주소록은 CRM 도구다 162
언제든지 필요한 고객들을 추출해 연락할 수 있는 것이 CRM의 핵심이다 164
knowhow CRM을 위한 최적의 주소록 만들기 167
구글은 외부와 협업하는 플랫폼이다 169
협업은 A부터 Z까지 모두 공유할 때 가능하다 170
knowhow 오류나 누수 없이 협업하기 174
4장 구글을 통한 교육은 협업을 이끌어낸다 176
구글 문서도구는 글쓰기 교육 플랫폼이다 177
분업 마인드를 버려야 진정한 협업이 가능하다 178
knowhow 협업으로 글쓰기 교육 성공시키기 183
구글 문서도구는 협업 콘텐츠 생산도구다 186
공유는 협업의 시작이자 끝이다 187
knowhow 협업으로 질 높은 콘텐츠 생산하기 191
구글 프레젠테이션은 온라인 강의실이다 194
자료의 온라인화는 자유를 가져온다 196
knowhow 강의자료 100퍼센트 온라인화하기 198

3부. 구글을 가장 잘 쓰는 직장인이 되기 위한 마지막 단계
구글 앱스 마켓플레이스는 스마트 워킹을 위한 공구상자다 203
구글 앱스 마켓플레이스 활용 203 ┃ 구글 크롬 앱스토어 활용 205 ┃ 구글 앱스 API 활용 자체개발 206 ┃ 전자결재 시스템 207 ┃ 디지털 마인드맵, 마인드마이스터 활용 210 ┃ 주소록 공유 시스템 212 ┃ 구글이 제공하는 도구를 활용한 자체개발 214
knowhow [구글 앱스] 제대로 활용하기 215

에필로그 연결에서 창의력이 나온다 217
문제해결능력이 필요하다 217 ┃ 직장인에게는 창의력과 전문성이 절실하다 219 ┃ 문제해결에서 디지털 기술의 역할 221 ┃ 클라우드 컴퓨팅의 연결에서 창의력이 나온다 222

책을 닫으며 클라우드 기술은 행복이다 225
부록 구글을 가장 잘 쓰는 직장인이 되기 위한 팁 229
스마트 워킹에 대한 오해와 진실 231 ┃ 클라우드 컴퓨팅에 대한 오해와 진실 236 ┃신생기업과 중소기업을 위한 세팅 및 교육 가이드 248 ┃ 용어정리 258

일과 삶의 균형을 위한 ‘구잘직 프로젝트’ 中 p4
이 책은 조선비즈의 모든 구성원이 회사 IT시스템을 처음부터 구축하고 3년 동안 운영하면서 얻은 생생한 경험과 노하우를 담고 있다. 일과 삶의 균형을 이루고 싶어하는 직장인들이, 디지털 마법을 이용해 매일 쏟아지는 일거리를 업무시간 안에 효과적으로 처리했던 현장의 이야기다. 필자는 관리자인 동시에 실무자의 입장에서 이 책의 전체내용을 정리했지만, 각 꼭지에는 마케팅, 인사총무, 교육 등 각 분야 실무자의 실제 경험담을 그대로 담았다. 우리가 어떻게 디지털 마법을 통해 삶과 업무의 질을 바꿀 수 있는지를 생생하게 보여주고 싶었기 때문이다. 한 가지 밝혀두자면, 책의 제목에서 ‘구글’은 어디까지나 ‘디지털 기술’을 상징하는 메타포다. 구글이라는 말 대신 IT, 웹오피스web office, 클라우드 컴퓨팅cloud computing이라는 말을 사용해도 무방하지만, 그것이 여전히 IT를 어렵게 생각하는 독자에게 거리감을 느끼게 할 위험이 있다고 판단했다. 어떤 단어를 쓰든 결국 이 책이 주고자 하는 가장 중요한 메시지는 ‘디지털 기술로 아낀 내 시간을 나와 가족을 위해 사용하자’는 것이다.

보다 효율적으로, 보다 자유롭게, 직장인을 위한 디지털 마법 中 p13
일과 삶의 균형을 위한 마법은 다음과 같은 조건을 갖춰야 한다.
첫째, 일하는 장소에서 자유로워야 한다. 경영자들은 ‘장소로부터의 자유’를 직장인들이 언제 어디서든 필요한 업무를 ‘수행’할 수 있는 것이라고 설명한다. 하지만 경영자 관점에서 말하는 ‘유연근무’와 ‘스마트 워킹smart working’은 화석연료를 잡아먹는 거대한 직무공간을 줄이기 위한 합리화 전략에 불과하다. 동일노동, 동일임금의 원칙 아래 조직원의 일을 줄여주고 가정의 복지를 높여주려는 의도는 아니라고 할 수 있다. 직장인의 관점에서 ‘장소의 자유’를 언제 어디서든지 회사의 요구에 ‘대응’할 수 있는 것이라고 재정의해야 한다. 개인시간이 훼손되는 이유 중 가장 큰 것이, 업무시간 이외의 시간대에 회사가 갑자기 업무를 지시하기 때문이 아닌가. 퇴근 후 집에서 식사하고 있는데 상사로부터 업무가 떨어졌다고 해서 다시 회사로 돌아가기는 어렵다. 집에서 컴퓨터로 네트워크에 접속해 필요한 일을 처리할 수 있어야 한다. 휴가지에서도 갑자기 발생한 업무를 신속하고 효율적으로 처리할 수 있어야 한다. 그것이 진정한 업무공간으로부터의 자유다.
둘째, 각종 디지털 작업도구로부터 자유로워야 한다. 우리가 일을 수행하려면 워드프로세서, 프레젠테이션, 스프레드시트, 포토샵 같은 자료생산 소프트웨어들이 필요하다. 물론 이런 도구들은 대체로 직장 PC와 집 PC에 깔려 있다. 휴대용 노트북에 깔려 있기도 하다. 그런데 돌발상황이 벌어져 내 PC와 노트북을 사용할 수 없는 경우, 공용 PC나 다른 사람의 PC를 이용해야 한다. 그렇기에 업무를 처리하는 데 필요한 디지털 도구를 언제 어디서든지 즉시 꺼내 사용할 수 있어야 하는 것이다.
셋째, 자료로부터 자유로워야 한다. 업무를 처리하려면 내가 만든 자료뿐 아니라 동료가 만든 자료, 회사가 보유한 자료 등이 필요하다. 또 도서관에서 구할 수 있는 공공자료에서부터 돈을 주고 구입해야 하는 사설자료까지, 각종 참고자료에도 접근이 용이해야 한다. 영화 ≪마이너리티 리포트Minority Report≫에서 주인공 톰 크루즈가 대형 스크린에 데이터, 영상 등을 띄워놓고 자유자재로 사용하던 장면을 떠올려보라. 우리도 필요한 자료를 언제든 모니터에 띄워놓고 업무를 처리할 수 있어야 한다.
넷째, 사람으로부터 자유로워야 한다. 이것은 우선, 기능 또는 기술과 관련된 것이다. 회사업무에는 특정기술을 필요로 하는 일들이 수두룩하다. 예를 들어 프레젠테이션 자료를 만들 때, 시각적으로 잘 표현하기 위해서는 그래픽 디자이너의 도움이 필요하다. 마케팅 담당자가 신제품 출시와 관련해 웹사이트를 구축하려면 IT부서에 지원을 요청해야 한다.

디지털 마법으로 아낀 시간을 나와 가족을 위해 사용하자 中 p24
직장인을 위한 IT시스템 구현원칙은 간단명료했다.
첫째, 회사가 필요로 하는 각종 디지털 요소를 가능하면 모두 범용 서비스에서 빌려서 사용하는 것이다.
이를 위해 직장인들이 가장 많이 사용하는 자료생산 소프트웨어를 선택할 때 PC용 오피스 프로그램 대신 웹오피스를 채택했다.
둘째, 회사의 각종 자료파일을 보관하는 스토리지를 자체구축하지 않고, 범용 웹스토리지 서비스를 선택했다.
셋째, 회사 공식 홈페이지, 인트라넷 등 회사 관련 웹사이트를 별도 서버로 만들지 않고 범용 서비스를 빌려서 구축했다.
넷째, 전자결재 등 회사가 필요로 하는 솔루션을 자체개발하거나 외주를 주지 않고 범용 서비스를 빌려서 사용했다.

구글을 가장 잘 쓰는 직장인이 되？